Reorganización

CONCEPTO DE REORGANIZACION

Ernest Dale define a la reorganización como “el cambio en la distribución de responsabilidades en la facultad de tomar decisiones o en las relaciones entre las funciones”.

Koontz y O’donnell señalan que organizar implica una deliberada estructura de roles para lograr un desempeño efectivo, y para lograrlo se requiere una red de centros de comunicación de las decisiones para coordinar los esfuerzos y el logro de las metas planteadas.

Cuando se crea una empresa, los directivos planean el crecimiento y consolidación de la empresa. Ese plan ideal de la organización constituye un estándar que al compararlo con la estructura real permite saber qué cambios deben hacerse con el paso del tiempo.

La estructura tradicional de la organización original va a modificarse conforme la empresa al desarrollarse sufre modificaciones y van redefiniéndose los objetivos y los planes del desarrollo de la empresa. Por lo que esos cambios deben ser previstos por los directivos y poder preparar a los subordinados ante esos cambios.

Se puede definir que la reorganización es:

“Un proceso continuo de la estructura organizacional y/o de los procedimientos de la empresa, resultante del ejercicio de sus funciones, que requieren la necesidad de volver a estructurar una organización ya establecida debido a que sigue un proceso evolutivo”

El alcance de la reorganización, puede extenderse desde la modificación de una función o grupo de funciones hasta la revisión completa de las empresas.

NECESIDAD E IMPORTANCIA DE REORGANIZAR

El mejoramiento en una empresa se lo9gra mediante la aplicación de técnicas administrativas. La empresa de nueva creación requiere aplicar técnicas idóneas para mejorar su desempeño. Si la empresa ya está funcionando, requiere la adaptación de nuevas técnicas administrativas para mejorar lo que está funcionando. El replanteamiento de una organización es un trabajo continuo, pero no pueden efectuarse modificaciones momento a momento, las modificaciones y ajustes se efectuaran en la medida en que la empresa crezca y requiera ajustes.

A continuación se mencionan las principales causas de reorganización:

a) La ejecución de planes estratégicos producto cambio en los ciclos económicos, fusiones, adquisiciones o venta de propiedades importantes, como fábricas o empresas, suele conducir a una reorganización parcial.

b) Estructura de organización deficiente y detección de nuevas visiones y políticas de las direcciones debidas a cambios en la administración, requieren también cambios en el sistema actual para agilizar las decisiones.

c) Innovación en algún campo de la administración que desee ser aplicado en la empresa, como implantación de proyectos de reingeniería de sistemas, o administración por proyectos.

d) Clima organizacional inadecuado, reflejado en: una baja moral en el personal por cargas de trabajo inadecuadas, problemas en la centralización o descentralización de actividades, supervisión de un gran número de subordinados que dificulta su control, constantes fricciones entre departamentos, o entre jefes y subordinados, personal incompetente que ocupe puestos claves, falta de motivación en los trabajadores, y alta rotación del personal.

e) Incumplimiento en los trabajos debido a problemas de planeación.

f) Cambio de jefes: Un cambio importante en la estructura de la empresa es un cambio de jefes.

g) Quejas de los clientes. Pueden deberse a problemas con el producto o servicio ofrecido o por falta de atención de los empleados para con los clientes.

h) Reportes de deficiencias observadas en prácticas de auditorías administrativas.

i) Fallas en el control financiero, que pueden observarse con problemas de cobranzas o en el incumplimiento del presupuesto.

j) Cuellos de botella en las actividades de la empresa.

k) Estancamiento de la empresa como la percepción de falta de desarrollo o crecimiento de la empresa.

l) Problemas en la toma de decisiones, que pueden ser extemporánea, o existir lentitud en formular decisiones y en llevarlas a cabo, o demasiados conductos.

m) La falta de flexibilidad en las áreas básicas de la empresa como son producción y comercialización, se vea reflejada por sabotaje en las líneas de producción.

n) Disposiciones gubernamentales que atañen a la determinación de políticas laborales.

EL METODO DE LA REORGANIZACION

El análisis y desarrollo de sistemas administrativos requiere una metodología, que permita poner en operación los nuevos sistemas. Y debe tenerse presente que el objetivo final del desarrollo de cualquier sistema es crear y poner en funcionamiento un sistema que sea mejor que el actual.

Aun cuando se propongan diferentes metodologías de diversos autores, todas reúnen cuatro puntos básico que se requieren para cumplir sus finalidad: investigación de la situación actual, análisis de la información obtenida, análisis de ventajas de la nueva propuesta con respecto al funcionamiento anterior, consideraciones en la implantación de las mejoras, elección de técnicas y métodos a utilizar y evaluación de las conclusiones.

Planeación de la investigación

Antes de iniciar las entrevistas, debe investigarse todo acerca del sistema a través de la consulta de los documentos con los que la empresa cuente.

a) Los principales documentos con los que se cuenta pueden ser:

• Reportes de los auditores sobre el problema original

• Reportes operacionales afines.

• Reportes de contabilidad

• Estudios especiales previos

• Actas de juntas del personal

• Diagramas de la organización

• Registros del almacén de papelería

• Sugerencias de empleados sobre mejoras

• Memorandos o cartas escritas acerca del problema

• Manuales administrativos

b) Fuentes de información

• Los empleados y funcionarios

• Los archivos de la empresa

• Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo

c) Técnicas para la recopilación de información

• Investigación documental

• Observación directa

• Entrevistas

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