Las Compras

EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO.

Elementos de la Compra.

Los elementos de la compra, surgen cuando se identifica la necesidad de abastecimiento dentro de una Institución; dichos elementos son:

Comprador.- es una persona perteneciente a un departamento de la compañía, la cual conoce de la existencia de necesidades; es el responsable de cubrir y satisfacer las necesidades de abastecimiento, según la requisición. Para lograrlo, realiza investigaciones con proveedores, analiza cotizaciones, sigue políticas y los principios establecidos por la administración de la empresa.

Vendedor.- es la persona que ofrece o a quien se le piden sus productos o la prestación de sus servicios. Es conocido también como oferente, el vendedor espera una orden o pedido de compra para decidir si puede satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo con las condiciones pactadas con el comprador.

Objetivo o Servicio.- es conocido también como mercancía, producto, artículo, material o insumo, susceptible de comprarse, que provoca que se establezca una relación entre el comprador y el vendedor.

Acuerdo.- es un convenio que surge, por las relaciones que se establecen entre el comprador y el vendedor, donde se pactan las estipulaciones o condiciones de compra-venta, como son la entrega y la recepción, y ambas partes deben cumplirlo.

La Requisición.

Es conocida también como Solicitud de compra, da origen al proceso de compra; puede realizarse por reposición de algún material o servicio especial, etc.

Concepto.- la requisición es un documento, mediante el cual solicitan los departamentos internos, los bienes y servicios que necesiten.

Formas.- Cuando se toma la decisión de una compra, se expresa en una requisición, revisada y aceptada para su autorización. Las formas de requisición pueden ser:

a) Documento en el cual se describa el pedido de algún material o producto, que se utiliza de manera normal o constante.

b) Memorando (recordatorio), en el cual se solicite un articulo o servicio que rara vez se ocupe.

Elementos.- Los elementos que debe contener una requisición, sea cual sea su forma deben incluir:

a) Principales.

 Que la confirmación de la compra, se realice solamente por medio de una persona autorizada.

 Descripción analítica de las características que deben tener los artículos.

 Fecha para la cual se necesita el abastecimiento de artículos o servicios.

b) Accesorios.

 Numero de folio, impreso de antemano en todas las requisiciones.

 Volumen o cantidad del artículo, material, o servicio requeridos.

 Fecha en que se efectúa la Requisición.

 Sección y persona que lo hace; nombre y domicilio del proveedor.

 Tipo de transporte, ruta a seguir, lugar en el cual se recibirá.

 Condiciones de recepción, entrega.

 Cotización y otras especificaciones especiales.

Fines.

a) Conocimiento por el Departamento de Compras, de la necesidad o requerimiento

b) Poder indagar, quien es el mejor proveedor y escogerlo.

c) Procurar, con oportunidad, encontrar el producto de calidad adecuada y precio.

d) Llevar un control de requisiciones.

Tipos.

a) Requisición de materiales. Surge cuando se está al límite del mínimo establecido

b) Requisición de utilización continúa. Es cuando se necesita un abastecimiento ininterrumpido, sin tomar en cuenta máximos ni mínimos.

La requisición puede llegar a convertirse, en una Orden de Compra. Se puede observar que la Requisición se refiere a una solicitud de abastecimiento y la Orden de Compra a la adquisición que se lleva a cabo con los proveedores.

La cotización y su Análisis.

Cotización y formato. En las industrias que producen gran volumen de artículos, se practica el análisis en forma amplia. Los encargados de la determinación anticipada, de costos, realizan informes para tener las bases y así poder negociar con los proveedores.

La solicitud debe contener:

 Número de artículos solicitados.

 Descripción analítica, exacta, y especificaciones de las características que tienen los productos.

 Lugar de entrega y transporte.

 Tiempo de entrega.

 Fecha para recibir la cotización.

 Anotación de precio, cantidad y plazo de entrega.

 Datos impresos en formato estándar.

 Condiciones de pago y otras.

Análisis. Una de las principales funciones del departamento de Compras, es obtener las cotizaciones de los posibles proveedores, por esta razón, es necesario elegir a un encargado con la capacidad de juzgar valores, cualidades, tiempo, financiamiento, etc. De las diversas cotizaciones y de esa manera, llevar a cabo el Análisis de Cotizaciones.

Para evitar posibles errores, se puede elaborar una relación de todos los aspectos a considerar para analizar las cotizaciones, que deben de contener:

a) Factores de costo como: precio de artículos, costo de transporte, instalaciones, contribuciones, condiciones de liquidación.

b) Fecha en la que se requiere la entrega del artículo.

c) Factores características de los productos como: volumen, calidad, detalles, etc.

d) Consideraciones legales: garantías y en general, realizar la actividad de compras de acuerdo con las leyes correspondientes.

Factores a considerar en el análisis.

a) Numero de proveedores suficientes.

b) Tamaño de las instalaciones de los proveedores.

c) Ubicación y cercanía de los proveedores.

d) Comunicación entre los proveedores y los compradores.

Técnicas de Análisis.

Existen diversas, pero la más común es observar la cotización como un todo y después, separar cada una de sus partes integrantes, relacionándolas cada una con las demás.

Otra técnica es la denominada “Tormenta de Ideas o Tormenta de Cerebros”, la cual consiste en tener las diversas cotizaciones y ponerlas a disposición de varios funcionarios de diferentes departamentos, donde ellos pueden opinar.

El pedido u Origen de la Compra.

Conceptualización. Es un documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios, destinados a satisfacer las necesidades de la compañía, en el cual se expresan en forma global, todos los aspectos para llegar a tomar la decisión de adquisición. El siguiente paso, ya que se ha acordado la compra con el proveedor, es formular un contrato, en el cual se incluya el mutuo acuerdo de las partes.

Fines de la Orden de Compra.

a) Comprobante de que el proveedor acepto la responsabilidad de abastecer a la Institución,

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