Business Blue Print Compras

1. Objetivo

El objetivo de este documento BBP es describir el funcionamiento del proceso de compras de BAGNO en el marco de la implementación de SAP BO, lo cual dictará las pautas para el funcionamiento del módulo de compras, además será el documento base para la configuración del sistema en función del cumplimiento óptimo de los procesos, con base a las necesidades de BAGNO.

Este BBP aplica para la sociedad: BAGNO

2. PROCESO DE COMPRAS EN SAP BUSINESS ONE

A continuación, se describe el manejo de las compras en el estándar de SBO.

SAP Business One permite gestionar todo el proceso de compras desde los pedidos hasta la gestión de las facturas de proveedores. Además, es posible crear diferentes informes para analizar información de compras; por ejemplo, análisis del volumen de compras, información sobre determinación de precios, antigüedad de saldos de proveedores, etc. Soporta los siguientes documentos: Solicitud de Compra, Pedido (OC), Entrada de mercancía, Factura de reserva de proveedores, Devolución de mercancías, Nota de crédito de proveedores, Nota de débito de proveedores.

Un documento de compras puede basarse en otro y así copiar todos los datos relevantes en el nuevo documento. Por ejemplo, se comienza con el pedido y se basa la entrada de mercancías en ese pedido. Luego, se procede con la factura de proveedores y ésta se basa en la entrada de mercancías. A excepción de los pedidos, todos los documentos de compras son documentos legalmente vinculantes, puesto que se crea una relación contractual con el proveedor. La primera y más importante finalidad del pedido es funcionar como fuente de información en SAP Business One.

Las compras pueden ser tipo artículo o tipo servicio, nacionales o internacionales.

Para compras tipo artículo (mercancía para la venta o compras no productivas), nacionales o internacionales, se puede utilizar la Entrada de mercancía para cargar los artículos en el inventario, o bien registrar de una vez la factura del proveedor, cargando el inventario en este momento a la vez de generar el pasivo con el proveedor. Cuando son compras con proveedores internacionales, interviene la funcionalidad Costos de Importación, que permitirá asignar los costos por diferentes conceptos ocurridos por la importación de la mercancía. Se contabilizarán dichos costos para que, de esta manera, se actualicen los costos de los ítems en el almacén correspondiente.

Las compras tipo servicio, para el caso de contrataciones, servicios de reparación y/o mantenimiento, servicios asociados a la importación como los del agente aduanal, almacenaje, seguros, la planilla de importación (registro del IVA generado por la importación), entre otros.

En caso de que se requiera registrar un servicio en una factura tipo artículo, será necesario crear dicho servicio en el dato maestro de artículos, y definir si será sólo de compra, o de compra y venta.

CONSIDERACIÓN ADICIONAL:

Costos Adicionales vs. Gastos Adicionales

Costos Adicionales: son costos extras asumidos para adquirir la mercancía, en el país o fuera de él.   No están reflejados en la factura de compra de la mercancía, pues tienen facturas propias.  Generalmente, los proveedores de estos costos son diferentes al proveedor de la mercancía.  

Gastos Adicionales: son gastos extras al costo de la mercancía que sí se ven reflejados en la factura de compra.  El proveedor de los gastos adicionales es el mismo proveedor de la mercancía, estos gastos pueden registrarse como gastos o imputarse al inventario.

3. Procesos de Compras Nacionales BAGNO.

El proceso de compras de BAGNO se diferencia en dos:

Compras nacionales (tipo servicio y artículos)

Compras internacionales (artículos)

Abajo se muestra proceso de compras nacionales tipo servicio.

3.1 Flujo del Proceso Compra Nacional Tipo Servicio.

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3.2 Compra Nacional tipo servicio:

Las compras tipo servicio, son aquellas que no involucran compra de mercadería, solo contemplan las compras de servicios, como, por ejemplo: servicios de mantención, consultoría, festejos, transporte entre otros, este proceso de compras iniciará con la creación de un Pedido en SAP.

3.2.1 Pedido (Orden de Compra - OC):

El proceso de compras tipo servicio partirá mediante el registro de un Pedido, el cual estará sujeta al control interno de BAGNO sin requerimiento de una aprobación dentro de SAP. Este documento representa un compromiso de compra con el proveedor. No genera ningún movimiento contable dentro de SAP, sólo es informativo y gestionable.

En un Pedido se acuerda y expresa lo siguiente:

• Descripción del servicio a adquirir (glosa).
• Impuesto.
• Monto total del servicio.

3.2.2 Factura de proveedores:

La Factura de Proveedores que se registrará en el sistema será de tipo servicio y será el segundo paso para ejecutar dentro del proceso de compras nacionales, el modo de registrar esta factura será a través del botón “copiar a” ubicado en la parte inferior derecha de la orden de OC previamente registrada correspondiente al primer paso (3.2.1), de esta manera quedarán en el sistema ambos documentos Pedido y Factura, con la trazabilidad adecuada.

Cabe resaltar que esta factura tipo servicio no realiza movimiento de mercadería de insumos, solo toca las cuentas contables de gastos, impuestos y por pagar al proveedor.

La Factura de Proveedores, además, registrará la cuenta por pagar al proveedor, contra la cuenta de gastos seleccionada por el usuario al momento de crear la factura.

El asiento contable que generará el registro de la Factura tipo servicio será el siguiente:

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