CICLO DE COMPRAS

BASES USUALES DE DATOS

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, cátalogos, listas, auxiliares, etc, que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) BASES DE REFERENCIA: Representadas por información que se utiliza para el proceso de transacciones.

• Listas y/o archivos maestros de clientes de crédito

• Catálogos de productos y listados o archivos de precios

b) BASES DINAMICAS: Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

• Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir

• Auxiliares de clientes

• Estadísticas de ventas

• Diarios de ventas

ENLACES CON OTROS CICLOS

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

• Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería

• Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción

• Concentraciones de actividades ( Pólizas de registro contable), que se enlazan con el ciclo de informe financiero

Proceso del estudio y evaluación del control interno del ciclo de negocios

LA RECEPCIÓN DE DINERO La recepción de dinero como fase inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de diferentes formas; como mínimo, cubre la primera recepción a caja desde cualquier parte de la organización. Consecuentemente está relacionada con el manejo de caja y la forma como se recibe y se mueve internamente dentro de un control centralizado; este procedimiento puede estar sujeto a inevitables traslapes, razón por la cual se requiere considerar a los ingresos dentro del panorama total del proceso de caja. Para el efecto será de utilidad describir los principios fundamentales de control aplicables parcial o completamente a las recepciones de caja. Estos controles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a) desde un punto de vista externo, para asegurarse que el dinero que se recibió realmente es el que debió haberse recibido, y b) desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que está recibiendo no lo está desviando hacia otros fines.

1.- La contabilización Debe Efectuarse lo más Rápido Posible. Entre más rápido se contabilice el ingreso, mayor será el control. Esto se puede cumplir estableciendo el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo común puede ser la emisión numerada de recibos de caja que contengan una copia para el interesado; otro ejemplo se tiene en el uso de cajas registradoras; o bien cierta clase de volantes o boletos numerados seriadamente canjeables por los ingresos de caja.

2.- Los Registros Contables Deben Estar Orientados, lo más Práctico Posible, hacia los Ingresos de Caja. Idealmente los ingresos a caja, que establecen contabilización inicial, deben estar ligados a los registros intermedios contables, por ejemplo, los auxiliares de cuentas por cobrar; otra ilustración puede ser la venta de mercancía efectuada con descargo a los registros de inventarios perpetuos. Un empleado o empleados de la organización deberán estar encargados del control y registro de las contrapartidas contables de ingresos de caja.

3.-Se Deben Instituir Controles para Asegurar que se Cobren los Servicios. El primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o servicio que recibió. En algunos casos el control puede ser la tira de la máquina sumadora, una remisión sellada de pagado, un boleto o ticket, etc. sin el cual el cliente no puede recibir la mercancía o servicio. Esto se puede complementar con la protección física sobre la mercancía o restringir el acceso a las áreas donde el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los cines. Internamente el control puede requerir la asignación de responsabilidades; por ejemplo, la persona que vende los boletos y la persona que los recibe.

4.-Se debe Utilizar, hasta Donde sea Posible, un Control Adicional. En algunas situaciones la presencia del cliente puede servir para checar la acción del empleado; por ejemplo, asegurarse el cliente que sean correctas las cifras introducidas a la caja registradora por la cajera.

5.-Conciliar los Ingresos a Caja Desde un punto de vista de control, el más efectivo será la conciliación de los ingresos a caja desde los diversos ángulos de la operación. Además, la conciliación de los ingresos hace posible la separación de responsabilidades entre las diferentes personas que intervienen en la actividad. Obviamente estos beneficios deben juzgarse a la luz de los servicios a clientes y a otras partes involucradas.

6.- Los Ingresos de Caja Deben Separase de los Egresos Frecuentemente existe la presión de utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los gastos normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar estas prácticas lo más posible. Un control efectivo y una clara contabilización se hacen posibles si el proceso de ingreso a caja y el proceso de egresos se maneja completamente por separado; cuando cada uno es controlado por diferentes mecanismos o personas.

7.- Los Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de Inmediato. Intimamente relacionado al principio anterior está el de depositar, o transferir, el ingreso intacto por el día o periodo específico, y lo más pronto posible; por ejemplo, las recepciones del día deben depositarse íntegramente al cierre de las operaciones del día, o en la mañana del día siguiente cuando las condiciones bancarias así lo hagan posible. Esto es muy importante por varias razones; la primera de todas es que un retraso en depósito es un gran riesgo y motivo de tentaciones; segundo, la revisión es buena en el momento y no después de trascurrido el tiempo; tercero, es importante estar en condiciones de identificar un depósito particular por un periodo dado de tiempo; y finalmente, un ingreso no depositado es un activo que no está contribuyendo a la mejor utilización posible de los recursos de la organización.

8.-Deben Contabilizarse Adecuadamente Todas las Contrapartidas. Desde que se fijó la contabilización de los ingresos debe hacerse con una continuidad extrema, es importante que se contabilice oportuna y adecuadamente también aquellos rubros que se presenten contrapartidas, como es el caso de cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

9.-Los Registros Contables Deben Ser Operados de manera Independiente. Los registros que se establezcan para contabilizar los ingresos a caja deben ser mantenidos por personas independientes de la responsabilidad de los

...