Control de Gestión es el proceso administrativo que sirve para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos

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Introducción

Por concepto se entiende que el control de gestión es el conjunto de procesos que la empresa aplica para asegurarse de que las tareas que en la misma se realizan están encaminadas al cumplimiento de sus objetivos. Estos objetivos han sido previamente definidos y avalados por la empresa. De esta forma el control de gestión no se limita a comprobar si las tareas que se asignadas y/o decisiones establecidas han sido correctas, más que eso, se encarga de influir y orientas el comportamiento de la organización para que así alcance los objetivos definidos y desafíos adquiridos.

En resumen, Control de gestión es el proceso administrativo que sirve para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos organizacionales previstos por la empresa, es por esto que nosotros hemos evaluado el pequeño negocio de una dueña de casa que cocina y vende almuerzos a locaciones cercanas a su hogar con el fin de generar sus propios ingresos, en donde buscamos identificar las principales falencias del negocio, con el fin de establecer procedimientos y procesos básicos, y de cierta forma ordenar este negocio para generar los resultados esperados.

1. Problemáticas

Luego de hace un seguimiento profundo a las distintas etapas del proceso de producción de las colaciones, detectamos una serie de fallas que atentan contra la rentabilidad del negocio. A continuación, detallaremos los principales problemas:

Respecto de los precios

Costos de producción mal calculados: El cálculo de los costos de producción los hace solo considerando las materias primas o ingredientes de sus preparaciones, sin considerar factores relevantes de la producción como gas, agua, electricidad, los cuales, al no ser medidos, se diluyen en el gasto mensual del departamento, además de no considerar su propio trabajo. En definitiva, el precio que pagan los clientes por los productos puede ser incluso menor al costo real de los productos.

Bajo margen de ganancias: Para lograr un precio accesible de sus clientes tiene bajos precios, lo que hace que finalmente el margen de contribución del negocio sea muy bajo.

Respecto de la infraestructura

Cocina y equipamiento de uso casero: Al tratar de cocinar grandes cantidades en ollas y cocina pequeña, necesita hacer varias veces el mismo proceso. Por ejemplo: si requiere cocinar 6 paquetes de tallarines, lo cual podría demorar entre 20 a 30 minutos en prepararse de una vez, tiene que cocinar 2 paquetes a la vez, multiplica este tiempo a 2 o 3 veces, finalizando este proceso después de más de una hora de producción.

Espacio limitado para operar: La pequeña cocina y la gran cantidad de almuerzos que requiere producir, la lleva a tener los mesones llenos de paquetes de ingredientes, preparaciones parciales, entre otros elementos ajenos a la producción que bloquean los pocos espacios disponibles para trabajar, entorpeciendo el trabajo extendiendo innecesariamente los tiempos de cocina.

Respecto de la demanda

El horario de confirmación de pedidos es hasta las 10:30 de la mañana, lo que le consideramos muy justo si consideramos que a las 13:00 debe estar en el primer punto de entrega.

La demanda de los almuerzos es muy irregular. Dentro de la semana vemos días donde le piden 2 almuerzos y otros días donde los pedidos pueden elevarse a 16 almuerzos. Esta falta de continuidad en la demanda hace complicada la estandarización de procesos de producción, la optimización de materias primas y la estimación de ingresos.

Respecto de los proveedores

Al tener poca claridad de la demanda diaria, la compra de materias primas perecibles se hace muy complicada. Es difícil estimar si hay una demanda muy desigual de una jornada a otra.

Dentro de la semana define días específicos para comprar a proveedores con buenos precios como supermercados mayoristas o La Vega.

Dado que su capital de trabajo es poco, compra las materias primas muy justas para el día, entonces si le piden más colaciones o si tiene algún problema con alguna materia prima, se ve obligada a realizar compras de contingencia con proveedores cercanos al domicilio que tienen precios más elevados lo que hacer que su margen de utilidad se reduzca peligrosamente.

Respecto de la fase de entrega

Dado que sus principales clientes están en las construcciones cercanas, y los horarios de estos obreros son muy acotados, entre las 13:00 y las 14:00 horas, no tiene la posibilidad de manejar los tiempos cuando tiene imprevistos, ya que se ve obligada a estar poco antes de las 13:00 horas en una obra, se ve imposibilitada de buscar clientes en otras obras cercanas.

Afortunadamente gran parte de estos problemas dependen exclusivamente de ésta señora y no a agentes externos, por lo que con una buena programación y correcta gestión de producción podemos lograr mejoras significativas del negocio.

1. Propuestas

Precios                

• Realizar control de gastos ordenadamente en una planilla Excel
• Considerar todos los gastos asociados        (gas, agua, electricidad, bencina) y no solo los de las materias primas
• Determinar margen de contribución esperada en el mes el cual se consideró como $300.000        

Infraestructura        

• Considerar inversión en utensilios semi-industriales como ollas arroceras de mayor tamaño para realizar menú diario, esto evitara cocinar varias veces mismo menú
• Planificar mejor los tiempos de producción

Proveedores        

• Hacer las compras una vez a la semana para todo el menú, ya sea en la vega central o en un supermercado
• Evitar hacer compras fuera de lo planificado ya que implican tiempo extra y costos mayores

Demanda        

• Realizar un mínimo de producción de 15 pedidos diarios, además considerar producir 2 o 3 pedidos extras en base a la consulta que realice diariamente, en caso de tener sobrantes los repartirá en lugares aledaños

Entrega                 

• Entregar en la construcción con mayor demanda, luego seguir vendiendo en lugares aledaños en caso de tener pedidos sobrantes

Calculadora de Cantidades y Costos

Se creó una matriz en Excel (se adjunta archivo) la cual sirve para calcular cuánto comprar y cuál será el costo de las materias primas para poder preparar los distintos menús.

Esta calculadora tiene un uso muy sencillo, ya que solo debe indicar cuantos platos quiere producir, y la matriz calculará cuanto debe comprar de cada uno los ingredientes base además de entregar el costo de estos.

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