LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Sistemas abiertos: Un hecho significativo en el estudio de las organizaciones fue llegar a la distinción entre sistemas cerrados y sistemas abiertos.28 Un sistema cerrado no dependería de su ambiente; sería autónomo, encerrado en sí mismo y sellado ante el mundo exterior. Aunque no puede existir un sistema ver¬daderamente cerrado, los primeros estudios de organización se enfocaban en ellos. Los primeros conceptos de administración, incluyendo la administración científica, el estilo de liderazgo y la ingeniería industrial, eran enfoques de sistema cerrado porque daban por supuesto al ambiente exte¬rior y suponían que la organización podía convertirse en más efectiva mediante el diseño interno

Un sistema abierto debe interactuar con el ambiente para sobrevivir; consume recursos y exporta recursos al ambiente. No puede sellarse y aislarse. Debe cambiar y adaptarse al ambiente en forma continua. Los sistemas abiertos pueden ser enormemente complejos. La eficiencia inter¬na es apenas uno de los aspectos —y algunas veces un aspecto bastante menor—. La organización tiene que encontrar y obtener los recursos necesarios, interpretar y actuar sobre los cambios am¬bientales, deshacerse de la producción y controlar y coordinar las actividades internas a la luz de las turbulencias e incertidumbres ambientales. Todo sistema que deba interactuar con el ambiente para sobrevivir, es un sistema abierto. El ser humano es un sistema abierto. Un sis¬tema es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transfor¬ma y descarga su producto en el ambiente externo.

VER Figura 1.2

Teoría del caos: La nueva ciencia de la teoría del caos dice que vivimos en un mundo complejo, lleno de aleatoriedad e incertidumbre. Nuestro mundo se caracteriza por la sorpresa, cambio rápido y confusión, y a me¬nudo parece fuera de nuestro control por completo.

Una característica de los sistemas caóticos, llamada el efecto mariposa, es de interés para los ge¬rentes de hoy. El efecto mariposa significa que los hechos pequeños pueden tener efectos gigantes¬cos.

Los negocios de hoy día deben estar en condiciones de responder a lo que es completamente impredecible, dentro de ciertos límites de la misión y principios de guía de la organización. El rápi¬do cambio de nuestro mundo requiere que las organizaciones sean fluidas, tal vez reemplazando puestos, funciones, estructuras e incluso productos o servicios cada semana o cada mes. En un mundo caótico, el panorama general es más importante que las partes. Los administradores deben imprimir los valores y misión mayores de la organización en la mente del personal, lo cual permite que los empleados con empowerment puedan responder por su cuenta a este entorno aleatorio e impredecible.

Las organizaciones desarrollan subsistemas para ayudarse a enfrentar el rápido cambio y la incertidumbre del ambiente exterior.

Subsistemas organizacionales: Una organización está formada por varios subsistemas. Los subsistemas organizacionales desem¬peñan cinco funciones esenciales: servir de enlace sobre los límites de la organización, producción, mantenimiento, adaptación y administración.29

Enlace sobre los límites. Los subsistemas que están en los límites de la organización manejan transacciones de entrada y salida; en otras palabras, tienen la responsabilidad de realizar intercam¬bios con el ambiente. En la parte de la entrada, estos departamentos adquieren suministros y mate¬riales necesarios. En ¡a parte de la salida, crean la demanda y los productos para el mercado.

Producción. El subsistema de producción manufactura el producto y los servicios de la organi¬zación. La transformación primaria tiene lugar aquí.

Mantenimiento. El subsistema de mantenimiento es responsable de una operación sin altibajos y de mantener la organización.

Adaptación. El subsistema de adaptación es responsable del cambio organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos en el ambiente. Es responsable de la creación de innovaciones y de ayudar a la organización a cambiar y a adaptarse.

Administración. La administración es un subsistema distinto, que tiene a su cargo la dirección y coordinación de los demás subsistemas de la organización. La administración proporciona direc¬ción, estrategia, metas y políticas para toda la organización. Además, el subsistema de adminis¬tración tiene la responsabilidad de desarrollar la estructura de la organización y de dirigir las tareas de cada subsistema

En las organizaciones actuales, los cinco subsistemas están interconectados y se superponen con frecuencia.

DIMENSIONES DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Las dimensiones organizacionales corresponden a dos tipos: estructurales y contextúales (figura 1.3). Las dimensiones estructurales proporcionan etiquetas para distinguir las características inter¬nas de una organización. Crean una base para medirlas y compararlas. Las dimensiones contextúa¬les caracterizan a toda la organización, incluso su tamaño, tecnología, ambiente y metas. Describen el marco organizacional que influye y modela las dimensiones estructurales. Las dimensiones con¬textúales pueden causar confusión porque representan tanto a la organización como al ambiente.

Dimensiones estructurales

1. La formalización se refiere a la cantidad de documentación escrita en la organización. La do¬cumentación incluye los manuales de procedimientos, descripciones de puestos, regulaciones y manuales de políticas. Estos documentos describen el comportamiento y las actividades. Con frecuencia, la formalización se mide simplemente contando el número

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