CICLO DE COMPRAS

Generalidades

El punto de partida en el ciclo operativo total de una organización es la necesidad de procurarse los materiales y servicios que serán vendidos, ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades propias del mercado. Este necesidad puede incluir materia prima, materiales procesados, partes, sub ensambles. Servicios, suministros, personal y el mismo dinero. En muchas de estas áreas de procuración existen problemas especiales que requieren, asimismo, habilidades especiales. Así por ejemplo, el reclutamiento de empleados debe ser manejado a través de un departamento de personal, o bien, la obtención de fondos de capital que debe ser dirigida por un tesorero.

Una gran parte de esta procuración, sin embargo, es normalmente manejada por un grupo específicamente establecido para este propósito, las actividades de procuración de este grupo pueden varias. Por lo general las partidas manejadas incluyen la mayoría de los materiales, partes y suministros empleados por la organización.

La importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la típica acción de compras constituye más de la mitad de los costos incurridos por una organización por los productos y servicios que vende. Consecuentemente, es una actividad a la que la administración dedica un alto grado de atención. Además es de una importancia primordial debido a las significativas interrelaciones que guarda con otras actividades gerenciales, pues lo que se compra está directamente relacionado con la eficiencia productiva. Asimismo, el volumen de compras es también determinante de los niveles de inventarios, y la inversión en éstos es el factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital invertido. Sumando a todo ello, la función de compras tiene una relación operacional directa con las actividades de recepción, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Por todas estas razones, el ciclo de compras es una de las áreas más importantes de una organización.

Objetivos específicos de control interno

1) Los proveedores deben ser autorizados de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

2) El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben ser autorizados de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

3) Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

4) Todos los pagos por bienes, mercancías o servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

5) Se deben establecer y mantener procedimientos de proceso del ciclo de compras de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

6) Sólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a políticas establecidas por la administración.

7) Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

8) Los bienes, mercancías y servicios recibidos deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

9) Los montos adeudados a proveedores por bienes, mercancías y servicios, así como la distribución contable de dichos pasivos, deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.

10) Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

11) Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben ser clasificados, concentrados, informados correcta y oportunamente.

12) Los pagos y los ajustes relativos a compras deben ser clasificados, concentrados e informados correcta y oportunamente.

13) Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor.

14) Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores, y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos en cada periodo contable.

15) Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas adecuadas y establecidas por la administración.

16) La información para determinar bases de impuestos derivadas de las funciones de compras o egresos debe producirse correcta y oportunamente.

17) Se deben de verificar y evaluar en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

18) El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso deben permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

 Pueden efectuarse compras a proveedores no autorizados y, asimismo (intencionalmente o no), puede pagarse a un proveedor que no suministró mercancías o servicios.

 Pueden producirse problemas en producción debido a embarques recibidos con demora, baja calidad de las mercancías recibidas o bien pueden pagarse mercancías o servicios a precios más altos de los autorizados.

 Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses, sin el conocimiento de la administración.

 Pueden realizarse compras a proveedores cuyas prácticas de comercialización no sean éticas.

 Pueden ordenarse mercancías y servicios que no se necesiten.

 Pueden pagarse precios no autorizados por mercancías o servicios.

 Pueden comprarse mercancías con demasiada anticipación o muy tarde.

 Pueden comprarse mercancías que no reúnan los estándares de calidad que requiere la empresa.

 Pueden comprarse mercancías o servicios en condiciones inaceptables para la administración.

 Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses sobre precios o condiciones inaceptables por la administración.

 Las cuentas por pagar a proveedores y las cuentas conexas pueden presentarse incorrectamente, como consecuencias de ajustes o reclasificaciones incorrectos.

 Pueden aprobarse ajustes que no sean aceptables para la administración.

 Pueden emitirse notas de cargo o de crédito que no sean justificadas, con el objeto de aumentar o disminuir las cantidades adeudadas a uno o más proveedores.

 Pueden efectuarse pagos antes de verificar la existencia del

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