Automotive Licence Renewal

1. Identificación y definición de la problemática.

Henry Cope, quien es el gerente de la oficina de renovación de licencias automotrices de la ciudad, necesita analizar el proceso actual de renovación de licencias, y una vez revisado, mejorarlo en lo posible para hacerlo más rápido y rentable.

Los pasos del proceso con sus tiempos y costos son:

Para la realización de este proceso tiene 4 trabajadores, que reciben un sueldo de $12 por hora, un fotógrafo, que recibe $16 por hora y un oficial uniformado, que por reglas locales, es la única persona que puede expedir las licencias, aunque puede realizar otros trabajos también siempre y cuando no sea la toma de fotografía. Además de estos costos, el paso 5 de toma de fotografía, tiene cargados los $20 que paga la oficina por hora de la renta del equipo.

Henry necesita incrementar la productividad para ser capaces de atender hasta 120 renovaciones por hora, disminuir los costos, incrementar la satisfacción de los clientes e incrementar la utilización del personal o tendrá problemas.

2. Uso eficiente de la información disponible.

Después del análisis del proceso, Henry Coupe encontró que el proceso, estaba mal distribuido entre el personal, lo que además de causar costos más altos, no era eficiente para el desarrollo del mismo.

El análisis que realizamos al proceso, muestra que con los trabajadores y tiempos actuales del proceso, la capacidad actual es de únicamente 60 renovaciones por hora debido a que tenemos una actividad, la no. 3 revisión de historial, que toma 60 segundos, por la que la denominamos como la actividad cuello de botella.

Entre las restricciones que se tienen en el proceso están:

• El paso 1, revisión de la solicitud, siempre tiene que ser realizado antes que nada.

• Que el paso 6, expedición del permiso temporal, tiene que ser siempre después de revisados todos los pasos anteriores.

• Que el paso de la fotografía, no puede ser realizado por la persona que expide los permisos y éste siempre debe de ser el oficial uniformado.

• El paso 3, revisar el expediente de la persona, es el cuello de botella ya que es el que toma más tiempo en el proceso.

• Al paso 4, toma de fotografía también es un problema que contribuye a la baja capacidad, ya que podemos decir que es un trabajo “especializado” que toma 40 segundos y es costoso.

Para el paso de reducción de costos, se hizo una pequeña investigación para saber el costo de un sistema de fotografía e impresión de credenciales, a lo que encontramos que el sistema completo con cámara, impresora, software cuesta alrededor de $3,000 usd por lo que puede ayudarnos a bajar el costo del paso 5.

3. Generación de posibles alternativas.

Para Henry, tenemos algunas alternativas que pueden ser factibles a seguir:

a) Incorporar una persona adicional al proceso de examen de la vista.

b) Incorporar otra persona adicional para reducir los tiempos de los nuevos cuellos de botella.

c) Generar una nueva redistribución de las actividades para mejorar la productividad del proceso de generación de nuevas licencias.

También podemos ayudar a Henry Coupe en la mejora de tiempos y costos, a través de la aplicación del siguiente esquema.

El costo del proceso como está actualmente lo tenemos en $1.36 usd por solicitud, que sale de la división de los $82 usd de sueldos del proceso actual entre las 60 solicitues por hora que se pueden atender, adicionalmente se deben agregar los $20 usd por hora que cuesta la renta del equipo de fotografía dando un costo final de $1.70 usd por solicitud.

4. Utilización de las herramientas cuantitativas y cualitativas para la solución.

Haciendo un esquema del flujo actual del proceso tenemos lo siguiente:

El tiempo de ciclo que tenemos que alcanzar para poder generar 120 licencias en una hora es igual al tiempo disponible dividido entre la cantidad de producto requerida:

Tiempo de ciclo = (1 hr x 3600 seg/hr) / 120 licencias = 30 seg/licencia.

La etapa que más nos consume tiempo en el ciclo actual es la revisión de historial por multas, que tiene una duración de 60 segundos, lo cual nos está limitando a obtener solo 60 licencias por hora. Este dato se obtiene de dividir los 3,600 seg entre los 60 segundos/licencia en dicho proceso.

Si se incorpora una persona adicional al proceso

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