PROGRAMA DE AUDITORIA EFECTIVO Y EQUIVALENTES

A continuación se presentan los objetivos de auditoría a tener en cuenta durante la revisión de efectivo y equivalentes al efectivo:

1. Comprobar la existencia del efectivo y equivalentes al efectivo.
2. Determinar si dentro del estado financiero se presentan todos los fondos y depósitos disponibles, que son propiedad de la entidad.
3. Determinar si los fondos y depósitos cumplen con las condiciones de disponibilidad inmediata o si tienen restricciones de cualquier índole en cuanto a su uso y destino.
4. Comprobar si los documentos están debidamente clasificados y registrados en el período correspondiente.
5. Comprobar el correcto registro de los rendimientos de las inversiones temporales en el período correspondiente.
6. Verificar que los saldos de caja, bancos - incluyendo los sobregiros - y equivalentes al efectivo reflejen todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación, incluyendo las modificaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera, de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF aplicables.
7. Comprobar la adecuada presentación en el estado financiero y la revelación de restricciones, existencias de metales preciosos amonedados y el efectivo y equivalentes al efectivo denominados en moneda extranjera, así como las bases de valuación de las inversiones y los gravámenes existentes.

Desde la fase de planeación, el auditor debe considerar tanto la materialidad de los activos objeto de la evaluación como los riesgos de auditoría.  Existen diferentes hechos o situaciones que permiten determinar el nivel de riesgo para cada situación, incluyendo el riesgo inherente, el riesgo de control  y el riesgo de detección.  Algunas de las situaciones a tener en cuenta en el ciclo de efectivo y equivalentes al efectivo, son las siguientes:

1. La naturaleza y características del negocio de que se trate, así como su entorno.
2. Falta de controles adecuados sobre los movimientos del efectivo y valores, incluyendo adecuada segregación de funciones, revisiones de la gerencia, niveles de autorización e indicadores claves de rendimiento, entre otros.
3. Inadecuados controles sistematizados, entre ellos, controles de configuración y mapeo de cuentas; controles de interfase y conversión; accesos al sistema e informes de excepciones / correcciones.
4. Inexistencia de recuentos periódicos del efectivo y de valores.
5. No elaboración ni revisión de conciliaciones y depuraciones mensuales de las cuentas bancarias y de inversiones de corto plazo.
6. Falta de análisis periódico para determinar la correcta valuación de las inversiones.
7. Registros poco confiables, tales como, pagos en efectivo y demás transacciones no registrados, registros por montos incorrectos en el mayor general y pagos a beneficiarios ficticios, entre otros.
8. Existencia de partidas en divisas extranjeras.
9. Inversiones en valores no cotizados en bolsa.
10. Existencia de operaciones con partes relacionadas cuando apliquen.

I Integridad

X Exactitud

E Existencia

P Presentación

Pr Propiedad  

V Valuación

Procedimiento

Aseveraciones

Hecho por / Fecha:

Referencia

PT

I

X

E

P

Pr

V

Descripción del procedimiento a realizar

X

X

X

X

X

Iniciales del auditor/ DD/MM/AA en que termina el procedimiento

Indicar la referencia del papel de trabajo (PT)

Pruebas Sustantivas

1. Preparar la sumaria de efectivo y equivalentes al efectivo complementándola con análisis horizontal y vertical.

1. Obtener saldos de efectivo y equivalentes al efectivo y conciliarlos con el mayor general.

1. Arqueos. Realizar inspección física del efectivo, fondos, títulos, valores y demás instrumentos negociables, en poder de los custodios para verificar su existencia y propiedad a favor de la entidad.

Caja. Verificar que no existan comprobantes con fecha anterior al último reembolso.

El encargado del efectivo o custodio debe estar presente durante el arqueo.

1. Confirmaciones bancarias. Realizar confirmaciones a los bancos y demás entidades financieras para verificar las cantidades de depósito, cuentas bancarias a nombre de la entidad e inversiones en valores que estén bajo su custodia:

1. Solicitar a la entidad, el listado de las cuentas bancarias e inversiones disponibles a la vista, verificar la integridad del  listado cruzando con los registros en bancos según los estados financieros auditados.
2. Elaborar y enviar las confirmaciones (ver modelo) las cuales deben ir firmadas por la entidad auditada. Elaborar y actualizar el cuadro control de las mismas (ver modelo).

El auditor debe tener absoluto control sobre las confirmaciones, es decir, él debe enviarlas y recibirlas directamente.

1. Al recibir las respuestas emitidas por las entidades financieras, determinar las diferencias entre la confirmación recibida y la información de los registros contables investigando su origen con el auditado.
2. En caso de no obtener la respuesta del banco se deben realizar pasos alternos. Ej. Solicitar a la entidad auditada el extracto original del mes siguiente al auditado para verificar que el saldo inicial del mes de enero sea igual al saldo final del mes de diciembre.

Es común obtener estas confirmaciones a la fecha de cierre del ejercicio por todas las cuentas bancarias y de inversión, incluyendo aquellas supuestamente inactivas o canceladas durante el ejercicio examinado.

1. Conciliaciones bancarias y de inversiones. Obtener las conciliaciones de cuentas bancarias y de las inversiones temporales a la fecha del estado financiero para investigar partidas antiguas o inusuales, así como para verificar que las partidas incluidas en las mismas hayan sido correspondidas en los meses posteriores o, en su caso, se registren los ajustes que procedan:

1. Documentar el uso de cada cuenta, firmas autorizadas y si las conciliaciones son preparadas oportunamente.
2. Cheques. Partiendo del extracto del banco del período posterior, ver que todos los cheques dentro del alcance de numeración anterior al último emitido, se encuentren debidamente presentados en conciliación.

