Informe de costos.

R   E   Q   U   I   S   I   T   O  S

Los informes deben ser fructíferos, veraces, oportunos y conducir a la acción. Tales características exigen que la Administración o la Gerencia sientan la necesidad de progresar. En otras palabras, la utilidad de los informes depende de que tengan una ágil imaginación y una esmerada preparación, además de cierta curiosidad, respaldad por la disposición y habilidad para actuar, basándose en los datos recibidos.

En general, cientos de Informes y los Estados de Contabilidad de Costos, se rigen por las reglas que paso por paso iremos describiendo en el presente trabajo.

F   R   E   C   U   E   N   C   I   A

Los informes deben presentarse con más regularidad y frecuencia en condiciones anormales. El lapso que debe abarcar un informe varía. Por lo general a los Capataces se les comunican los resultados diarios y semanales, en tanto que a los Jefes de Departamentos y a los Ejecutivos de Altura, se les informa comúnmente por semana, por mes, y en algunos casos, por año. Los informes deben ser preparados con rapidez, de modo que el intervalo entre el momento en que se produce el hecho relatado y en el que se presenta el informe, sea lo más estrecho posible, pues de lo contrario es probable que sea inoportuno.

PRESENTACION MATERIAL.

Un informe bien preparado, facilita la terea del lector y provoca una reacción psicológica favorable hacia quien lo ha hecho.

E   S   T   I   L   O        D   E       L   O   S        I   N   F   O   R   M   E   S

Estos documentos deben caracterizarse por la brevedad, la sencillez, la objetividad, y la comparabilidad. La brevedad  es una ventaja si no carece de algo importante, sobre todo si tiene que ser leído ante más personas; la sencillez es necesaria si se pretende que el informe se comprenda y se utilice para mejorar algún aspecto en el mencionado; la objetividad es recomendable porque va directamente a lo importante; por último, es medular la comparabilidad porque así se mide con algo similar, cifras reales con predeterminadas o presupuestadas, de periodos análogos, etc.

        Además, algunos informes tiene que utilizar razones o gráficas, en lugar de las columnas de cifras.

O   P   O   R   T   U   N   O   S  

        Ésta es una característica sobresaliente de la comunicación de todo buen sistema de control. Los dirigentes en general necesitan información que se les permita corregir a tiempo de las deficiencias, mientras se realiza el trabajo.

        Los jefes que han cooperado para establecer las normas y quizás los estándares, de los cuales ellos mismos son responsables, tienen mayor interés en disponer de informes prontos y confiables sobre los resultados de las operaciones.

A   M   P   L   I   T   U   D

        La extensión y profundidad de los documentos en cuestión, dependen del uso y a quien estén destinados. Por ejemplo para los dirigentes administrativos principales, deben abarcar aspectos relacionados con toda la organización, bajo la forma de Estados Financieros, presupuestos, comparaciones, variaciones o desviaciones, con análisis e indicativos, y desde luego informes en prosa. Para los dirigentes departamentales y de segunda categoría, los informes serán más detallados; es decir, cubrir solo las actividades de sus secciones o departamentos.

U   S   O

Que un comunicado deba o no utilizarse, depende del grado de control deseado y de que su uso recompense los gastos inherentes a la preparación de las cifras.

INFORMES DEL COSTO DEL TRABAJO DIRECTO

Estos reportes son complejos cuando una empresa utiliza las técnicas de Costos Estándar y de Presupuestos, en cuyo caso, cada departamento coopera en la minuciosa preparación y fijación de ambos, porque les interesa comparar las cifras reales con las presupuestadas y las estándar. Los Costos Estimados requieren de menor grado de precisión por las diferentes secciones.

INFORMES DIARIOS DE LA EFICIENCIA DE LA FÁBRICA

Estos documentos abarcan solo las partidas principales en cifras reales, estimadas, presupuestadas y estándar. Se deben entregar al Gerente General y al Vicepresidente, ya que son un factor importante para medir los resultados obtenidos por las diferentes secciones.

INFORMES DE DESECHOS

En algunas empresas, las pérdidas generadas por los desechos, son lo bastante grandes como para justificar el interés de la Dirección. Por lo tanto, para controlarlas, es necesario asignar responsabilidad a determinados departamentos por medio de informes, ya sean diarias, semanales, mensuales, o anuales, que consisten en una compilación estadística del número de unidades buenas y desechadas así como el costo respectivo.

 INFORMES PERIODICOS DE COSTOS DE ELABORACION

Los diversos departamentos utilizan diferentes cuotas de gastos aplicables y trabajan a distintos niveles de actividad, por lo cual es conveniente comprobar, en el tiempo a que hagan referencia, las variaciones de desempeño, eficiencia y volumen.

Estos informes, que pueden superar a los de las variaciones o desviaciones, deben apoyarse con otros departamentales, detallados, con el lapso requerido en cada caso.

INFORMES DE GASTOS CONTROLABLES DEPARTAMENTALES

Esta clase de documentos han encontrado una aplicación muy amplia en las industrias que utilizan control presupuestario, las Técnicas de Costos Estimados o Estándar, y Áreas de Responsabilidad.

INFORMES SOBRE EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA LABOR

Los estudios de los tiempos y movimientos estándares, aplicados a las horas-hombre, indican el trabajo que se debe emplear. Además, puede profundizarse la medición de cada operario y departamento, con informes diarios, si fuesen necesarios, destinados a los sobrestantes y supervisores, respecto a la eficiencia de cada trabajador o de cada grupo bajo su responsabilidad, concentrados o detallados, según las necesidades del momento, procurar alcanzar la eficiencia.

INFORMES SOBRE EFICIENCIA Y QUIZA EFICACIA DEPARTAMENTAL

Prácticamente corresponde a Ingeniería Industrial, pero son muy útiles, puesto que, con base en ellos se pueden hacer correcciones, perfeccionar lo que sea necesario, y tomar decisiones, sobre todo cuando se emplea la Técnica de Costos Estándar, puesto que con el Costo Estimado se puede aceptar la eficacia.

INFORMES SOBRE GASTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION

También conocidos como de Gastos Generales de Fabricación, su correcta determinación es esencial en las empresas bien administradas, pero es frecuente que se compilen con tanto retraso, especialmente cuando se ocupan Centros Históricos, que casi resultan inútiles, debido a lo tardado de la información, por lo que se debe buscar la solución, por medio de Costos Estimados y Estándar, auxiliados por la cibernética, la cual, debido a sus adelantos, permite además diversos enfoques.

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