ABASTECIMIENTO PRODUCION VENTAS

Capítulo 5 (resumen)

Los sistemas para los cuales se establecen procedimientos normalizados son los “Sistemas operativos”. Se relacionan con las transacciones básicas de una organización: La adquisición de insumos (abastecimiento), la transformación de los insumos (conversión), la adquisición y administración de los fondos (finanzas), la venta y la distribución de los bienes y servicios producidos (ventas) y la incorporación y gestión de los empleados (administración del personal o RRHH).

Subsistema de Compras (abastecimiento): La función por la cual la organización adquiere insumos, que se utilizan en la cadena de valor de la organización. Por ejemplo, materia prima, mercadería, activo fijo, provisiones, etc. Que le permite a la organización su normal funcionamiento.

 Lo que serán sistemas operativos, solo serán las compras de materias primas, de provisiones o bien de productos terminados.

 El departamento fundamental es el de compras. Además, intervienen los departamentos de almacenes (que es donde se genera la necesidad), el departamento de compras (fundamental) y luego el departamento de recepción que es el encargado de recepcionar la mercadería cuando llega a la planta, también interviene el departamento de contabilidad.

   El departamento de compra no es un departamento costoso para la organización, pero si es un departamento fundamental para esta, ya que una mala compra puede implicar problemas en la producción o en algún otro sector de la organización lo que puede llevar a esta al fracaso de sus objetivos.

 Debe atender diversos requerimientos, por ejemplo:

• Planta industrial: Que demanda materias primas y equipos.
• Oficinas: Que demanda papelerías y útiles.
• Vendedores: Que demandan movilidad y alojamiento.

 En la medida que se mejoran las prácticas de compra, se puede mejorar el costo y la calidad de los insumos comprados, así como otras actividades asociadas con la recepción y el uso de los insumos. En este sector hay que tener en cuenta aspectos de calidad, el presupuesto de ventas, el plan de producción, la cantidad, los plazos de entrega, el precio, además del espacio disponible que hay para el almacenamiento de los bienes, los atributos y modalidades de compra determinan en qué momento debe efectuarse el pedido y de qué manera.

Proceso: Cuando almacenes detecta la falta de insumos se informa al departamento de compras, este departamento inicia con la selección del proveedor, consiste en enviar pedidos de cotización y, cuando son respondidos, analizar los presupuestos y elegir el que ofrece las mejores condiciones, al que luego se le enviara una OC con copias al sector de “recepción” y a “ a pagar”. La recepción del pedido consiste en controlar la OC con el RMT; completar el Parte de Recepción y enviar una copia a Compras y Almacenes.

Al diseñar el Departamento de Compras hay que considerar los siguientes atributos y modalidades de compra:

• Atributos:

• Perecederos: Aquellos que por el paso del tiempo pierden su capacidad o entrar en descomposición.
• Frágiles: Aquellos que por su estado pueden resultar en una rotura
• Costo Bajo o Elevado: Productos como médicos que pueden ser de costo elevados, los de costo bajos serán por ejemplo lápiz para las oficinas.
• Nacional o importado
• Compra menores: Compras de insumos de librería.
• Compras de bienes de uso
• Compras normales: Aquellas que son comunes o habituales para la organización.

• Modalidades:

• Contado: Pago al día.
• Cheques diferidos
• Con fondo fijo: Utilizado para compras pequeñas.
• A crédito
• Licitaciones

Normas de Control Interno Subsistema Compras

• Separación de Funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y de la registración de estos. Por lo tanto, debe estar separada de Almacenes, Recepción, y Contabilidad.
• Iniciación del trámite de compra: La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de un funcionario responsable, que suele ser desde Almacenes. Las especificaciones del pedido deben ser claras, concisas, concretas y completas, se describe exactamente el material y sus propiedades para que el sector de compras pueda conocer en de talle lo que tiene que comprar y además para posibilitar la inspección efectiva de la calidad de los bienes recibidos.
• Obtención de un Número determinado de cotizaciones (como mínimo 3).
• Autorización de la compra: Una vez tomada la decisión de compra, quien la tomo debe intervenir con su firma en la cotización del proveedor o la OC.
• Punto de pedido y lote de compra: Es recomendable que la cantidad de productos que se soliciten sean acordes a las necesidades de consumo. Para ello se debe establecer un punto de pedido o stock mínimo más un margen de seguridad.
• Control de la Mercadería recibida: Debe controlarse, tanto la calidad como la cantidad de los productos recibidos y debe de confeccionarse por escrito reportes de los productos recibidos. En las empresas grandes donde los productos se adquieren en volúmenes grandes, en el remito suele ponerse “A Revisar”.
• Constitución de seguros sobre la mercadería en tránsito: Se recomiendan seguros cuando los productos viajan por cuenta y riesgo de la empresa.
• Remuneración de Formularios.

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Compras: Evaluación de la solicitud de compra de almacenes, hay que ver si se pidió más o si se repiten los pedidos de solicitud de compras. Además, compra selecciona un catálogo de proveedores (mínimo 3) para pedir cotizaciones, una vez que ya tiene las cotizaciones evalúa cual le conviene y elige uno por sobre los demás, esto dependerá de los precios, calidad, plazos de entrega y financiamiento. Luego que se seleccionó un proveedor envió la OC.

Recepción: Recepción del pedido, controla la OC con el Rmt y completa el PRD, y recibo la mercadería. De informar a compras que la mercadería llego, esto lo hace con el PRD.

Contabilidad de almacenes: Actualiza la ficha de stock

Contaduría: Realiza el registro contable

Subsistema de Producción: Capitulo 7

 Este subsistema abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto terminado y su entrega a Almacenes y su Contabilización.

Modalidades:

• Producción Continua: El producto terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original y homogéneo. Suele ser el proceso automatizado y se produce en grandes volúmenes y estandarizado. El producto final no está constituido por un conjunto de partes sino que es el resultado de un solo material como, por ejemplo, los molinos harineros, refinería de petróleo, etc.
• Producción por Montaje: A diferencia del anterior está constituido por una cantidad de partes que se ensamblan para logar el artículo. Es la industria del armado.
• Producción Intermitente o por órdenes: Aquellas industrias en la que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido especifico del cliente. Son actividades de corta duración, bajo volumen y producto a medida.
• Producción por proyectos: Se trata de obras de considerable magnitud, confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre sí de múltiples interrelaciones de precedencia y su duración suele prolongarse en el tiempo.

Normas de Control Interno para Subsistema de Producción:

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