Administracion

Departamentalización

La departamentalización consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo y la especialización. Proceso en el cual una organización es dividida estructuralmente combinando trabajos en departamentos de acuerdo a alguna base o característica compartida. Departa-mentalizar en un nivel es dividir un conjunto de actividades en varios subconjuntos; departa mentalización total es la sucesiva repetición de ese proceso.

Tal segmentación o división se hace con un determinado criterio, y de ella resultan los distintos sectores de la estructura organizacional que corresponden a cada nivel y que pueden denominarse: áreas, divisiones, departamentos, secciones, unidades, etc. Este ordenamiento abarca la estructura completa, desde los niveles superiores a los inferiores, pues todos tienen tareas que realizar, ya sean intelectuales o físicas.

Tradicionalmente se ha partido de la premisa de que el aumento de la división de trabajo y la especialización incrementa correlativamente la eficiencia. Ello ha llevado a que muchas empresas, al crecer, hayan tendido a hacer sus funciones más y más especializadas, extremando el proceso de departa mentalización. Pero definitivamente, cualquiera que sea el grado de especialización que se adopte, la organización en general y la empresa en particular presenta una departamentalización que es necesario llevar a su punto más adecuado. Y no se trata solo de establecer cuál será la magnitud de especialización a asumir, sino también de determinar el grado de independencia entre los distintos subconjuntos de la organización.

Una situación límite sería una de completa independencia, donde cada subconjunto constituyera un sistema separado y autónomo, que no requiriese coordinación. Pero no hay organización que pueda alcanzar un aislamiento de tal magnitud entre sus subconjuntos componentes. Las duplicaciones innecesarias de esfuerzos, la mayor inmovilización en inventarios, metas no coincidentes con los objetivos organizacionales, nos lleva a considerar a esta alternativa extrema como insatisfactoria. El extremo opuesto a la completa independencia sería el de una total interdependencia. En este caso, el inconveniente radica en el alto costo de coordinación. Se trata entonces de lograr un punto justo en el grado de independencia a dar a la departamentalización.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.

2. Clasificarlas.

3. Agruparlas según un orden jerárquico.

4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

Selección de alternativas para la departamentalización:

Para los autores clásicos, la departamentalización no es un fin en sí misma, sino un método de organizar las actividades de la empresa, de modo que se facilite la consecución de sus objetivos. No es tampoco la solución ideal, pues la separación de actividades, cualquiera que sea el modelo adoptado, crea problemas de coordinación, generalmente de difícil solución. Existen varias alternativas desde el punto de vista de las departamentalizaciones principales, intermediaria y combinada.

1. Departamentalización principal: Es la departamentalización existente en el nivel más elevado de la organización. Es el mejor que adapta a las actividades de cada empresa, sea cual fuere su ramo de actividad.

2. Departamentalización intermedia: Es la que se presenta en el nivel intermedio, es decir, entre los departamentos principales en la alta administración y los departamentos existentes en la base de la jerarquía de la organización. El criterio debe determinarse siempre en función de la ventaja real que traiga para la empresa y no simplemente para hacer paralelismo de actividades.

3. Departamentalización combinada: Cosiste en la aplicación de varios modelos de departamentalización para obtener el máximo rendimiento de la organización.

La departamentalización es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos. Existen cuatro principios que en buena parte permiten adecuar el problema de la departamentalización:

1. Permite de mayor uso. El departamento que más se utiliza una actividad debe tenerla bajo su jurisdicción.

2. Principio de mayor interés. El departamento que presente el mayor interés por una actividad debe supervisarla, pues se hace proficiente en ella.

3. Principio de separación del control. Las actividades de control deben ser autónomas.

4. Principio de supresión de la competencia. Se debe eliminar la competencia entre departamentos agrupando diversas actividades en un único departamento.

De acuerdo con Fayol el acto de coordinar agrupa todas las actividades de la empresa para hacer posible tanto su funcionamiento como su éxito.

La empresa bien coordinada hace gala de las siguientes características:

• Cada departamento trabaja en armonía con los demás

• Cada departamento, sección y sub sección conoce la parte que le corresponde a la labor común.

• Los programas de trabajo de todos los departamentos y subsecciones se encuentran adaptados a las circunstancias.

Tipos de Departamentalización

1. Departamentalización por funciones o funcional:

Consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa. Si se parte del punto de vista de que cualquier empresa implica la generación de alguna utilidad dentro de una economía de intercambio y de que las funciones fundamentales de cualquier empresa consisten en: producción, ventas y financiamiento, nada más lógico que agrupar tales actividades básicas en departamentos de producción, de ventas y de finanzas.

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