Control Interno

6 Efectivo

3.6.1 Fondos de Caja Chica

No se efectuará desembolsos en efectivo sino para necesidades urgentes de valor reducido y sobre un

fondo, previamente establecido formalmente de acuerdo con las necesidades de la empresa.

La mecánica de un fondo de Caja Chica ahorrará tiempo y permitirá que las transacciones de valor

reducido sean reconocidas y registradas oportunamente. El fondo será administrado mediante reembolsos, 30

de conformidad con los comprobantes que para el efecto se presenten. En ningún momento el valor del

fondo y de cada desembolso, excederá el límite que determine los reglamentos emitidos al efecto.

Para fijar su límite se tendrá en cuenta el flujo mensual del movimiento de gastos menores. Los

reembolsos se efectuarán a nombre del encargado, cuando esté por agotarse el fondo o por lo menos una

vez al mes.

El fondo de caja chica se utilizará únicamente para pagos urgentes de menor cuantía y no para

desembolsos por operaciones regulares.

3.6.2 Responsable de Fondo de Caja Chica

El responsable del fondo de caja chica será un empleado independiente del cajero y de otros empleados

que manejen dinero o efectúen labores contables.

El encargado del fondo debe ser ajeno al cumplimiento de otras funciones financieras. La independencia

del responsable del fondo evita confusiones en su utilización, logra comprobaciones ágiles del

movimiento efectuado y mantiene un adecuado control interno. Los deberes del encargado del fondo

deben ser claramente definidos por escrito, además de sus deberes normales.

3.6.3 Manejo de Fondos de Caja Chica

Los pagos con el fondo de caja chica se efectuarán respaldados por comprobantes debidamente

preparados y autorizados.

El descargo de responsabilidades se efectúa únicamente a base de comprobantes de soporte legalizados y

verificados; es por esto que el responsable del fondo fijo exigirá que se cumplan las disposiciones

referentes a su manejo. Los reembolsos se efectuarán luego de que los comprobantes hayan sido revisados

y verificados por parte de los empleados responsables del control previo sobre gastos.

3.6.4 Ingresos para Depósitos

Los ingresos en efectivo o valores que lo representan serán debidamente revisados, registrados y

depositados intactos dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a su recepción.

El hecho de efectuarse los depósitos intactos garantiza cualquier tipo de revisión y facilita las labores de

auditoría para el área de efectivo.

Por ningún concepto el dinero proveniente de los ingresos se empleará para cambiar cheques personales,

efectuar desembolsos de la institución o cualesquiera otros.

Se entiende por efectivo, las monedas, billetes, cheques y cualquier otra forma de orden de pago

inmediata.

3.6.5 Arqueo de Fondos31

Todos los fondos de la entidad estarán sujetos a comprobaciones periódicas por medio de arqueos

sorpresivos.

Los arqueos serán efectuados sobre todos los fondos y valores propiedad de la entidad, en forma

simultánea, incluyendo los que se encuentran en poder de recaudadores u otros funcionados y empleados.

Se deja constancia escrita y firmada por las personas que participen en los arqueos.

Los arqueos deben realizarlos empleados independientes del manejo de efectivo o de su registro contable,

por lo menos una vez al mes, sin crear rutina.

3.6.6 Fondos Rotativos

Fondo rotativo es una cantidad fija asignada para un proyecto, programa o propósito específico.

Todo fondo rotativo será mantenido en cuenta de cheques a nombre de la empresa, identificando el

proyecto, programa o propósito específico.

El número de fondos rotativos debe ser restringido al mínimo posible. Puede crearse un fondo de caja

chica destinado a gastos pequeños cuyo encargado será diferente al de custodia y manejo del fondo

rotatorio y destinado para gastos pequeños. Para determinar el responsable y el manejo del Fondo Rotativo

se aplicará lo establecido para el fondo de caja chica.

3.7 Bancos

3.7.1 Apertura de Cuentas Bancarias

Las cuentas bancarias serán abiertas bajo la denominación de la entidad y organismos y su número se

limitará al estrictamente necesario.

Mientras más reducido sea el número de cuentas bancarias de cada entidad se podrá mantener un mejor

Control Interno sobre las mismas. Las oficinas regionales, departamentales, sucursales o agencias, abrirán

sus cuentas con el nombre oficial de la entidad seguido de su denominación específica.

3.7.2 Manejo de Cuentas Bancarias

Se designará por escrito a los funcionarios, titulares y suplentes, de la empresa para ordenar el egreso

de sus fondos.

Los funcionarios autorizados para representar a la entidad ante el banco, no deberán ejercer las siguientes

funcionares:

- Manejo de ingresos de caja;

- Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; y,

- Recepción o distribución de inventarios, materiales y suministros32

Si se produjera la vacante de algún funcionario autorizado, el titular de la entidad comunicará al banco

inmediatamente el hecho y designará al nuevo funcionario autorizado.

Se reglamentará la emisión de cheques, debiendo registrarse dos firmas, de acuerdo al monto de las

operaciones.

3.7.3 Desembolsos con Cheques

Todos los desembolsos serán efectuados por medio de cheques o transferencias electrónicas, a

excepción de los egresos del fondo de caja chica.

La propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de las erogaciones deben quedar perfectamente

establecidas en cada documento que soporte un desembolso con cheque, o en su caso por transferencias

electrónicas de dinero, a fin de facilitar su identificación y revisión posterior. Los pagos por concepto de

sueldos o salarios, en lo posible, se ajustarán a esta norma, salvo los casos de depósitos o transferencias

directas a las cuentas de los colaboradores.

Se deberán sellar con la leyenda PAGADO todos los comprobantes que soporten las erogaciones

indicando la fecha y número de documento con que se pagaron.

3.7.4 Prohibición de Suscripción de Cheques en blanco y/o al portador

Por ningún concepto se girarán cheques en blanco o al portador.

La empresa cautelará y adoptará las medidas de seguridad correspondientes a fin que el giro

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