Sistema De Control Interno En Las Pymes

Sistemas de control interno en las PyMEs: un largo camino por recorrer

La reciente encuesta de KPMG, “Corrupción y Fraude en los Negocios – Informe 2007/2008”, sugiere que las empresas, y particularmente las pequeñas y medianas, tienen bastante que hacer en materia de implementación y optimización de sistemas de control interno.

Algunas de las conclusiones de la investigación:

• Dos tercios de los consultados cree que su organización podría ser objeto de un acto de fraude o corrupción, no obstante más de la mitad no tomó conocimiento de alguno en su organización durante el año 2007.

• La tercera parte de los fraudes se descubrió accidentalmente.

• Casi un tercio de los encuestados considera que las irregularidades ocurren por deficientes controles.

• La apropiación indebida de activos constituye el principal tipo de fraude (62% de los casos).

• El 90% de las empresas de menos de 50 empleados y el 75% de aquellas que tienen entre 50 y 100 no logró cuantificar la pérdida o la desconoce.

• Las pequeñas y medianas empresas sólo detectaron casos cuyas pérdidas han sido menores a USD 10,000. Esto no implica que no hayan existido otros de mayor relevancia.

• La pérdida media de un fraude se encuentra entre USD 50,000 y USD 100,000.

• En la mitad de los casos de fraude transcurrió entre 1 y 12 meses hasta que se descubrió. En el 15% transcurrieron más de 24 meses.

• Casi en el 40% de los casos el defraudador cometió el delito porque tuvo la oportunidad.

• En el 62% de las veces no se recuperó la pérdida.

El control interno es una herramienta fundamental para poder planificar, seguir estrategias, operar y supervisar el estado de gestión, que permite determinar la eficiencia de cada área y si es necesario hacer algun ajuste.

De esta manera será posible chequear que la facturación corresponda a pedidos reales, que las compras se realicen según los presupuestos o que lo que se abona es a contraprestación de un servicio recibido.

El control interno dentro de la organización permite a la gerencia visualizar si cada área está realizando el trabajo estipulado y su grado de eficacia.

Generalmente se piensa que el control interno es importante para empresas que poseen grandes estructuras, pero es una herramienta útil para todas las firmas, sin importar su tamaño. Las Pymes también pueden hacer control interno, e incluso puede serles más necesario dado que en las empresas chicas una misma persona desarrolla múltiples acciones.

Podemos decir que Control Interno es una serie de acciones por medio de las que la Gerencia puede comprobar si sus procesos se están realizando como fueron determinados; si cada responsable esta desarrollando las tareas definidas; si hay procesos por mejorar, y si éstos se realizan con integridad. Este proceso es el correcto sin importar el tamaño de la empresa.

Por ejemplo, compras que se realizaron sin su orden correspondiente (esto surge de tener facturas directas sin un documento antecedente), por lo que habrá que definir si se está frente a compras no autorizadas o fuera de presupuesto

¿Qué entendemos por control interno?

En lugar de definirlo, tratemos de aprehenderlo intuitivamente. Alguna vez su empresa:

1. ¿Pagó por mercadería que no recibió o por cantidades superiores a las recibidas?

2. ¿Aceptó insumos que no cumplían las especificaciones de los pedidos de compra?

3. ¿Conservó en sus depósitos productos que debían ser devueltos o rechazados?

4. ¿Mantuvo inventarios en cantidades excesivas o insuficientes?

5. ¿Vendió a clientes insolventes?

6. ¿Entregó de manera tardía sus productos?

7. ¿Recibió quejas de clientes insatisfechos?

8. ¿Contrató a personal excesiva o escasamente cualificado?

9. ¿Careció de la información contable o de gestión que sustentara una decisión oportuna?

10. ¿No pudo o no supo determinar con exactitud el costo de sus productos y departamentos?

11. ¿Incumplió normas legales por desconocimiento de las exigencias jurídicas (ej. fiscales)?

12. ¿Careció de la financiación necesaria, solamente por desconocer y/o no evaluar fuentes de financiación alternativas?

13. ¿Sufrió perjuicios (intencionales o no) en sus máquinas por no contar con la seguridad adecuada?

14. ¿Liquidó de manera incorrecta las horas extras de sus operarios?

15. ¿Presentó extemporáneamente sus declaraciones juradas de impuestos?

De manera algo más formal podemos llamar control interno al conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta para proporcionar un grado razonable de seguridad en:

• La realización de actividades económicas eficientes.

• La preservación del patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes e irregularidades.

• La obtención de datos financieros y de gestión, completos, confiables y presentados a través de informes oportunos.

• El cumplimiento de leyes y reglamentaciones y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.

• Reducción de riesgos a niveles razonables

Es incumbencia del más alto management de la empresa, como centinela del patrimonio que se le ha confiado para su gestión, el establecimiento de estas normas de seguridad. No hacerlo significa dejar los bienes y derechos de la organización sujetos a riesgos no evaluados e incluso ni siquiera conocidos que, directa o indirectamente, afectan la rentabilidad e incluso la supervivencia misma de la entidad. Flagrante mala praxis administrativa.

Una compañía con controles insuficientes u obsoletos, en alguna medida, no está desarrollando todo su potencial. Esto asume particular importancia en contextos de crisis o de competencia, cuando cada peso adicional de beneficio significa un gran esfuerzo empresario. Entonces porque no aprovechar esa dimensión de la rentabilidad, aquellos pesos que provengan del ahorro producido al evitar fraudes, errores, irregularidades, mala gestión, abusos, etc. Lo que se deja de ganar no aparece en los balances, pero no es menos importante ni escapa a la orbita de responsabilidad de los administradores.

Creemos que lo manifestado hasta aquí justifica el sacrificio por mantener en su organización una función, propia o tercerizada, dedicada especialmente a estudiar y reflexionar sobre los controles vigentes y/o necesarios. Una dirección diligente no puede prescindir de la misma.

Por último, no debemos relacionar el diseño y evaluación de estructuras de control interno como una actividad

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