Compra De Articulos De Oficina Y Enseres

Contenido

Introducción: 2

Compra de artículos de oficina y enseres. 3

Concepto, importancia y características 3

Situaciones que le dan origen 8

Planeación de necesidades y estadística de consumo 8

Revisión periódica de cotizaciones 8

Existencia de seguridad 9

Problemas por sobre existencias o falta de existencia 10

Conclusión: 11

Introducción:

En toda empresa se utilizan los artículos de oficina y los enseres, son aspectos importantes en una empresa ya que son parte de una buena administración siendo estos los elementos que complementen el trabajo, en la actualidad, los accesorios de oficina se han vuelto indispensables.

Que sería de una empresa, sin los teléfonos, fax, plumas, hojas, escritorios, etc. Realmente no se pudiera llevar acabo gran parte del trabajo dentro de la empresa, en este trabajo se hablara sobre cuáles son los artículos de oficina y enseres más indispensables en una empresa, la importancia de saber sus mínimos y máximos, además de saber en cuales costos se puede incurrir por la falta de dichos artículos.

Compra de artículos de oficina y enseres.

Concepto, importancia y características

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto; siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados, y, la palabra “correcto(a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o “preciso”.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales.

Dentro de las compras de una empresa se debe de considerar tener un presupuesto para los artículos de oficina y enseres que esta requiera para el desarrollo de las actividades administrativas y actividades indirectas al proceso productivo.

Estos artículos están compuestos por toda la papelería y equipo como impresoras, escáner, copiadoras, teléfono, fax, escáner, escritorios y sillas etc. que se necesitan para llevar a cabo tareas de oficina.

Cada uno de estos objetos es necesario para desarrollar el trabajo cotidiano en la oficina. Esto no quiere decir, sin embargo, que una oficina no pueda funcionar sin fax o escáner; depende de las características de cada local.

Los equipos de oficina se compran con frecuencia y se consideran compras repetitivas, estas son compras que se requieren abastecer a corto plazo, debido a los cambios tecnológicos hoy en día es necesario modernizar el equipo de cómputo y sistemas administrativos electrónicos. Algunas décadas atrás, las oficinas debían contar con máquinas de escribir, un objeto que, en la actualidad, ha quedado obsoleto. El diseño y la decoración de las oficinas también han cambiado y, por lo tanto, se modifica el mobiliario frecuentemente.

Las compras frecuentes se caracterizan por muchos diferentes tipos de artículos, todos los cuales son de valor comparativamente bajo y que se necesitan de inmediato.

Para abastecer los enseres de oficina se puede emplear el procedimiento de hacer las requisiciones diarias y para hacer entregas en un lapso de 24 h, con procedimientos simplificados de facturación, y un catálogo completo de todos los artículos cubiertos, se puede negociar con un solo proveedor para que se realicen compras exclusivas con ellos durante un periodo determinado siempre y cuando se tenga el beneficio de obtener descuentos preferenciales.

Algunos enseres de oficina no son inventariados por su corto tiempo de vida así es que cada departamento puede almacenarlos en sus áreas de trabajo sin considerar tener un almacén solo para ellos.

A continuación se presenta un ejemplo de un proceso de compras basado en una “Orden de compra”.

Proceso de Orden de Compra

Cada departamento de la empresa puede cotizar sus artículos con los proveedores aprobados y entrega al departamento de compras la requisición de sus materiales solicitados especificando (cantidad, precio, descripción del articulo).

Compras tramita las condiciones de pago con el proveedor y establece la fecha y lugar de entrega en una orden de compra.

El proveedor recibe la orden de compra y surte la mercancía a la empresa con una copia de la orden de compra.

Almacén a través del área de recibos es el encargado de dar entrada a los artículos, revisar la descripción del artículo, la cantidad entregada, las condiciones físicas de los artículos y sella de recibido la hoja de remisión.

Almacén entrega la documentación (copia de la orden de compra y hoja de remisión) y los artículos al personal de compras para que este haga la entrega al personal responsable.

Después de recibida la mercancía compras procede a solicitar el pago a contabilidad en cuentas por pagar por medio de la orden de compra.

Contabilidad procede a pagar al proveedor a través de transferencias bancarias o cheques.

Para grandes corporativos es importante que se tenga un proceso establecido y controlado

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