Control de costos de proyectos

Control de costos de proyectos

Usted es el gerente del proyecto que se acerca al final de un proyecto relativamente grande, complicado y de largo plazo. Está razonablemente satisfecho con el resultado: según su conocimiento, el proyecto está logrando lo que estaba destinado a hacer, dentro del cronograma planificado y los objetivos de costos. Ha realizado un seguimiento diligente de sus solicitudes y la hoja de cálculo de costos de su proyecto está actualizada y sin embargo, en este punto, recibe una llamada del grupo Contabilidad que dice que está superando radicalmente el presupuesto. El contador está en estado de pánico, pensando que parte de la culpa caerá en su camino. Las facturas se están acumulando y el costo objetivo ya es un recuerdo lejano. El único enfoque disponible para usted ahora es examinar todas las facturas y determinar qué sucedió. Esto demuestra ser una empresa difícil, las facturas pueden no estar siempre vinculadas a una orden de compra, o puede haber múltiples facturas contra una sola orden de compra. Verá cargos que no reconoce, que debe perseguir. Incluso puede ver cargos provenientes de la organización, incluidos algunos que involucran cargos laborales asociados con el inicio. Ahora tiene semanas de trabajo por delante y el proyecto está en marcha. El tiempo es algo que no tiene. Con toda probabilidad, está trabajando en un entorno "no proyectado". En este tipo de entorno, los sistemas y la cultura a menudo no respaldan adecuadamente el control de costos del proyecto. Las personas se miden y las recompensas se basan en el desempeño diario, semanal, mensual y anual de la empresa. El personal tiene que ocuparse de su proyecto más allá de sus requisitos de trabajo diario, y probablemente lo hará tan rápido como pueda. Es posible que los números de cuenta específicos de su proyecto no se hayan establecido porque, históricamente, todos los proyectos se capturan en una cuenta universal. Las órdenes de compra no pueden vincularse automáticamente a las solicitudes. Si hay bienes físicos involucrados, su personal receptor puede no reconocer que el artículo es parte de un proyecto. Los artículos electrónicos y el software asociado serán aún más confusos. Por ejemplo, la recepción del software descargado no tiene una etiqueta física para colgar la documentación, y un controlador se parece mucho a cualquier otro controlador. Ahora tiene muchas semanas de investigación detallada, al final de las cuales puede haber algunas acciones difíciles. Incluso si se han encontrado cargos extraños, esos cargos tienen que ir a algún lado. En el caso de que esté realmente por encima del presupuesto, se debe obtener la aprobación de la administración adecuada. Su credibilidad no será particularmente alta. Este no es un buen resultado para un gerente de proyecto. Este resultado podría haberse evitado. Las acciones necesarias para evitar tal escenario deben llevarse a cabo mucho antes en el proyecto, preferiblemente en la contratación o poco después de ser asignado como Gerente de Proyecto. La primera acción necesaria es reunirse con su personal de Contabilidad, Compras y Recepción. Estas personas pueden pensar que usted está cazando furtivamente en sus áreas de autoridad, y pueden ser resistentes al cambio. Puede lidiar con esto dejando en claro que no está buscando autoridad operativa sobre su función, sino que debe tener cierto control sobre su proyecto. Se debe prestar atención a los mecanismos de control de costos y comunicación, y qué significa el control. Primero: oficialmente, el compromiso de gastos es la orden de compra; sin embargo, el control del costo debe ocurrir en el momento en que se emite la solicitud. Aquí es donde comienza su hoja de cálculo. Esta hoja de cálculo contiene el número de solicitud, el proveedor, la cantidad, los contactos de proveedores que considere necesarios, el total acumulado, la cantidad restante y el índice de costos, y se actualizará con el número de orden de compra, la fecha de emisión y la fecha de entrega. Tomará algún tiempo crear y mantenerse actualizado, pero será un ahorro de tiempo a largo plazo. Las solicitudes tienen su propio proceso de aprobación y gestión apreciará su capacidad para mostrar el estado del costo del proyecto en el momento de la aprobación. Por cierto, esta hoja de cálculo se puede ampliar para incluir números de serie de artículos, información de garantía y contactos de servicio. Esto será un ahorro de tiempo para su personal operativo. Una copia de la hoja de cálculo del proyecto debe estar abiertamente disponible para todos los interesados del proyecto. Esto es fácil de hacer si tiene una LAN o Internet habilitado, con la ubicación de la hoja de cálculo comunicada como parte de los informes del proyecto. El uso de un software de gestión de proyectos más avanzado es ciertamente apropiado; sin embargo, estos paquetes de software a menudo no están disponibles universalmente para todas las partes interesadas. Además, todas las partes interesadas pueden no ser totalmente capaces en el uso de dicho software. La mayoría del software más avanzado tiene la capacidad de exportar datos específicos a una hoja de cálculo. Sin embargo, la administración de la exportación

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