Comunicacion En La Empresa

1. Que Es La Comunicación.

Es el proceso en que dos o más personas intercambian y entienden información, en general con la intención de motivar la conducta o de influir en ella. No es solo transmitir información. Esta distinción entre compartir y proclamar es indispensable para una administración eficaz.

2. El Proceso de la comunicación.

Muchos creen que la comunicación es simple porque se comunican de modo espontaneo o sin esfuerzo. Pero suele ser compleja, y las posibilidades de enviar o de recibir mensajes erróneos son infinitas.

Para comprender mejor la complejidad del proceso comunicativo se tienen los siguientes elementos clave:

El emisor es el que desea transmitir una idea o concepto buscar información o expresar una idea o emoción. El emisor codifica la idea seleccionando símbolos con los cuales forma un mensaje.

El receptor es la persona a quien se dirige el mensaje. El receptor decodifica los símbolos e interpreta el significado del mensaje.

El mensaje es la formulación tangible de la idea que se transmite al receptor. Se envía a través de un canal, que es el portador de la comunicación. El canal puede ser un reporte formal, una llamada telefónica, un correo electro o una reunión personal.

La codificación y la decodificación son fuentes posibles de errores en la comunicación, pues el conocimiento, las actitudes y la personalidad son filtros y producen "ruido" al traducir los símbolos en significado.

La retroalimentación se da cuando el receptor responde a la comunicación con un mensaje de retorno. Sin ella, la comunicación tiene una dirección; con ella, tiene dos direcciones. La retroalimentación es un instrumento potente de una buena comunicación, ya que permite al emisor determinar si el receptor interpreto correctamente el mensaje.

3. Comunicación Interpersonal.

Una buena comunicación puede interrumpirse si el emisor y el receptor no codifican o decodifican el lenguaje en la misma forma. Por ejemplo: si no habla el mismo idioma. Sin embargo la comunicación se interrumpe a veces entre hablantes de un mismo idioma.

Ello obedece a múltiples factores. Por ejemplo, la selección de un canal puede determinar si el mensaje será o no distorsionado por el ruido y la interferencia.

En conclusión, si los ejecutivos quieren ser buenos comunicadores, es preciso que sepan como los factores interpersonales (canales de comunicación, conducta no verbal y escuchar) mejoran o deterioran la comunicación.

Factores interpersonales

• Canales de la Comunicación.

Los ejecutivos tienen a su disposición muchos canales a través de los cuales comunicarse con sus colegas o sus subordinados. Pueden discutir un problema personalmente, usar el teléfono, enviar un correo electrónico, escribir un memorando o una carta, o colocar un mensaje en un boletín, lo que sea más conveniente para el mensaje.

Los canales con que cuentan se clasifican en una jerarquía basada en la riqueza de información. La riqueza del canal es la cantidad de información susceptible de transmitirse durante una comunicación.

La Discusión personal es el medio más rico, porque permite el contacto directo, varias pistas de información, retroalimentación inmediata y un interés personal.

Las conversaciones por teléfono ocupan el segundo lugar en la jerarquía de riqueza. Aunque no se da el contacto ocular, ni se ve la postura del interlocutor ni otro tipo de indicios del lenguaje corporal, la voz humana transmite enorme cantidad de información psicológica.

Los mensajes electrónicos, o correo electrónico, se utilizan cada día mas para comunicaciones que antes se realizaban por vía telefónica. Sin embargo, Los mensajes por correo electrónico a veces se malinterpretan porque carecen de pistas verbales y visuales.

Las cartas y los memorandos ocupan un lugar todavía mas bajo en la jerarquía de riqueza de los canales. Pueden centrarse en la persona, pero transmiten solo las señales escritas en papel y suministran retroalimentación lentamente.

Los medios menos ricos son los medios escritos impersonales: volantes, boletines e informes de computadora. No se concentran en un receptor, utilizan pocos estímulos informativos y no permiten la retroalimentación.

Los ejecutivos no deben olvidar que cada canal ofrece ventajas y desventajas; todos son un medio eficaz en las circunstancias apropiadas. La selección de un canal depende de si el mensaje es rutinario o no. Los mensajes no rutinarios suelen ser ambiguos, se refieren a sucesos novedosos y generan malos entendidos. A menudo caracterizan por presiones de tiempo y por la sorpresa. Los ejecutivos pueden comunicarlos bien escogiendo canales ricos. En cambio, una comunicaci6n rutinaria simple y fácil. Los mensajes rutinarios transmiten datos o estadísticas; a veces se limitan a poner en palabras lo que los ejecutivos ya aceptaron y saben. Pueden realizarse eficazmente mediante un canal de menor riqueza. Deberá recurrirse a la comunicación escrita cuando la audiencia esta muy dispersa o cuando la comunicación es "oficial" y se requiere un registro permanente.

• Comunicación No Verbal.

Los ejecutivos usan símbolos para comunicar lo que es importante. Se les observa; y su comportamiento y su aspecto, acciones y actitudes representan lo que aprecian esperan de los demás.

La comunicación no verbal se refiere a los mensajes enviados a través de las acciones y conductas, no a través de palabras. En general, la comunicaci6n no verbal es inconsciente o subconsciente, pero constituye una parte importante de los mensajes que enviamos y recibimos. Los ejecutivos se sorprenden al enterarse de que las palabras transmiten poco significado. En gran medida los conocimientos comunes obtenidos mediante la comunicación provienen de mensajes no verbales: expresión facial y voz, gestos, postura y vestimenta.

El tono de voz de una persona o el brillo de sus ojos pueden indicar algo totalmente distinto a lo que dicen sus palabras. Los mensajes no verbales transmiten ideas y sentimientos con mayor fuerza que las palabras, así sean las seleccionadas con mayor meticulosidad. Los sentimientos reales se expresan en forma elocuente mediante el lenguaje corporal.

• Escuchar

Una de las herramientas más eficaces de la comunicación es escuchar tanto a los empleados como a los clientes.

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