Auditoria Efectivo

Fuentes y naturaleza del efectivo

El efectivo normalmente incluye:

-Cuentas generales (ingresos, pagos por compras, gastos, otros)

-Nómina

-Caja chica (gastos muy pequeños)

-Ahorros

Esta cuenta aumenta con:

-Ventas al contado

-Cobranzas de cuentas por cobrar

-Inversión de más capital (accionistas)

Disminuye con:

-Gastos de negocios

 A veces las condiciones de un contrato de préstamo bancario estipulan que la cuenta general de la compañía ha de conservar un saldo mínimo, llamado saldo compensador

 A menudo los equivalentes de efectivo se combinan con las cuentas respectivas para crear la clasificación de activo circulante. Estos equivalentes incluyen fondos del mercado de dinero, certificados de depósitos, certificados de ahorros y otros tipos de depósitos, todos ellos de inmediata conversión a efectivo

 La mayor parte de los errores que ocurren en las cuentas anteriores se descubren mediante las actividades normales de control interno (entre ellas la conciliación de cuentas bancarias). En cambio, el riesgo de fraude no detectado aumenta por la naturaleza líquida del efectivo

Objetivos de la auditoría del efectivo

1. Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos el fraude

2. Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo

3. Verificar la existencia del efectivo registrado

4. Confirmar la integridad del efectivo registrado

5. Determinar si el cliente tiene derechos sobre el efectivo registrado

6. Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo (valuación o asignación - PCGA)

7. Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo

A pesar de que el recuento de un fondo pequeño de caja chica, contribuye poco a la posición financiera global de la compañía, los auditores le dedican al efectivo más tiempo de la auditoría del que se justificaría dada la cantidad relativamente pequeña del efectivo que aparece en el balance general

El efectivo es el más líquido de los activos y ofrece la mayor tentación para cometer robo, desfalco o malversación. El riesgo inherente es elevado en los activos líquidos, y los auditores tienden a realizar una investigación más exhaustiva en situaciones de gran riesgo

Control interno y buenas prácticas para el manejo de las transacciones en efectivo

Casi todos los procesos relacionados con el manejo de efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas bajo la dirección del tesorero:

 Manejar y depositar los ingresos en efectivo;

 Firmar cheques;

 Invertir el efectivo ocioso;

 Custodiar el efectivo, los valores negociables y otros activos negociables.

Además, el departamento de finanzas pronostica las necesidades de efectivo y celebra convenios financieros (préstamos) a corto y a largo plazo. (Presupuesto)

En teoría, las funciones de los departamentos de finanzas y de contabilidad deberían estar siempre integrados de modo que brinden la seguridad de que:

1. Todo el efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente, se registró con precisión y se depositó al instante.

2. Los desembolsos de efectivo se efectuaron sólo para los fines autorizados y se registraron correctamente.-

3. Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no excesivo, para lo cual se pronostican los ingresos y los pagos relacionados con las operaciones normales, por tanto con toda anticipación se conoce la necesidad de obtener préstamos o de invertir el exceso de efectivo. (Manejo del presupuesto de efectivo)

Directrices generales de buenas prácticas de control interno en el manejo de efectivo, que se aplican a todo tipo de empresas.

1. No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.

2. Separar el manejo del efectivo y la responsabilidad de llevar los registros correspondientes.

3. Centralizar la recepción de efectivo en la medida en que lo permita la eficiencia

4. Registrar oportunamente los ingresos en efectivo.

5. Alentar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los totales del efectivo.

6. Depositar diariamente los ingresos en efectivo.

7. Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencia electrónica de fondos, exceptuados los gastos pequeños que se hacen con la caja chica.

8. Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de la caja. Un funcionario apropiado debería revisar de inmediato la conciliación ya terminada.

9. Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las variaciones respecto a las cantidades pronosticadas

Control interno de los ingresos en efectivo

 Ventas al contado

El control de las ventas en efectivo es muy fuerte (apropiado) cuando dos o más empleados (generalmente un dependiente y un cajero) participan en la transacción con el cliente.

Los restaurantes y las cafeterías tienen un cajero situado en el centro que recibe el efectivo de los clientes junto con un comprobante preparado por otro empleado.

En muchos establecimientos al detalle, la naturaleza de los negocios es tal que un empleado realiza la venta, entrega la mercancía, recibe efectivo y registra la transacción.

En este caso, el robo puede desalentarse utilizando cajas registradoras o sistemas electrónicos en el punto de venta.

Las características protectoras de los registros son:

1. Presentación visual del monto de la venta ante los ojos del cliente;

2. Un comprobante impreso, que se le entrega junto con la mercancía;

3. Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.

Muchas tiendas al detalle utilizan varios tipos de cajas

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