GESTION DE LOS INTERESADOS Y ADQUISICIONES PMI

GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

Los interesados son personas y organizaciones que participan de forma activa en el Proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por la ejecución del Proyecto o de su conclusión. Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variable al participar en un Proyecto.

La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de los interesados en el Proyecto. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el Proyecto no se desvíe de su curso, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el Proyecto.

Una tarea fundamental del director de Proyectos será identificar a todos los Interesados que puedan influir de una manera positiva o negativa en el Proyecto.

Identificar a los Interesados

El propósito de este proceso directivo es identificar a todas las personas y organizaciones afectados por el Proyecto y documentar cualquier información relevante acerca de su interés, influencia, actitud y compromiso con el éxito del Proyecto.

Es crítico para el éxito del Proyecto identificar los actores interesados temprano, y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia. Se trata de maximizar las influencias positivas y mitigar los potenciales impactos negativos.

Entradas

• Acta de Constitución del Proyecto.
• Documentos de Adquisición.
• Factores Ambientales de la Empresa.
• Activos de los Procesos de la Organización.

Herramientas y técnicas

• Juicio de Expertos.
• Reuniones.
• Análisis de los Interesados.

Salidas 

• Registro de Interesados.

Planificar la Gestión de los Interesados

Consiste en desarrollar estrategias de gestión apropiadas para hacer participar de manera efectiva a los Interesados durante todo el ciclo de vida del Proyecto, basándose en el análisis de sus necesidades, intereses e impacto potencial en el éxito del Proyecto.

Entradas

• Plan para la Dirección del Proyecto.
• Registro de Interesados.

Herramientas y Técnicas

• Juicio de Expertos.
• Reuniones del Equipo de Proyecto.
• Técnicas Analíticas

Salidas

• Plan de Gestión de los Interesados

Gestionar la Participación de los Interesados

Este proceso consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan. Implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el Proyecto para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos

 Gestionar la participación de los interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del Proyecto, al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.

Entradas

• Plan de Gestión de los interesados.
• Plan de Gestión de las Comunicaciones.
• Plan de Gestión de cambios o registro de cambios.

Herramientas y técnicas

• Métodos de comunicación.
• Habilidades Interpersonales
• Habilidades de Gestión

Salidas

• Registro de incidentes
• Solicitudes de Cambio

Controlar la Participación de los Interesados

Es el proceso de seguimiento de manera global a los Interesados en el Proyecto, las estrategias de gestión, las relaciones y el plan de participación de los interesados. Durante este proceso se lleva a cabo un monitoreo de los impactos del Proyecto en los interesados y viceversa.

La principal ventaja de este proceso es que va a mantener o aumentar la eficiencia y eficacia de las actividades de dicha participación a medida que el Proyecto evoluciona y cambia su entorno.

Entradas

• Plan para la Dirección del Proyecto.
• Registro de Incidentes.
• Datos sobre el Desempeño del Trabajo
• Documentos del Proyecto

Herramientas y Técnicas

• Sistema de Gestión de la Información
• Juicio de Expertos
• Reuniones

Salidas

• Información sobre el Desempeño del Trabajo
• Solicitudes de Cambio
• Actualizaciones

GESTION DE LAS ADQUISICIONES

La gestión de las adquisiciones del Proyecto se realiza a través de procesos de contratación.

Es responsabilidad del equipo de dirección del Proyecto ayudar a adaptar todos los contratos de adquisición a las necesidades específicas del Proyecto, siendo necesaria, en la mayoría de los casos, del apoyo de las áreas jurídicas, de compras y/o contratación de la organización, según las políticas de la misma en materia de Adquisiciones.

La organización ejecutante del Proyecto, puede actuar como comprador, cuando desea adquirir productos o servicios de un tercero en virtud del Proyecto, y a la vez como vendedor cuando el proyecto es el resultado de un contrato, en ese caso:

• El comprador se transforma en el cliente, y por lo tanto es un actor interesado clave en el Proyecto.
• El equipo de dirección del Proyecto debe ocuparse de todos los trabajos y procesos de dirección del Proyecto que le corresponda.
• Los términos y condiciones del contrato son claves de muchos de los trabajos y pueden limitar las opciones del equipo del Proyecto.

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Consiste en documentar las decisiones de compra para el Proyecto, especificar las formas de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica qué necesidades del Proyecto pueden satisfacerse mediante Adquisiciones y cuáles serán resueltas por el equipo del Proyecto.

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