Controles

El control se define como cualquier proceso que dirige las actividades de los individuos hacia el cumplimiento de las metas de la organización. Se trata de cómo los administradores efectivos se aseguran de que las actividades se desarrollen conforme a lo planeado. Los administradores pueden aplicar 3 estrategias amplias para alcanzar el control en una organización:

• Control Burocrático: Es el uso de reglas, regulaciones y autoridad para guiar el desempeño. Incluye elementos como presupuestos, reportes estadísticos y valoraciones sobre el desempeño para regular el comportamiento y los resultados.

• Control de Mercado: Implica el uso de mecanismos de fijación de precios e información financiera para regular las actividades dentro de las organizaciones.

• Control de Clan: Se basa en la idea de que los empleados pueden compartir los valores, las expectativas y las metas de la organización y actuar conforme a ellas, es entonces cuando los controles formales pueden volverse menos necesarios.

Sistemas de Control Burocrático

Están diseñados para medir el avance hacia las meta de desempeño, y si es necesario para aplicar medidas correctivas que garanticen que el desempeño alcance los objetivos del administrador. Los sistemas de control detectan y corrigen variaciones significativas, en los resultados de las actividades planeadas.

Etapas de un sistema de control típico:

1. Paso 1; Establecimiento de estándares de desempeño. Toda organización se fija metas relacionadas con rendimiento, innovación, satisfacción de grupos interesados y otras. Un estándar es el nivel de desempeño esperado con respecto a una meta determinada. Se establecen estándares para todas las actividades, financieras, operativas, legales, etc; y se establecen respecto de y la cantidad, la calidad, el tiempo que se utiliza y el costo.

2. Paso 2; Medición del desempeño. El segundo paso del control del proceso es medir los niveles de desempeño. Los dato relativos al desempeño provienen de 3 fuentes distintas; informes escritos, que incluyen impresiones por computadora; informes orales, que se presentan cuando un vendedor se pone en contacto con su jefe inmediato al terminar cada día de negocios e informar respecto a los logros; y la observación personal que comprende acudir a las áreas de actividad y observar lo que sucede. Esta inspección incluye los métodos de trabajo, las señales no verbales de los empleados y la operación en general.

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3. Paso 3; Comparación del desempeño con el estándar. El administrador evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones estándar, en otras, aún pueden ser importantes. El principio de excepción administrativa establece que el control aumenta cuando la atención se centra en las excepciones, o desviación importantes, respecto del resultado de la norma esperada.

4. Paso 4; Tomar medidas para corregir los problemas y reforzar los éxitos. La última etapa en el proceso de control es tomar medidas apropiadas donde hay desviaciones significativas.

Existen 3 enfoques para el control burocrático. El control preliminar, se efectúa antes de que inicie la operación y comprende políticas, procedimientos y reglas que se diseñan para garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo de forma adecuada. El control concurrente se realiza al mismo tiempo que los planes se ejecutan. Comprende dirección, supervisión y actividades de ajuste de las actividades. Por su parte, el control de retroalimentación, se centra en el empleo de la información relativa a resultados para corregir desviaciones del estándar aceptable a medida que éstas se presentan.

El sistema Six Sigma es una de las herramientas más importantes que han surgido en materia de control de calidad, Sigma es la letra griega, que se usa en estadística para designar la desviación estándar estimada, o la variación en el proceso. Indica que tan seguido se presentan defectos en un proceso. Cuanto menor sea el número sigma, mayor sea el nivel de variaciones o defectos. Cuanto más grande sea el numero sigma, menor será el nivel de variaciones o defectos.

En un nivel Six Sigma, un proceso produce menos de 3.4 defectos por millón, lo que significa que está operando con un nivel de precisión de 99.99966. Six Sigma ha sido criticado por no brindar resultados siempre en los negocios, una probable razón es que se concentra su parte central sólo en eliminar los defectos en el proceso y no en determinar cuál es el proceso más adecuado para la organización.

Las auditorías administrativas se han desarrollado como un medio para evaluar la efectividad y eficiencia de diversos sistemas dentro de una organización, desde programas de responsabilidad social,

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