Asimismo, para cheques pendientes de cobro, cerciorarse que fueron cobrados en un lapso prudente según el estado de cuenta posterior.  Si no fueron cobrados, examinar los documentos soporte para  determinar si son transacciones legítimas,  autorizadas y  el pago realmente recibido por  el beneficiario; verificar  que  no  se reversaron  en  el período siguiente.

Investigar cheques con montos importantes y poco usuales con la documentación soporte y registros contables y auxiliares.

Considerar cheques y pagos a partes relacionadas.

1. Consignaciones. Revisar que los depósitos pendientes de identificar hayan sido correspondidos por el banco en el período posterior en un lapso razonable. Investigar plazos excesivos.
2. Notas débito / crédito.  Ver que la entidad haya obtenido la información necesaria para aclarar los cargos o créditos del banco. Asimismo, revisar los cargos y créditos de la entidad no correspondidos por el banco viendo que sean partidas propias y normales de conciliación, revisando la documentación correspondiente.
3. Examinar los estados bancarios en búsqueda de alteraciones o modificaciones de cifras.

Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podrá personalmente proceder a efectuar la conciliación bancaria y de inversiones.

1. Corte. Al cierre de año, elaborar corte de las transacciones de entradas y salidas del efectivo y equivalentes al efectivo con el fin de presentar el saldo correcto en el estado financiero y que éste revele razonablemente la información financiera y los resultados de la operación.

1. Analizar las transferencias bancarias al final del año.

1. Preparar corte de chequeras.

Obtener un estado bancario de corte, que contenga las transacciones de al menos siete días hábiles posteriores a la fecha del estado financiero.

Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios días transcurrirán antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidió. Por lo tanto, el efectivo depositado según los registros contables estará sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluirá dentro del saldo en el cual se depositó y no aparecerá restado del banco sobre el cual se libró.

Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobar errores e irregularidades, se elabora una cédula de los cheques a una fecha cercana al cierre.

Desembolsos en efectivo y por cheques.

1. Con base en pruebas selectivas (de selección estadística y no estadística) efectuar revisión de los desembolsos en efectivo y por cheques para comprobar:

1. Beneficiario, fechas y valores de acuerdo con la operación y la documentación.
2. Inclusión del desembolso en extractos bancarios.
3. Razonabilidad del pago de acuerdo con la naturaleza del mismo desde el origen, incluyendo autorizaciones, documentos intermedios internos y externos. Por ejemplo, para el pago de factura a proveedor se requiere verificar, entre otros:

1. Corrección aritmética
2. Comparar cantidades, productos y precios facturados en orden de compra
3. Comprobante de pago o giro
4. Autorizaciones

1. Comprobación en la aplicación de cobros adicionales en los desembolsos, según las normas aplicables.
2. Inclusión en el cuadre de movimiento diario e incorporación en los registros de bancos y contables.
3. Evaluar y verificar las medidas de seguridad para custodia de seguridad de los valores, chequeras, manejo de los mismos y su preparación.

1. Comparar los saldos en caja con las expectativas de lo presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones en el presupuesto mensual y anual de efectivo.

1. Realizar investigaciones e inspeccionar documentación para las restricciones de efectivo y gravámenes.

1. Utilizar indicadores financieros, suministrar la lectura e interpretación de sus resultados, basándose en el conocimiento general del negocio y de su entorno; entre estas razones incluir:

1. Capital de Trabajo [Activo Corriente - Pasivo Corriente]
2. Índice de Solvencia [Activo Corriente / Pasivo Corriente]
3. Solvencia inmediata o prueba ácida [(Activo Corriente – Inventarios) / Pasivo Corriente]
4. Razón Pago Inmediato [Activo Disponible / Pasivo Corriente]; donde Activo Disponible  = Activo Corriente – Inventario – Cuentas por Cobrar.

1. Emitir conclusión sobre el área sujeta a examen considerando los objetivos y basándose en los resultados de las pruebas de auditoría.

La documentación de los resultados debe ser precisa y entendible.

El auditor debe cerciorarse de la presentación y revelación adecuadas en los estados financieros y sus notas; para ello debe tener en cuenta aspectos tales como:

1. El efectivo y equivalentes al efectivo deben mostrarse en el renglón correspondiente dentro del estado financiero (primeras partidas del activo corriente).
2. Mostrar separadamente y revelar en notas a los estados financieros, cualquier restricción en cuanto a la disponibilidad del efectivo y equivalentes al efectivo (ya sea que no esté disponible para ser utilizado por la entidad misma o por el grupo al que pertenece) o indicar si están destinados para un fin específico. Si su disponibilidad es a un plazo mayor de un año o si su destino es la adquisición de activos no corrientes o el pago de pasivos a largo plazo, se deben presentar fuera del activo corriente.
3. Las políticas de valuación de las inversiones de corto plazo deben ser reveladas.
4. La existencia de cuentas en moneda extranjera, ya sea efectivo, instrumentos financieros de corto plazo o metales preciosos amonedados, debe ser revelada indicando su cuantía, tipo de moneda, tasas de conversión utilizadas y su equivalencia en moneda local.
5. En operaciones con partes relacionadas, la entidad revelará, de forma agregada, respecto de cada obtención y pérdida del control de subsidiarias y otros negocios habidos durante el período, la porción de la contraprestación en efectivo y equivalentes al efectivo; así como el importe de efectivo y equivalentes al efectivo en las subsidiarias u otros negocios sobre los que se obtiene o pierde el control.