Compras

Problemática

Dakota Office como distribuidor regional de material de oficina a instituciones y empresa, ofrecía una línea completa de productos que iban desde sencillos instrumentos de escritura y elementos de sujeciones hasta papel especial para modernas fotocopiadoras e impresoras de alta velocidad.

En el año de 1999 implemento dos tipos de servicios que según sus primeras perspectivas iban a mejorar la rentabilidad para la empresa, dichos servicios son los siguientes:

- El intercambio electrónico de datos denominado EDI: un nuevo sitio web que permitía la recepción automática de los pedidos de los clientes

- La entrega “sobremesa” que consistía en entregar los pedidos por ellos mismos sin tener que pagarle a terceros para entregarlo.

Se esperaba que esto mejorara la rentabilidad de DOP sin embargo, su director general John Malone vio por primera vez números rojos a pesar de que las ventas habían incrementado respecto al año anterior.

Las razones por las cuales se dio este problema se deben a lo siguiente:

1) Servicio de Sobre Mesa, Con el fin de obtener clientes nuevos que puedan adquirir sus productos la empresa Dakota implementa el servicio de Sobre Mesa, el cual tenía un costo adicional del 2%, pero la estructura de dicho costo no se acercaba a la realidad debido a las siguientes razones:

- La empresa tenía que atender varias órdenes pequeñas que ocasionaban mayores costos operativos y que para ser atendidas se tuvo que contratar a más gente. Esto generaba problemas en las bodegas ya que el personal existente ya no podía abastecerse con la cantidad de trabajo adicional que significaba manejar esas cuentas de clientes pequeños.

- Las furgonetas de reparto solo se utilizan para los pedidos sobremesa y genero gastos de furgoneta de reparto, por lo cual el flete de envíos estaba sobrepasando el costo mínimo necesario para generar rentabilidad.

Por los puntos antes mencionados el costo de mantener el nuevo servicio de sobre mesa estaba siendo superior al beneficio obtenido o que se esperaba obtener.

2) Análisis de rentabilidad cliente mal estructurado, el sistema de estructura de costos que tenía Dakota no era el más adecuado: este tenía una formula general para calcular el precio de venta final mas no analizaba cliente por cliente para poder obtener con menor sesgo la rentabilidad / cliente que se generaba y así poder clasificar aquellos clientes que son más rentables de aquellos a los cuales generaba sobre costo brindarles los nuevos servicios implementados.

3) El Sistema de intercambio electrónico de Datos (EDI), Con la implementación de EDI los operadores de entrada de datos tenían que verificar la validez de los pedidos por línea, y esto tardaba más o menos lo mismo sin importar la cantidad de pedidos haciendo

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