CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Este ciclo corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el objeto de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. El objetivo principal consiste en obtener los mejores materiales al menor costo y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento. Debemos distinguir en el ciclo de compras y pagos los diferentes procesos que intervienen, en los cuales encontramos procesos contables y no contables. Los procesos no contables o administrativos se refieren en su mayoría a los relacionados con la gestión de compras. Los procesos contables están más relacionados con las cuentas por pagar.

Flujo general del Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar

PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LAS COMPRAS

Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la adquisición y pago de estos. Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere; de esta manera, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras. De acuerdo con esto, los procesos de compras comprenden las siguientes etapas:

1) Recepción de la solicitud de requisición: para iniciar una compra, cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de requisición. Esta emisión debe surgir por una necesidad especifica y las necesidades especificas pueden originarse por varias razones, entre las cuales tenemos:

 Generación de un punto de orden del inventario de materia prima o materiales.

 Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.

 Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de producción.

 Otras.

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa una requisición o solicitud de los bienes a ser comprados y la envían al departamento de compras. Es necesario que el departamento de compras conozco los materiales y los proveedores, así la primera actividad del proceso consistirá en contactar los proveedores, con el propósito de obtener cotizaciones de los bienes a ser adquiridos.

Formulario para requisición de materiales

REQUISICIÓN DE MATERIALES

ARTICULOS DE OFICINA, MOBILIARIOS Y EQUIPOS N°

FECHA DE ELABORACIÓN

08/0 9/2016

UNIDAD SOLICITANTE CODIGO

CODIGO DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA DESCRIPCIÓN CANTIDAD SOLICITADA

OBSERVACIONES

ELABORADO POR:

AUTORIZADO POR: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

RECIBIDO POR: REVISADO POR:

2) Emisión de la orden de compra: una vez que la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un documento de orden de compra es aquel en el que se le solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la empresa. Las decisiones de compra son plasmadas en el orden de compra, la cual debe incluir por lo menos las siguientes información:

 Departamento que solicita el bien o servicio.

 Concepto o descrpción de los bienes o servicios.

 Cantidad de los bienes o servicios.

 Costo unitario y total.

 Fecha de solicitud y de disposición de los bienes o servicios.

 Autorización necesarias.

Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma, todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos en la empresa, cambios en la calidad y/o cantidad de los pruductos, cambios de precios y modificaciones en las condiciones de financiamiento.

3) Aprobación de una orden de compra: la aprobación de este documento se sujeta a las politicas de autorización que establezca una entidad o empresa. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de una matriz de aprobación de las ordenes de compra con base en cantidades y tipos de operaciones que pueden ser efectuadas, de acuerdo con el tipo de ordenes de compra emitidas.

MONTO UNIDAD DE APROBACIÓN EJEMPLO DE COMPRAS

0 - 10.000

Unidad solicitante Materiales de oficina suministro de poca cuantia

10.001 – 300.000

Jefe de compras Pedidos mayores de suministros de oficina y compras menores

300.001 – 1.000.000

Gerente de Administración y Finanzas Activos fijos, servicios y adquisición de impliquen desembolsos mayores

1.000.001 – en adelante

Gerente General Compras estrategicas importantes: activos fijos, inventarios y otros activos.

4) Envió de la orden de compra a los proveedores: la autorización de la orden de compra a través del formulario de orden de compra, es emitida por el departamento de compras. Esta responsabilidad implica que el departamento, en todo el proceso de revisión de la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades:

 Conocer los materiales utilizados por la empresa y sus diferentes proveedores: es necesarios que el personal del departamento conozca si se trata de materias primas importadas o nacionales, condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importación, y otros aspectos.

 Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad: la responsabilidad del departamento de compra está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicita el bien o servicio.

 Controlar que las mercancías se reciban oportunamente: este aspecto es importante porque la recepción oportuna influye en las operaciones de la empresa.

 Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: la responsabilidad del departamento de compras incluye negociar con los proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en el producto.

De acuerdo con el volumen de operaciones de la empresa, el departamento de compras podrá estar subdividido en: compras nacionales, importaciones, compra de suministros y compras diversas. El sistema que se utiliza para controlar las órdenes de compra, por lo general es independiente del sistema de contabilidad, y sus requisitos principales consisten en controlar las órdenes pendientes. Al momento de recibir el bien o servicio se debe emitir una notificación de control de calidad del bien recibido y en caso que esta no se encuentre de acuerdo con las políticas de calidad mínimas establecidas por la empresa, se debe efectuar un reclamo referente al bien o servicio recibido y no

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