Guia del formato sugerido para la presentacion de proyectos

ANEXO 2. GUIA DEL FORMATO SUGERIDO PARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS

Teniendo en cuenta el concepto de proyecto como la unidad básica de análisis de la rutina de gestión convirtiéndose en una herramienta insustituible en la planeación estratégica, la información básica de los proyectos que se formulen en la Universidad Distrital bajo las diversas metodologías existentes, se resumirá y registrará en el Formato Sugerido Para la Presentación de Proyectos cuya guía se presenta a continuación.

Para el diligenciamiento de los ítems contenidos en cada una de estas partes, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones generales:

• Diligencie un formato para cada proyecto.

• Sea preciso, conciso y evite abreviaturas.

• Diligencie únicamente la información de los numerales requeridos (sombreados en amarillo).

• Exprese en pesos del año en curso todas las cifras que representen montos de dinero y recuerde que cada vez que se cambie de vigencia éstas cifras deberán ser actualizadas a los pesos de la nueva vigencia, utilizando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) respectivo.

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La identificación de los proyectos contiene los siguientes elementos:

1.1. PROCESO QUE SE ADELANTA

Seleccione, según corresponda, una de las siguientes opciones:

1.1.1. INSCRIPCIÓN

Si se trata de inscribir un proyecto en el Banco de Proyectos de la Universidad Distrital. En esta etapa el proyecto se puede encontrar a nivel de perfil o idea.

1.1.2. REGISTRO

Si se trata de registrar un proyecto inscrito en el Banco de Proyectos. En esta etapa es necesaria una formulación detallada del proyecto. Si la importancia y pertinencia institucional del proyecto lo amerita, éste podrá ser registrado sin previa inscripción, siempre y cuando esta situación cuente con el aval de la Oficina Asesora de Planeación y Control.

Para el proceso de registro es necesario que el proyecto cuente con un concepto de viabilidad emitido por la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad. En este sentido, la sola inscripción del proyecto no garantiza la asignación de recursos de la Universidad para la ejecución del mismo.

1.1.3. ACTUALIZACIÓN

Si se trata de actualizar la información contenida en la información básica de un proyecto inscrito o registrado. En este caso se deben modificar el o los numerales afectados en el espacio correspondiente.

1.2. CÓDIGO DEL PROYECTO

Este código lo asignará automáticamente el Banco de Proyectos de la Oficina Asesora de Planeación y Control y tiene por objeto identificar en forma exclusiva y permanente cada proyecto. No diligencie esta casilla.

1.3. RESPONSABLES DEL PROYECTO

1.3.1. DEPENDENCIA (S)

Registre de manera clara e inequívoca la (s) instancia (s) o dependencia (s) de la Universidad Distrital que será (n) la (s) responsable (s) de la ejecución del proyecto.

1.3.2. DATOS DEL DIRECTOR O GERENTE DEL PROYECTO

Se debe reportar la información correspondiente al Director o Gerente del proyecto, diligenciando los siguientes campos:

• Nombre

• Cargo

• Dependencia

• Dirección

• Teléfono (s)

• Fax

• Correo (s) electrónico (s)

1.4. FECHA DE PRESENTACIÓN

Registre la fecha en la que es presentado el formulario diligenciado a la Oficina Asesora de Planeación y Control para efectos de aprobación del proyecto y expedición del concepto de viabilidad.

1.5. FECHA DE INSCRIPCIÓN Y/O REGISTRO

Esta fecha será asignada automáticamente por el Banco de Proyectos de la Oficina Asesora de Planeación y Control. No diligencie esta casilla.

1.6. DURACIÓN DEL PROYECTO

Especifique la duración TOTAL del proyecto en años y/o meses e identifique las fechas aproximadas de inicio y finalización del mismo.

1.7. LOCALIZACIÓN FÍSICA DEL PROYECTO

Especifique el (las) área (s) o espacio (s) físico (s) en la (s) que se desarrollará el proyecto (Sede, Facultad, dependencia, etc.). Se debe responder a la pregunta ¿Dónde se desarrollará el proyecto?

1.8. NOMBRE DEL PROYECTO

Escriba el nombre con el que se identificará el proyecto durante su ejecución. La denominación del proyecto, debe cumplir con las siguientes características:

• Ser exclusivo, es decir, no debe existir otro proyecto con igual denominación.

• Debe mantenerse durante la vida útil del proyecto. Cualquier cambio por razones de conveniencia institucional debe ser aprobado por la Oficina Asesora de Planeación y Control.

• Debe sintetizarse en una sola frase su significado e interpretación.

• Debe evitar denominaciones globales tales como “Estudios y Consultorías”, “Cofinanciación”, “Convenios”, “Prestación de Servicios”, “Interventorías”, “Imprevistos”, entre otros.

Para la selección del nombre tenga en cuenta las siguientes sugerencias:

• Identifique la acción o acciones que caracterizan el proyecto. Por ejemplo: MANTENIMIENTO

• Defina el campo de acción y/o área de intervención del proyecto. Por ejemplo: REDES ELÉCTRICAS AULAS DE INFORMÁTICA

• Relacione, si es del caso, información complementaria que permita precisar la denominación. Por ejemplo: DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL

En este caso la denominación (nombre) del proyecto será: “Mantenimiento de las redes eléctricas de las aulas de informática de la Universidad Distrital”.

1.8.1. NOMBRE DEL SUBPROYECTO

Es probable que varios Subproyectos hagan parte de un proyecto macro, especifique y agregue los necesarios.

1.9. VERSIÓN

Para la etapa de formulación, la versión inicial será la versión 0 (cero).

A medida que se actualizan los proyectos en el proceso de seguimiento, la versión debe cambiar cada vez que se modifique cualquier información en algún campo de esta ficha.

Ejemplo: Versión. 02/11, Fecha. 05 abril 2011.

2. CLASIFICACIÓN DEL PROYECTO

La clasificación de los proyectos de la Universidad Distrital corresponde a la identificación de dos situaciones:

• Su ubicación e inserción dentro del Plan Estratégico de Desarrollo 2007 - 2016, y de ser posible en el Plan de

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