AUDITORIA INTERNA_PROCESOS “LA EMPRESA HIERROS HB S.A.”
Enviado por DEclub • 31 de Octubre de 2018 • Tarea • 1.324 Palabras (6 Páginas) • 451 Visitas
IDENTIFICACION DE EMPRESA
A continuación después de hacer una exhaustiva investigación Adriana Orozco Henao nos muestra los siguientes datos:
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NOMBRE DE LA EMPRESA: “LA EMPRESA HIERROS HB S.A.”
ACTIVIDAD ECONOMICA
Esta empresa extranjera comercializa materiales para el sector de la construcción, comercio e industria. Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores José Bertulio Pérez Gómez y Hernando Fías. Su actividad principal, es de compra y venta de material para construcción.: Hierro, PVC, Eternit, Cemento, Láminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc. La empresa inicia sus actividades formalmente en el año 1991 como una sociedad limitada (LTDA), con aporte de sus propietarios. Por la creciente demanda genero la expansión del mercado a otras regiones del país donde reside la empresa. Procedieron a sistematizar la empresa, vincular nuevo personal y mejorar el servicio de entrega de mercadería. [pic 2][pic 3]
En la actualidad la empresa cuenta con un reconocimiento a nivel nacional en la comercialización de material para la construcción además posee el capital económico y humano.[pic 4]
VISION
Para el año 2010 HIERROS HB S.A. propenderá por la consolidación de su posicionamiento nivel nacional como una de las mejores empresas en el mercado de materiales para la construcción, destacándose por sus estándares de calidad, alto nivel de satisfacción de sus clientes, tanto internos como externos, y compromiso con el desarrollo arquitectónico, social y económico de las diferentes regiones.
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MISION
La empresa HIERROS HB S.A. dedica sus actividades a la comercialización de materiales para la construcción y enfoca sus directrices hacia la satisfacción de sus clientes, ofreciendo productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesoría, respaldo técnico y acompañamiento en los proyectos emprendidos.
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OBJETIVOS A LARGO Y CORTO PLAZO
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- LIDERAZGO: Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la construcción a través de la actualización en forma permanente de los procesos y la infraestructura tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda del mercado.
- RENTABILIDAD: Lograr altos niveles de rentabilidad a través de la productividad, y la administración de los recursos económicos, de manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.
- GESTION TECNOLOGICA: Conocimiento de las alternativas tecnológicas que pueden favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas en la empresa y capacitación del equipo humano.
- DEDSARROLLO SOCIAL: Participar activamente en el mejoramiento de las condiciones sociales y económicas del país siendo una fuente generadora de empleo.
- CALIDAD: Satisfacción de los requerimientos del cliente a través de la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por y la asesoría técnica calificada, altos estándares de calidad y acompañamiento en obras y proyectos por parte el equipo humano integrante de la compañía.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.[pic 8]
AREAS DE LA EMPRESA[pic 9]
ADMINISTRATIVA
- GERENTE
- SUBGERENTE
- DIRECTOR COMERCIAL
- AUXILIAR CONTABLE
- AUXILIAR DE NÓMINA
COMERCIAL
- DIRECTOR DE CARTERA
- ASESOR COMERCIAL
- CAJERA
- AUXILIAR DE INVENTARIO
- MENSAJERO-COBRADOR.
