Caja

Caja:

Cuenta 1105 Caja: son todos los valores representativos en dinero que están disponibles en forma inmediata en la cuenta llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco de la empresa.

Es común encontrar cajas mal organizadas con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a través de estos débiles procedimientos y soportes de contabilidad se puede ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represados en caja de forma intencional.

Soporte: todo soporte contable debe disponer:

• El nombre del documento.

• El concepto.

• La descripción de la operación.

• Codificación.

Registro contable: es toda anotación en los libros de contabilidad, en los cuales se exige que tenga los siguientes elementos:

• Código de la cuenta (mínimo seis dígitos).

• Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita.

• Valor de la transacción.

• Razón de la transacción.

El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tácitamente en el comprobante de caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificación del documento elaborado con motivo de la transacción y el ingreso de operaciones al computador.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Registra el

Código: son números que identifican y clasifican una serie de operaciones comunes y se denomina código de cuenta para agrupar en un mismo concepto todas las operaciones de un período. El código se coloca en cada soporte de contabilidad, sea éste, un comprobante de pago, la factura de venta, etc.

Cuenta: es el nombre de una serie de operaciones comunes (en el ente contable) con capacidad de dar o recibir información en forma sistemática. Se les denomina cuentas reales o de balance, porque son las que se exponen en el balance general, obligatorias hasta el cuarto dígito del PUC, como por ejemplo la 1105 Caja.

Subcuenta: representa el origen de las operaciones y está compuesta por los seis primeros dígitos, por ejemplo 110505 Caja general donde se recoge el detalle de la operación.

Auxiliar: existen contabilidades de 8 o más dígitos porque la naturaleza del negocio requiere crear auxiliares y sub-auxiliares por los requerimiento de la información. Un ejemplo son los requerimiento de la Administración de impuestos que exige gran detalle en la cuenta ventas donde se discrimen ventas de contado, ventas a crédito, ventas con tarjetas de crédito y/o tarjeta débito y otros ingresos.

Valor de la transacción: es la medición económica de la transacción que se verifica mediante el cálculo de cantidades por precio unitario y se lleva al débito si la cuenta recibe o al crédito si la cuenta entrega.

Razón: es el concepto o detalle de la transacción u operación interna o externa que identificará los elementos necesarios de la operación.

Ingresos y egresos en Caja: son múltiples las situaciones por las cuales se puede ingresar dineros a la cuenta Caja general y las salidas solamente mediante consignaciones para la cuenta bancos:

• Constitución de negocios, mediante aportes de personas naturales o en sociedades por socios o accionistas.

• Cobro de capital suscrito en sociedades anónimas.

• Apertura de cuenta corriente.

• Ventas de mercancías de contado.

• Cobro o recuperación de cartera de ventas a crédito.

• Venta desechos industriales o de empaques.

• Ventas con tarjeta crédito.

• Ingresos diferidos por suscripciones.

• Venta de inmuebles.

• Préstamos de terceros.

• Consignación en bancos, como única salida de la cuenta caja.

Constitución de negocios: casi siempre la primera transacción es la operación por concepto de aportes en la constitución de un negocio, donde interviene la cuenta de Caja general por el efectivo, que bien puede ser entregado por una persona natural para organizar su negocio particular o por un socio o accionista como aporte social para la constitución de una sociedad comercial; estos negocios tienen como objeto social la producción, transformación de bienes, prestación de servicios o comercialización.

1. Aporte persona natural: si Gilberto Facundo dispone de sus recursos $100.000 para organizar su propio negocio, el efectivo se lleva a la cuenta Caja general que recibe el valor, contra la cuenta de Capital persona natural que lo entrega.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

110505 Caja general 100.000

313005 Capital de personas naturales 100.000

Registra el efectivo de Gilberto Facundo, para constituir su negocio personal

El registro del negocio de persona natural, daría todos los elementos para elaborar un balance de iniciación, el cual se presenta así:

Gilberto Facundo Morera

Balance General

a 29 de Febrero de 2012

Activos Pasivos y patrimonio

Códigos Cuentas Valor Códigos Cuentas Valor

1105 Caja 100.000 3130 Capital personal 100.000

Total activos 100.000 Total pasivos y patrimonio 100.000

Firmas

2. Aporte de socio: si el aporte es de un socio de responsabilidad limitada, esto es, de la sociedad Todo Carro Ltda., el registro cambiaría solamente en el grupo de cuentas de Capital social, de acuerdo al tipo de sociedad.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

110505 Caja general 100.000

311505 Cuotas o partes de capital 100.000

Registra el aporte del socio G. Facundo Morera a Todo Carro Ltda.

3. Aporte de accionista: si la sociedad es anónima, primero se registra el Capital por suscribir contra el Capital autorizado, luego los contratos de suscripción de acciones, el Capital suscrito por cobrar contra Capital por suscribir y por último cuando se recibe el dinero, Caja general contra la cuenta Capital suscrito por cobrar.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

310510 Capital por suscribir 1.000.000

310505 Capital autorizado 1.000.000

Registra el capital autorizado de Todo Carro S.A.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

310515 Capital suscrito por cobrar 100.000

310510 Capital por suscribir 100.000

Registra el contrato de suscripción de 100 acciones de Gilberto Facundo Morera

Códigos Cuentas Débitos Créditos

110505 Caja general 100.000

310515 Capital suscrito por cobrar

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