Ciclo de compras

CICLO DE COMPRAS

COMPRAS

La acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio determinado

IMPORTANCIA

Es usualmente muy grande, ya que la típica acción de compras infiere en más de la mitad de los costos incurridos en una organización por los productos y servicios que venden.

LA FUNCION BASICA DE COMPRAS

Proveer buenos productos o servicios a buen precio,,a buen tiempo, y En buen lugar.

NIVELES BAJOS

Es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales.

NIVELES MEDIOS

Existe interés en la efectividad con que las actividades individuales cubran los aspectos más importantes tales como la selección de proveedores y la negociación de precios.

NIVELES ALTOS

Preocupación para percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.

DETERMINACION DE NECESIDADES

AUTORIZACION DE LA COMPRA

EFECTUAR LA COMPRA

SEGUIMIENTO

COMPLETAR LA ENTREGA

LIQUIDACION

CICLO DE COMPRAS

EL CICLO NORMAL DE COMPRAS

SOLICITUD DE SERVICO O MATERIALES

ADMINISTRACION DE ORDENES DE COMPRAS

CONTROL DE PAGOS

ORDEN DE COMPRA

SEGUIMIENTOS A SOLICITUD (USUARIOS)

ESTRUCTURA DE CONTROL

DETERMINACION DE NECESIDADES

AUTORIZACION DE LA COMPRA

EJECUCION DE LA COMPRAS

PROCEDIMIENTOS PARA EJECUTAR LA COMPRA

SEGUIMIENTO

ENTREGA

LIQUIDACION FINANCIERA

OTROS ASPECTOS DE INTERES

SITUACION ORGANIZACIONAL

CENTRALIZACION CONTRA DESCENTRALIZACION JURISDICCION DE COMPRAS COMPRAS DE EMERGENCIA COMPRAS PARA EMPLEADOS CAPACIDAD ANALITICA PARA COMPRA CONTROL DE TENDENCIA INDEBIDA

CICLO DE COMPRAS

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:

La El

adquisición de bienes, mercancías y servicios. pago de las adquisiciones anteriores. resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga.

La El

adquisición de bienes, mercancías y servicios. pago de las adquisiciones anteriores. resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga.

Clasificar,

Contiene la adquisición y el pago de:

Inventarios. Activos

fijos. Externos. o abastecimientos.

Servicios

Suministros

FUNCIONES TÍPICAS

Las funciones típicas de compras podrían ser: Selección de proveedores. Preparación de solicitudes de compras. Función específica de compras. Recepción de mercancías y suministros. Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. Desembolsos de efectivo.

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

  

Compras. Desembolsos de efectivo. Pagos anticipados.





Acumulaciones de pasivos.

Ajustes de compras.

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:

 

Requisiciones de compras. Ordenes de compra y contratos.



    

Documentos de recepción de mercancías.

Facturas de proveedores. Notas de cargo y de crédito. Solicitudes de cheques.

Recibos de servicios.

Póliza de cheque

BASES USUALES DE DATOS

Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:

  

Archivos de proveedores conteniendo, nombre, dirección, productos que ofrece, premios etc. Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial depagos efectuados. Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

ENLACE CON OTROS CICLOS

Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:



Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.





Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción.

Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

OBJETIVOS

Para efecto de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:



De autorización.



 

De procesamiento y clasificación de transacciones.

De verificación y evaluación. De salvaguarda física.

a)

Objetivos de autorización. Tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Objetivos de verificación y evaluación. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Objetivos de salvaguarda física. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

CICLO DE INGRESOS

Introducción

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. En virtud

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