COMPRAS
OPERATIVA
- JEFE DE BODEGA
- AUXILIAR DE BODEGA
- CONDUCTOR
- SERVICIOS GENERALES
PROCESOS
AREA ADMINISTRATIVA |
PROCESO: AUTORIZACIONES AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Dirección Comercial y Cartera. OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorización de documentos y acciones. GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes actividades que se realizan al interior de la compañía. Mayor control de las actividades. FORMATOS: Ordenes de pedido, facturas, recibos de gastos, devoluciones, etc. RIESGOS: Equivocación en la aprobación, Perdidas económicas y generación de conflictos. DESCRIPCION DEL PROCESO
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PROCESO: COMUNICION CON PROVEEDORES AREA TITULAR: Administrativa. (También pertenece al área Comercial) OBJETIVO: Mantener comunicación constante con los proveedores de los productos. GENERALIDADES: La comunicación permanente con los proveedores permite estrechar lazos de muto beneficio en la compra de productos y capacitación del personal de ventas. RESULTADOS ESPERADOS: Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio común. RIESGOS: Relaciones y acuerdos de largo plazo. DESCRIPCION DEL PROCESO
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PROCESO: NOMINA AREA TITULAR: Contabilidad. OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados. GENERALIDADES: La nómina permite establecer el número de empleados que laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecucion de sus labores. FORMATOS: Lista del pago de nómina formato pequeño (colilla de pago) y formato grande (soporte de pago de los empleados). RIESGOS: Equivocación en el cálculo y liquidación de los salarios, billetes falsos y pago menor o mayor. DESCRIPCION DEL PROCESO
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AREA COMERCIAL |
PROCESO: COMPRAS AREA TITULAR: Comercial. OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por la empresa. GENERALIDADES: Ofreciendo a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad. FORMATOS: Facturas de compra o remisiones. RIESGOS: Adquirir producto innecesarios de baja rotación, Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía. DESCRIPCION DEL PROCESO
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PROCESO: FIJACION DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS AREA TITULAR: Comercial. OBJETIVO: Establecer el precio de venta y políticas de descuento de los productos comercializados por la empresa. GENERALIDADES: La fijación del precio de venta de los productos permite asegurar el margen de ganancia esperado, además de establecer los precios y descuentos que es posible otorgar a los clientes. RESULTADOS ESPERADOS: Contar con información que respalde el proceso de venta brindando a los integrantes del Área Comercial las herramientas para lograr éxito en dicho proceso. RIESGOS: Calculo erróneo del margen de ganancia, la no revisión y actualización de los precios. DESCRIPCION DEL PROCESO
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PROCESO: VENTAS AREA TITULAR: Comercial. OBJETIVO: Efectuar la comercialización de los productos. GENERALIDADES: Vender los productos de la empresa implica el buscar los clientes y efectuar negocios factibles que conllevan hacia la comercialización del producto. FORMATOS: Facturas de venta o remisiones y formatos de pedidos. RIESGOS: Realizar negociaciones con clientes que no tengan respaldo económico, realizar visitas infructuosas a los clientes y no identificar las oportunidades de negocio. DESCRIPCION DEL PROCESO
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AREA OPERATIVA |
PROCESO: RECEPCION DE LA MERCANCIA COMPRADA AREA TITULAR: Bodega. OBJETIVO: Recibir, ingresas, almacenar y sistematizar la mercancía comprada. GENERALIDADES: La recepción de la mercancía en la bodega de la empresa es el mecanismo que respalda la disponibilidad física de los productos ofertados por la compañía. RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega. RIESGOS: Deterioro de la mercancía, faltantes, sobrantes, perdida de productos. DESCRIPCION DEL PROCESO
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PROCESO: DESPACHO Y VENTA DE MERCADERIAS AREA TITULAR: Bodega. OBJETIVO: Despachar y entregar la mercancía a los clientes. GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercancía a los clientes se realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa. FORMATOS: Factura y planilla de horario. RIESGOS: Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte, retrasos, no poder establecer ubicación, faltantes, sobrantes, perdida de productos. DESCRIPCION DEL PROCESO
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PROCESO: DEVOLUCION DE VENTAS AREA TITULAR: Bodega. OBJETIVO: Realizar la tramitación de mercancía GENERALIDADES: La devolución en ventas permite conocer las razones que para ello se presentan y de esta manera re direccionar las estrategias que apunten hacia la minimización de su frecuencia. FORMATOS: Facturas o remisiones, Formato de devolución de mercadería, Formato de relación de devoluciones en venta. Nota de devolución. RIESGOS: Deterioro, faltantes, sobrantes y perdida de los productos. DESCRIPCION DEL PROCESO
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