AUDITORIA INTERNA SERFI S.A

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la ejecución del proceso de Auditorías Internas del Sistema de gestión de seguridad, con la finalidad de verificar su cumplimiento y mantenimiento eficaz y su relación con el cumplimiento la normativa peruana.

1. ALCANCE

Se aplica a todo el Sistema de gestión de seguridad de SERFI S.A

1. DEFINICIONES

1. Auditoria interna: Todo Auditoria Interna del Sistema de gestión de seguridad está compuesto por: Examen sistemático e independiente con el fin de determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos del Sistema.

1. Auditor Interno: Persona que posee la competencia suficiente para llevar a cabo una auditoria.

1. Auditor Interno Líder: Persona con la competencia necesaria para conducir una auditoria.

1. Observador: Persona en entrenamiento, orientado a ser auditor interno.

1. Criterios de Auditoria: Políticas, practicas, procedimientos o requisitos.

1. Reunión de Apertura: La cual tiene el propósito de definir el alcance y objetivos de la auditoria, confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de auditoría.

1. Reunión de Cierre: La cual tiene el propósito de presentar los resultados de la auditoria y explicar con exactitud las No Conformidades y Observaciones correspondientes.

1. Evidencia de Auditoria: Es aquella información, registros o hechos que son pertinentes para ciertos criterios de auditorías y que son verificables. 

1. Hallazgos de Auditoria: Los hallazgos de auditoría proporcionan la base para el informe de auditoría. Se obtienen de la evaluación de la evidencia de auditoría recopiladas frente a los criterios de auditorías

1. Conclusión de Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y todos los hallazgos de la auditoria.

1. Lista de Verificación: Herramienta útil en una auditoria como ayuda memoria, cubre los puntos relevantes de la auditoria, es elaborada por el Equipo auditor.

1. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo si es necesario de expertos técnicos y está conformado por el Auditor líder y auditores internos.  

1. Observaciones: Se consideran a los hallazgos que no tienen evidencias suficientes para ser declarado como No Conformidad. Puede ser considerado como una potencial No conformidad, que puede dar origen a una acción preventiva.  

1. No Conformidad: Es aquel incumplimiento o desviación de los requisitos que forman parte de los criterios de Auditoria.

1. Solicitud de Acción Correctiva (SAC): Registro que se genera a partir de la identificación de una No conformidad (potencial o real), y en el cual se reporta las acciones correctivas y preventivas tomadas en el tratamiento de la No conformidad (real o potencial).

1. DOCUMENTOS A CONSULTAR

Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo

D.S. 005-2012-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

1. RESPONSABILIDADES

1. De la Gerencia: Es responsable de elaborar el Programa Anual de auditorías Internas y asignar el equipo auditor

1. Del área de Seguridad Industrial: Es responsable de remitir a los Auditores y Auditados la comunicación de la auditoria Interna y controlar que las auditorias y las Acciones Correctivas establecidas se ejecuten.

1. Los Auditores son responsables de:

a) Revisar la documentación correspondiente de los procesos que van auditar y preparar la Lista de Verificación.

b) Ejecutar la auditoria.

c) Comunicar a los auditados las No Conformidades y observaciones encontradas.

d) Emitir la Solicitud de Acciones Correctivas (SAC).

1. El Auditado, es responsable de atender a los Auditores proporcionando la información que éstos soliciten e identificar y analizar las causas de la No Conformidad y proponer Acciones Correctivas.

1. DESARROLLO

1. Planeamiento de la Auditoria

1. Gerencia elabora el Programa Anual de auditorías Internas en función de la naturaleza e importancia de las actividades de cada área, los resultados de evaluaciones de riesgos de las actividades de SERFI S.A. y la importancia ambiental de las operaciones.

1. Selección del equipo de auditores internos

1. La gerencia selecciona y forma los equipos de auditores internos, considerando que los auditores no tengan compromiso directo con el área a auditar, y teniendo en cuenta lo siguiente:  

 Requisitos para postular a Auditor Interno:  

• Tener una formación académica mínima superior y/o equivalente.
• Haber laborado como mínimo 6 meses en la Empresa.
• Haber participado al menos en una auditoria de gestión como observador (deseable).
• Haber obtenido en las evaluaciones de auditor la calificación de “aprobado”.  

 Requisitos para postular a Auditor Interno Líder:

• Haber participado como auditor en un mínimo en 2 auditorías internas.
• Claridad de Expresión oral y escrita.
• Habilidades interpersonales y de organización.
• Independencia y objetividad.
• Haber obtenido en las evaluaciones de auditor la calificación de “aprobado”.
• Habilidades técnicas en la conducción de auditorías (capacidad de comunicación; capacidad de escuchar; observador e inquisitivo; mentalidad abierta y flexible; capacidad para trabajar en equipo; capacidad para mantener independencia y objetividad para desarrollar sus funciones; capacidad de mantener razonamientos basados en evidencias objetivas; organización y planificación del propio trabajo).  

