Definición del Concepto Control

CONTROL

“si un navio no sabe a que puerto se dirige, ningún viento le es favorable

El control es un elemento vital de un sistema administrativo, ya que permite a las empresas autoregularse y mantener su desarrollo en los términos deseados desde la planeación.

Existe una premisa administrativa que señala que “solo lo que s mide se puede mejorar” sin control no es posible asegurar y mantener un sistema de calidad, tanto en los productos y servicios de las empresas como en los procesos que utilizan para producirlos.

Las empresas operan en medios cambiantes y son altamente sensibles respecto de lo que sucede externamente, de ahí que los planes, procesos, programas, estructuras e incluso el comportamiento de los miembros del equipo de trabajo varié conforme se actúa. Esto obliga a las empresas a establecer controles para conocer el grado de variabilidad entre lo que se planeo y lo que se esta logrando o se logro. Esta información permite a la empresa analizarlos comportamientos y tomar las acciones correctivas correspondientes de forma que se alcancen lo mejor posible sus planes.

Un problema se define como una desviación de la normalidad o la norma, de ahí que sin normas no es factible diagnosticar problemas organizacionales; por esto la planeación y el control están muy ligados. Los planes son puntos de referencia, de efectividad deseada administrativa; cualquier desviación de ellos se considera un problema.

El termino control es un concepto relativamente moderno, producto de la revolución industrial; fue acuñado en Francia, aunque ahora es universal no solo en administración, sino en muchas otras disciplinas. El termino viene de contra y rol. Es una comparación con la lista o plan original (rol). Se cuenta que fue en la educación donde se utilizo por primera vez, ya que en una ocasión un profesor utilizo la lista de asistencia para exigir los trabajos requeridos a los alumnos y dijo: “entreguen las tareas contra el rol”. Sin embargo, este termino evoluciono fundamentalmente gracias a la administración y a la teoría de sistemas, ya que , conforme a esta ultima teoría, el control es:

Un elemento del sistema que permite que las variables se comparten dentro de lo deseado.

Definición del concepto control

Los conceptos ampliamente aceptados son:

“Proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas”

Freeman y Stoner

“Función que consiste en determinar si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos, y en tomar medidas correctivas en caso negativo”

Hermanos McHugh

“Establecimiento de sistemas que permiten medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si han obtenido lo que esperaban, corregir, mejorar y formular planes.

Agustín Reyes Ponce

Como se aprecian en las definiciones citadas, el, propósito del control es mantener la empresa u organización en el equilibrio deseado de ingresos, egresos, utilidades, producción, calidad de sus productos, etc. Todo sistema requiere equilibrio para funcionar; un ejemplo muy sencillo es el termostato de un calentador de agua domestico, el cual tiene como función controlar la temperatura del agua conforme lo desea el usuario. Recuerde que si la temperatura sube de un nivel programado, el termostato (programado de control) cierra la salida del gas en combustión, y cuando la temperatura es inferior a la deseada, el termostato permite la salida del gas.

El equilibrio de los sistemas se conoce como homeostasis, es decir, mantener un equilibrio dentro de la variabilidad aceptada. Esto se aprecia en la figura 13.1, que indica lo siguiente: el eje vertical representa la temperatura máxima y mínima aceptada (programada), y el eje horizontal indica el tiempo transcurrido en relación con las temperaturas. Las curvas indican la variabilidad de la temperatura en homeostasis y los puntos de inicio de acción correctiva al exceder el estándar. La figura 13.1 permite comprenderla razón de ser de los controles, ya que sin ellos no funciona un organismo. El cuerpo humano cuenta con extraordinarios mecanismos de control que le permiten tomar medidas correctivas y preventivas permanentemente; asi, los dolores son un aviso de una posible enfermedad, como cuando nos duele una muela por caries. Igualmente, tenemos termostatos que nos avisan si debemos cubrirnos o no.

Estamos seguros de que ninguna persona se subirá con un piloto de carreras, pues aunque la experiencia de este y su “intuición” asombrosa le ayuden a manejarlo, no será suficiente para confiarle nuestra vida.

Las organizaciones son iguales, requieren muchos instrumentos de control para manejarse en el nivel de competitividad exigido hoy en día. Los comerciantes pequeños solo utilizan la caja registradora como instrumento de control, y por lo mismo no se desarrollan. Cuando mucho, tienen un libro de ingresos y egresados, y esto solo porque lo exige el físico.

La administración técnica implica el desarrollo de muy buenos controles para conocer el comportamiento de los niveles de producción, ventas, finanzas, comportamiento del personal, etcétera.

Los japoneses centraron la estrategia de desarrollo de sus industrias en la calidad de sus productos, e incluso capacitaron a los obreros para que fueran los supervisores de la calidad, cambiando así el concepto estadounidense de control de calidad, que se hacía al final, cuando los productos ya estaban hechos, en lugar de prevenir las fallas. Kaoru Ishikawa incluso propuso la desaparición del concepto de control por el de calidad total, ya que para el control y calidad es reiterativo; lo importante es la calidad total. Los círculos de calidad son unidades de observación y de proposición de soluciones manejadas por obreros para garantizar la calidad.

Elementos del concepto:

Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas.

El objeto del control es prever y corregir los errores

Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados

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