Importancia de los sistemas

Importancia de los sistemas

Es importante ver la organización como un sistema, sus componentes trabajan juntos y coexisten para el logro de los objetivos de la misma. La empresa como sistema está relacionada con su entorno del cual recibe entradas en forma de recursos atreves de la adecuada transformación de estas se obtienen productos y salidas del sistema.

Para elaborar un modelo del sistema se deben tener claros sus elementos, sus relaciones, el ambiente de miso o entorno o funciones de cada elemento (entrada, Proceso, Salida y retro alimentación para interactuar.)

A continuación, cuadro con definiciones importantes.

• Proceso: conjunto de actividades o acciones sistematizadas que son realizadas con un propósito y refiriéndose a variadas cosas y situaciones.
• Procedimiento: es la acción de ejecutar el proceso, son los pasos que describen la forma de llevar a cabo una actividad o tarea de forma eficaz y eficiente.

El enfoque de sistemas soluciona las diferencias del enfoque analítico ya que permite visualizar a la organización como un sistema complejo. En el enfoque analítico se estudian de forma detallada y minuciosa las partes en un reducido ámbito de realidad y se pierde la visión de conjunto. Bajo el enfoque de sistemas se elaboran modelos que se utilizan en las decisiones empresariales para hacer manejables los sistemas que permiten simplificarlas a dimensiones operativas. Este enfoque permite una visión holística para la toma de decisiones, es decir, una visión de la empresa como un todo, de forma global, además es un factor integrador.

Clasificación de los sistemas

Existen diversas formas de clasificar a los sistemas y tan caprichosas como los autores de los textos que diseñan:

• Por su propósito: sirven a un propósito (purpose full) o bien fueron construidos por el hombre y diseñados para un propósito (proposite). Este sistema busca llenar una serie de metas para las cuales fue creado. Es aquel que a pesar de que llena ciertas metas, no fue creado por el hombre para ello.
• Por su interrelación con su ambiente: un sistema puede o no relacionarse con un ambiente. Se puede decir más bien que es el grado en el que se relaciona con su ambiente el que hace más abierto o cerrado que otro sistema.
• Por su respuesta al ambiente: un sistema que responde a su ambiente, que produce salidas o modifica los insumos que les son entregados en un sistema DINAMICO. Un sistema dinámico además de producir resultados en relación con el objetivo para el que fueron creados, produce resultados adicionales, algunas veces no deseados.
• Por su naturaleza: los sistemas naturales son aquellos que ocurren en el universo, tales como galaxias, panales de abeja, etc. La mayoría de estos no están hechos por el hombre, existen en la naturaleza y sirven a sus propios fines.

Los sistemas y la organización

La organización se puede ver como un sistema global, cuyo objetivo debe ser conocido por sus diligentes y las personas que laboran en ella. Dentro de una organización se dirigen varios subsistemas que comparten el objetivo general de la organización y que, a su vez tiene objetivos individuales definidos. Las organizaciones están compuestas de sistemas más pequeños interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven en funciones especializadas.

Niveles de administración

• Nivel de operaciones (técnico u operativo): es el nivel inferior de la administración. Las decisiones que se toman son basadas en reglas predeterminadas, las cuales tienen resultados predecibles cuando se implementan correctamente.
• Nivel medio o mandos medios: los mandos medios son en el segundo nivel (intermedio) en la organización. Las decisiones que realiza la gerencia media son de planeación y control a corto plazo acerca de la mejor asignación de los recursos para el logro de los objetivos organizacionales.
• Nivel institucional o de administración estratégica: los administradores estratégicos ven fuera de la organización y hacia el futuro y toman decisiones que guiaran a los administradores medios o de operaciones.

Identificación de los sistemas y procedimientos de trabajo

Además de descomponer los sistemas de una organización en sus partes, se pueden identificar a través de sus funciones e interrelaciones. una forma muy común de identificar los sistemas es a través de las funciones que desempeñan en las organizaciones. Otra manera de hacerlo es a través de los productos finales que cada sistema ofrece a la empresa.

Análisis y mejoras de procesos

La realización de análisis y mejoras del proceso consiste en un estudio de los sistemas, procesos, flujo de trabajo, documentos y forma de comunicación existentes en la comunicación. Es una herramienta empleada por el analista para hacer que la organización logre sus objetivos

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