Control

CONTROL

Concepto.

Si el control se estudia como la última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar al proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos, desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido.

Elementos

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

Con base en estos elementos, se puede definir el control como “La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.”

Importancia

El control es de vital importancia dado que:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los panes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas, y los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporcionan información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios.

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio.

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grupo de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida..

Ejemplo. Cuando se va a crear una obra la responsabilidad se reparten entre los capataces y también autoridad pero para estos ha ye que tener los objetivos muy claros para ver que la autoridad está siendo debidamente ejercida.

De los objetivos.

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control está relacionado directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecutivamente, pérdidas de tiempo y dinero.

Ejemplo:

El control va ligado con los objetivos, los cuales deben estar bien claros para poder alcanzar todos y cada uno de ellos, sin in objetivo bien claro no se podría llegar a la meta especificada a la que se quiere llegar siguiendo un debido margen de medidas y estándares mismos que se. Realizan con base a los objetivos.

En la vida cotidiana la mayoría de las personas siguen objetivos como cuando haces una receta de comida sigues los estándares para el objetivo que es realizar el platillo deseado que a fin de cuentas es un objetivo. Otro muy conocido es una empresa cuando realizas el producto o busacas ,as clientes para ganar dinero.

De la oportunidad.

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

Ejemplo. La empresa siempre busca la oportunidad de ir y ofrecer su producto para que el cliente compre el producto.

De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de toma de medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

Ejemplo: Cuando existe una traba para seguir con tu objetivo ya sea en una empresa o en tu vida cotidiana siempre se busca la manera de checar como ase solucionara

Costeabilidad.

el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el: de nada servirá establecer un sistema de control y el tiempo que implica su implantación.

Ejemplo. cuando haces un gasto debes comprobar que sea un gasto necesario y no una perdida de dinero como cuando haces las compras siempre buscas lo que mas te pueda servir y a un precio adecuado.

De excepción.

El control debe aplicarse, preferentemente,

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