1. Por equipo de auditores se elegirá un Auditor Líder, quien dirigirá las actividades del equipo auditor durante la auditoria interna.  

1. Una vez formado los equipos de auditores y las áreas a auditar, el encargado del proceso de auditoria comunica a los auditores y auditados los acuerdos tomados, incluyendo la fecha de ejecución de la auditoria.

1. Capacitación, evaluación y calificación de los auditores  

1. El encargado del proceso de auditoria gestionará el Curso de “Formación de Auditores Internos”, cuando se requiera o se solicite, debiendo considerar que el curso cuente con una evaluación de los participantes.  

1. Durante el proceso de capacitación, se evaluará y calificará a los participantes.  

1. Los candidatos que tengan la calificación de ‘aprobado’ serán incluidos en la Lista de auditores internos calificados, quedando preparados para participar en las auditorías internas que se realicen en SERFI S.A., así mismo los colaboradores que presenten su certificado de haber aprobado el curso de formación de auditores internos en Instituciones Externas, serán considerados y podrán participar en las Auditorías Internas de SERFI S.A.

1. Los auditores que participen en la auditoria interna serán evaluados por el auditor líder, y deberá registrar sus observaciones.

1. Los auditores líderes de cada equipo se elegirán de acuerdo al desempeño durante las auditorías internas realizadas en SERFI S.A.
2. La gerencia SERFI S.A. cuando crea conveniente dispondrá que se realicen cursos de actualización para auditorías internas.

1. Preparación de la auditoria interna

1. El encargado del proceso de auditoria coordina con el responsable del área, con anticipación, la hora y la fecha de la auditoria. Así mismo, solicita la disponibilidad del personal del área para el día de la auditoria.

1. Los auditores, antes de la auditoria, realizan el estudio de escritorio de la documentación del área y elaboran las Listas de Verificación.

1. Ejecución de la auditoria 

1. Los equipos de auditores, inician el proceso de auditoria con la reunión de apertura.

1. Luego se procede a ejecutar la auditoria, en la cual se recogen las evidencias objetivas a través de entrevistas, examen de documentos, observaciones de las actividades y condiciones en las áreas auditadas.  

1. Los indicios de no conformidades, deben ser investigados por los Auditores aun cuando no se encuentren en la Lista de Verificación, a fin de encontrar evidencias objetivas que la sustenten.  

Para la evaluación se considerarán los siguientes criterios:  

• Conformidad: Cumplimiento de los requisitos que forman parte de los criterios de Auditoria. Será real cuando ha producido la desviación o incumplimiento, de lo contrario, será potencial.
• No Conformidad: Incumplimiento o desviación de los requisitos que forman parte de los criterios de Auditoria. Será real cuando ha producido la desviación o incumplimiento, de lo contrario, será potencial.
• Observación: Hallazgo que no tiene evidencias suficientes para ser declarado como No Conformidad. Puede ser considerado como una potencial No conformidad, que puede dar origen a una acción preventiva.

1. Elaboración de las SAC

1. El equipo auditor se reúne, luego de que todas las actividades hayan sido auditadas y revisa todos sus hallazgos para determinar cuáles son no conformidades.

1. Los Auditores llenan la Solicitud de Acción Correctiva en el formato, para las No conformidades encontradas y la Ficha Colectiva de Observaciones, para las observaciones.

1. Los Auditores se reúnen con el Encargado del área auditada para presentar y entregar las SAC de la auditoria y las observaciones encontradas.

1. Los Auditores preparan el Informe de auditoría Interna del área auditada, identificando las No Conformidades y observaciones encontradas, así como los aspectos positivos y negativos de la auditoria, adjuntando las copias de las SAC y la ficha colectiva de observaciones.

1. Seguimiento de acciones correctivas

1. El seguimiento de las acciones correctivas se realiza por parte del equipo auditor.  

1. REGISTROS  

• Programa Anual de Auditorías Internas
• Plan de Auditoría Interna
• Lista de Verificación
• Ficha Colectiva de Observaciones
• Informe de Auditoría Interna
• Lista de auditores internos calificados
• Aspectos a evaluar de los Auditores internos
• Solicitud de Acción Correctivas y/o Preventiva        

IMPORTANTE: Este documento no debe ser reproducido sin permiso de la gerencia de SERFI S.A.

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