COMUNICACION INTERNA

Los 10 pasos para mejorar la comunicación interna en su

Empresa

Según estudios realizados durante el 2007 en América Latina, entre el 80% y

100% de los problemas de gestión tienen su origen en una mala comunicación

Interna. ¿Qué hacer si este es su caso?

Por Jorge Aguilera*

Las organizaciones que quieran ser productivas y competitivas hoy deben

Dejar de concentrarse en sus productos para fijarse en sus clientes. En ese

sentido, la comunicación aparece como el elemento dinámico que le permite a

las empresas adaptarse a las necesidades de sus usuarios

Las compañías que tengan debilidades en este sentido aparecerán frente a sus

clientes como lentas e intransigentes, e incluso para sus colaboradores como

lugares poco satisfactorios para trabajar.Mejorar la comunicación requiere

entonces de varios componentes que de forma práctica pueden ser resumidos

en los siguientes 10 pasos:

1. Realice un diagnóstico de comunicaciones efectivo: este punto se

refiere a estudiar el estado actual de la comunicación en la organización, ¿qué

está pasando? En este análisis se examinan los escenarios de la comunicación

en sus procesos de gestión. Se establece el nivel de aporte de la comunicación

interna al direccionamiento institucional y se identifica el estado de

comunicación entre las áreas.

2. Mida las barreras interfuncionales: como parte de la modernización

gerencial, la organización debe aprender a identificar las barreras de

comunicación en los procesos. En este sentido, una de las mejores

metodologías es la identificación de barreras interfuncionales del sistema

Kaizen.

3. Establezca indicadores a partir del diagnóstico: los indicadores

siempre son cifras que permiten medir las acciones. De esta manera, las

labores de comunicación se pueden atar a programas de mejoramiento

continuo, a certificaciones de calidad y al Balanced Score Card, que son

mediciones basadas en los objetivos de la organización y que llevan a

establecer los datos de base para la estrategia.

4. Realice una estrategia según los modelos de Gerencia Integral de

Comunicaciones: la teoría clásica de comunicación organizacional solo

realizaba estrategias desde el punto de vista mediático. Hoy, los modelos

contemporáneos basados en la gestión de calidad trabajan desde tres

referentes: las relaciones, los procesos y los medios. Es decir, la estrategia se

debe estructurar involucrando las relaciones entre los miembros de la

organización, los canales comunicativos y los procesos que se llevan al interior

de la empresa.

5. Construya una apropiada cultura comunicativa: es importante en este

punto que la organización verifique si su cultura comunicativa actual está

aportando al cumplimiento de los objetivos corporativos, de no ser así, será

necesario establecer unas brechas a mejorar a partir de la definición de

herramientas, políticas y protocolos.

6. Realice su propio mapa de competencias comunicativas: determine

un esquema que haga parte del sistema general de competencias establecidas

para cada cargo. De esta manera, no solo se podrá seleccionar el personal,

sino que además se crearán planes de formación en comunicación en caso de

ser requerido.

7. Ajuste su estrategia a los requerimientos de calidad: la comunicación

es la columna vertebral de los procesos de calidad. En este sentido, verifique

que su estrategia de comunicaciones promueva la cultura de calidad, apoye

desde la comunicación la adaptación de la organización a las necesidades de

sus usuarios y verifique que la estrategia de comunicaciones inicie un proceso

de mejoramiento continuo.

8. Establezca una medición anual de las variables de comunicación:

toda organización plantea de forma tácita las variables de comunicación que

“se supone” deben tener en cuenta sus miembros a la hora de interactuar.

Estas son las variables que deben ser medidas desde el diagnóstico, y que

permitirán optimizar la gestión de la organización. Medirlas anualmente

ayudará no solo involucrar la comunicación en los procesos de mejoramiento

continuo, sino que también permitirá mejorar el clima organizacional y reducir

los problemas de coordinación.

9. Escoja apropiadamente los consultores, si los requiere: si se va a

realizar esta labor a partir de una firma de consultoría es importante verificar

que la organización no solo esté en capacidad de ofrecer indicadores, sino que

además tenga entrenamiento en procesos de comunicación y gestión,

relaciones humanas y procesos de comunicación para sistemas de calidad.

10. Determine un responsable de comunicaciones: tenga presente que si

bien la organización debe contar con un responsable de comunicaciones, esta

persona tiene que estar preparada para comprender la incidencia de la

comunicación en la productividad y competitividad de la compañía.

* Jorge Aguilera, socio consultor de Image People

3 formas de comunicación interna en la empresa

AUTOR: Equipo editorial de Buenos Negocios

Mantener un equipo de personas enfocado en su trabajo y motivado para crecer con tu emprendimiento requiere de vías de comunicación permanentes. ¿Conocés los tipos básicos de comunicación interna?

Con herramientas más tradicionales o más innovadoras, la importancia de la comunicación interna es la misma.

Dentro de la empresa debés estar preparado para manejar diversos tipos de comunicación. No caigas en el error de pensar que con sólo transmitir mensajes de arriba hacia abajo, a la manera típica de jefe a subordinado, tendrás resultados en organizaciones dinámicas y cambiantes como las que exigen los mercados actuales.

Una buena comunicación nunca debe ser sólo unidireccional, ya que perderías uno de los beneficios más importantes del proceso: la respuesta y la interacción.

La comunicación interna puede organizarse en tres tipos, teniendo en cuenta la dirección en que circulan los mensajes. Conocerlos te permitirá aplicar las herramientas más convenientes para cada uno, y así lograr una auténtica cultura de comunicación en tu empresa, que tenga en cuenta todas sus dimensiones.

Considerá cada una de estas formas de comunicación para mantener una interacción positiva con tu equipo de trabajo.

1. Comunicación

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