Caso Purchasing system español

Sistemas de compra

 El profesor Fernando Olivera prepara este caso bajo la supervisión de los profesores James A. Erskine y Michiel R. Leenders exclusivamente para proporcionar material para la discusión en clase.  Los autores no tienen la intención de ilustrar cualquiera  tratamiento correcto o incorrecto de una situación administrativa.  Los autores pueden haber disfrazado ciertos nombres y  otra información de identificación para proteger la confidencialidad. 

Era mayo de 2000 y Christine Clark, un especialista en implementación de tecnología, tuvo que  responder a la propuesta TSP Systems para el desarrollo de un sistema de software que  simplificaría e integrar el proceso de compra automatizado utilizado por el 191 escuelas en un distrito de Ontario, Canadá.  Christine reconoció que, aunque hay  fue una fuerte necesidad de tal sistema, no había una resistencia de manera similar a la fuerte  propuesta de otros en el Consejo Escolar del Distrito de Adelaide.

 La junta de distrito ESCUELA 

Se formó el Consejo Escolar del Distrito de Adelaide (ADSB) el 1 de enero de 1998  a través de la fusión de las cuatro juntas escolares previamente independientes en  Ontario.  Esta consolidación, como muchos otros en Ontario, fue el resultado de la  "Ley Menos School Boards" Bill 104 legislación.  El ADSB sirvió 161 escuelas primarias y 30 escuelas secundarias, con una población estudiantil de aproximadamente 90.000.  La Junta empleó a más de 8.000 empleados, incluyendo a los maestros y el apoyo  personal. 

Las principales funciones de la ADSB eran para administrar de forma centralizada el distrito de  presupuesto de la educación y la prestación de servicios, tales como finanzas, recursos humanos,  tecnología de la información y la compra y almacenamiento.

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 El departamento de compras 

El objetivo principal del departamento de compras en el ADSB era proporcionar una  función de compras centralizado para las escuelas en el distrito (Anexo 2 es una  organigrama del departamento de compras).  Esta función fue fundamental para  el funcionamiento de la Junta por varias razones:

 • Hubo economías de escala en la compra y procesamiento de pedidos  aumento del volumen y valor. 

 • procesamiento centralizado era crítico para el control de los gastos, el cumplimiento  las regulaciones gubernamentales y garantizar la compatibilidad de los nuevos equipos con  equipos y sistemas existentes.  Por ejemplo, el gobierno requiere que  compras en exceso de $ 50,000 pasan por una licitación formal,  proceso.  La compra de materiales y equipos para las escuelas requieren la  la consideración de una serie de factores de salud y seguridad, tales como la toxicidad de  materiales y colocación de equipos.  Además, era fundamental que, cuando  la compra de hardware y software, que sean compatibles con  equipos y sistemas ya existentes.  Departamento de compras de la Junta  facilitado todos estos procesos.

 • El departamento de compras trabajó con instalaciones de almacenamiento, que almacenan  suministros comunes y ayudaron a acelerar la entrega de suministros y equipo  a las escuelas y departamentos.

 • Por último, la función de compras centralizada estaba destinado a dar servicio a  maestros y personal de apoyo al reducir el tiempo y esfuerzo que de otra manera  pasar la adquisición de materiales de construcción por su cuenta.  Fue la entrega de este servicio que  fue en relación con Clark, mientras consideraba el sistema de adquisición de consumibles fue  no es ampliamente accesible y fácil de usar.

 CHRISTINE CLARK 

 Clark había trabajado para el departamento de compras de la junta escolar local para la  últimos 25 años.  Antes de la consolidación, que era un comprador mayor a cargo de  supervisar el funcionamiento del sistema de compras.  Después de la consolidación, su papel  Ahora se dividió entre los departamentos de compra y de TI.  ella se convirtió en  responsable de la mayoría de las compras relacionadas con la tecnología y el despliegue de la  basado en ordenador sistema de compras. 

 El proceso de compra 

 Había dos formas principales para realizar pedidos de consumibles a través de compras de la Junta  Departamento.  El primero fue a hacer pedidos a través de un sistema basado en computadora.  Esta  sistema era accesible sólo a personas designadas, por lo general secretarias de la escuela  y los administradores.  Usando el sistema basado en Oracle efectiva requerida algunos

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 grado de experiencia con las computadoras y la familiaridad con el software.  Bruce  Lawrence, un comprador de alto nivel, explica el problema con el sistema actual y el  la necesidad de un sistema más fácil de usar:

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