Comprender el proceso de dirigir proyectos

Metodología para la formulación proyectos comunitarios

INTRODUCCION

COMPRENDER EL PROCESO DE DIRIGIR PROYECTOS

Desde tiempos prehistóricos los seres humanos han concebido y realizado proyectos, si comprendemos por tales a emprendimientos temporarios cuyo objetivo está dirigido a cubrir diferentes necesidades humanas. Los proyectos, forman parte de nuestras vidas y en general los llevamos a cabo descuidadamente, no nos esforzamos conscientemente por dominarlos o dirigirlos.

El Management de Proyectos es de desarrollo reciente, como esfuerzo consciente por coordinar lo más eficientemente posible un presupuesto, un plan y los recursos en juego.

QUÉ ES UN PROYECTO?

Es la búsqueda de una solución inteligente a un problema tendiente a resolver, fundamentalmente, necesidades humanas. Es la combinación de todos los recursos necesarios, reunidos en una organización temporal, para la transformación de una idea en una realidad.

Previamente a la realización de cualquier proyecto es preciso estudiar seriamente la viabilidad, la utilidad económica y social. Solo así es posible asignar los escasos recursos económicos al mejor proyecto y a la mejor opción.

Las características comunes de cualquier tipo de proyectos son las siguientes:

Están orientadas hacia un objetivo: consecución de determinados resultados. Los objetivos son los que impulsan los proyectos, ya que la planificación y el desarrollo se ponen en marcha para alcanzarlos.

Implican acometer coordinadamente un conjunto de actividades interrelacionadas: un proyecto es un sistema, por lo que es bueno que el manager de proyecto utilice conceptos de la Teoría de Sistemas y alguna metodología de análisis de sistemas.

Duración limitada: los proyectos se realizan en un periodo finito, tienen un principio y un fin, que se produce al alcanzar los objetivos básicos. Aunque es preciso reconocer que los proyectos tienen fecha de finalización bien definida, se debe tener en claro de que las responsabilidades del equipo de proyecto se extienden en muchos casos más allá de la entrega del producto.

Todas son, hasta cierto punto, únicas y no recurrentes: esta singularidad varia considerablemente de un proyecto a otro. Por lo tanto la experiencia pasada brinda poca orientación precisa acerca de lo que se puede esperar, esto agrega riesgo e incertidumbre a los proyectos.

QUÉ ES EL MANAGEMENT DE PROYECTO?

Hay una triple limitación que constituye el punto focal de la atención y la energía del proyecto, el management de proyecto está dirigido a llevar a cabo un proyecto lo más eficazmente posible, teniendo en cuenta las LIMITACIONES de TIEMPO, DINERO (y recursos en general) Y ESPECIFICACIONES.

Para hacerles frente a la triple limitación han surgido diferentes herramientas:

TIEMPO: Se establecen plazos y se trabaja con horarios y agendas. Se cuenta para ello con Herramientas de Planificación.

DINERO: Se maneja a través de Presupuestos: estimaciones de costo, control y seguimiento. Existen varias herramientas para manejar los recursos materiales y humanos.

ESPECIFICACIONES: Describen como debe ser el producto del proyecto y que debe hacer. Son notoriamente difíciles de establecer y controlar. Esta es la limitación más difícil de manejar.

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Hay diversas maneras de considerar el ciclo vital del proyecto, una de la más común estima que se divide en 4 grandes fases: Concepción del proyecto, Planificación, Implementación y Finalización.

Tiempo

Independientemente de cómo se considere el ciclo de vida el punto más importante es que a lo largo de su vida todo proyecto es dinámico, es un emprendimiento en continua evolución.

DINAMICA DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Se divide fundamentalmente en seis funciones, que se cumplen durante el curso del proyecto:

A).- Selección del Proyecto:

Los proyectos surgen de necesidades que debe ser satisfechas y debido a la existencia de recursos escasos se debe decidir y seleccionar en base a las necesidades, el coste que suponen, los recursos y la importancia relativa de satisfacer unas necesidades e ignorar otras. Tiene que ver con las prioridades y el Costo de Oportunidad.

Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario que este sea sometido al análisis interdisciplinario. Una decisión siempre debe estar basada en el análisis de un sinnúmero de antecedentes, con la aplicación de una metodología lógica que abarque la consideración de todos los factores que participan y afectan al proyecto.

A medida que avanza el estudio, las opciones son múltiples en tamaño, costos, tecnologías, organización, etc. Existen distintos criterios de evaluación que se utilizarán para la selección y que tiene que ver con los valores del decidido, con el contexto y los análisis: técnico, económico financiero, socioeconómico, ambiental, etc... Estos son los criterios que tendrá en cuenta el decidido para la aprobación o no del proyecto y de la mejor opción.

Se deberán tener en cuenta además los factores críticos de éxito, que son aquellos aspectos que necesariamente deben funcionar correctamente para que el proyecto, el proceso, la empresa sean exitosos.

Al momento de evaluar, previamente a la selección se deberá demostrar que:

-Se presenta una oportunidad para mejorar los resultados económicos, sociales y/o el posicionamiento de la entidad.

-Existe una demanda insatisfecha.

-La opción elegida es la mas conveniente técnica, social y económicamente.

-Se cuenta con recursos humanos y técnicos para ejecutar y operar el proyecto.

-El proveedor es confiable.

-Los riesgos están dentro de los parámetros aceptables.

-La solución es económicamente conveniente y su financiamiento posible.

-Que cumple con los criterios de evaluación del o de los decididores.

Métodos de evaluación económica de proyectos:

A continuación se presenta algunos de los métodos utilizados para evaluar económicamente a un proyecto; solo se los citan, pero el desarrollo metodológico puede ser revisado en cualquier bibliografía de finanzas:

1. VAN (valor Actual Neto), surge de descontar a una tasa, o costo de oportunidad del capital, los flujos esperados durante el desarrollo del proyecto y hasta una cantidad de años a definir o de funcionamiento en régimen de la solución implantada.

2. PERIODO DE RECUPERACIÓN, mide en que tiempo el proyecto devuelve su inversión inicial. No considera los flujos totales sino los necesarios hasta la recuperación.

3. TASA INTERNA DE RETORNO, es una medida de rentabilidad que surge de dividir el rendimiento sobre la inversión. Es la tas que

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