Cap. 5 Ejercicio 10 APA

EJERCICIO 10

CAPITULO 5 – MANUALES ADMINISTRATIVOS

Sugerencias

Puesto: Secretaria Ejecutiva

Depende de: Gerente de Compras , Gerente de Ventas Lo más conveniente es separar las Gerencias ya que ambas son de naturaleza contraria por lo que para tener un mayor control estas deben estar separadas.

Subordinado: Ninguno En el caso que trabaje para Gerencia de Compras o Gerencia General se debería contar con un mensajero ya que así lograremos que los trámites que necesitemos hacer puedan efectuarse de una forma más rápida.

Función Básica: 1. Apoyar al Director General y al Gerente de Compras y ventas.

2. Llevar la agenda de ambos.

3. Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite.

4. Informar de las últimas noticias en la empresa según sea su incumbencia.

5. Responder las llamadas telefónicas del departamento.

6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento.

7. Redactar las cartas, memorando, requisiciones que el Gerente General o el de compras y ventas requieran.

8. Preparar y ordenar la documentación y la información relacionada con los pagos de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa.

9. Mantener al tanto al director general de cualquier anomalía observada. 1. Sería de mayor utilidad contar con una secretaria para cada una de las gerencias y de la Dirección General.

2. Para tener un mayor desempeño y una mejor organización cada gerencia debe contar con su secretaria ya que así permitirá enfocarse sobre el objetivo.

3. La información debe archivarse tal como se recibe, se debe catalogar que tipo de información estamos recibiendo, debemos archivarla posteriormente de presentarle a nuestro jefe inmediato.

4. En el caso de la Dirección General es necesario que se informe de una manera completa ya que el Director General debe estar informado al 100% del manejo de la empresa, en el caso de de las Gerencias se debe informar lo relevante y darle mayor importancia a lo que tiene que ver con el departamento.

5. Se debe responder a las llamadas telefónicas de una forma muy amable ya que si bien es cierto la otra persona no nos ve pero si se nota en nuestras expresiones la forma de tratar a las personas.

6. Las decisiones deben tomar dentro del cargo que se asigne no sin pasar por alto ninguna jerarquía.

7. Redactar todo tipos de documentos que las Gerencias soliciten en una forma clara, breve y concisa.

8. Esta información debe ser enviada desde el departamento de contabilidad ya que son ellos quienes la emiten si puede hacer el trámite la secretaria para el envío pero posiblemente ella no cuente con todos los documentos que estos requieran.

9. Se debe informar todo aquello que tenga importancia

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