LOGISTICA DE APROVISIONAMIENTO.

 Desarrollo de contenidos

Gestión de Aprovisionamiento

 La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa, para abastecerse de los materiales necesarios, cuando tiene que realizar las actividades de fabricación o comercialización de sus productos.

La constituye, la planificación, la gestión de compras, el almacenaje de los productos necesarios y la aplicación de técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realicen en las mejores condiciones y al menor costo posible.

Hacer una buena gestión en el aprovisionamiento, es muy importante para las organizaciones, se debe mantener unas existencias de inventario que permita atender la demanda, y que los costos de demanda y almacenamiento sean mínimos.

Principales funciones de la gestión del aprovisionamiento

 Adquirir los materiales necesarios para la comercialización de los productos.

 Gestionar el almacenaje de los productos, aplicando las técnicas que permitan mantener los stocks mínimos de cada material.

 Controlar los inventarios y los costos asociados a los mismos, utilizando las técnicas de manipulación y conservaciones más adecuadas.

Política de Aprovisionamiento

Hasta hace dos décadas, las mayoría de las organizaciones se sentían privilegiadas de tener una gran capacidad en la planta, y mantenían allí grandes cantidades de existencias, para lograr maximizar la utilización de la planta.

Ahora con el paso del tiempo, se dieron cuenta que la posesión de niveles excesivos de stock, implicaban altos costos logísticos. Entonces las empresas tomaron conciencia y empezaron a utilizar métodos para calcular sus inventarios, de una forma eficiente. Es así como empezaron a establecer una política de inventarios, que se definen con los siguientes tipos de stocks:

Stock Standard: Es aquel se mantiene habitualmente en las empresas, para satisfacer los requerimientos de la demanda de los productos, por parte de los clientes. También se debe establecer un mínimo y un máximo de unidades por referencia o sku.

Stock de seguridad: Es aquel que se mantiene para satisfacer un requerimiento especial que no haya sido considerado en la demanda prevista.

Stock mínimo: La cantidad mínima que se puede mantener en stock de una existencia o referencia determinada, el no mantener un stock en este punto, pone en riesgo la comercialización del producto.

Funciones del Departamento de Compras

 Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de precios, nuevos productos, tendencias y las técnicas utilizadas en las empresas de la competencia.

 Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y los métodos de almacenamiento

 Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan obtener rápidamente el producto solicitado.

 Aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en el sistema de transporte empleado.

 Buscar soluciones para mejorar los costos de la organización y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa.

El departamento de compras está compuesto por:

 El jefe de compras: cuya función es coordinar y controlar las actividades relacionadas con el aprovisionamiento y compras

 Los compradores: Son los que se encargan de contratar, los materiales, productos y servicios necesarios.

Los inventarios

Es una relación detallada, de los materiales, productos y mercancías que tiene una empresa almacenados y clasificados según sus categorías.

Los inventarios se deben realizar periódicamente, al menos una vez por año, debe coincidir con la fecha de cierre del ejercicio contable. El inventario es una herramienta valiosa que le sirve a las empresas para efectuar comprobaciones, introducir mejoras y rectificar hábitos

Tipos de Inventario

 Inventarios Permanente o contable: Este inventario permite conocer las existencias que tenemos de un artículo, mediante el registro de todas las entradas y salidas de cada artículo utilizando escáner y medios informáticos

 Inventario Periódico o por recuento: Para conocer las existencias se hace un recuento y se inspeccionan los artículos almacenados, se realiza cuando necesitemos conocer la existencia de uno o varios artículos.

Procedimiento para realizar un inventario físico

A continuación se describe el paso a paso para realizar un inventarios físico:

 Definir la época para realizar el inventario: Esta deberá coincidir con el periodo de menor actividad, para evitar complicaciones y poder contar con más personal.

 Instruir al personal: Se debe instruir al personal sobre la finalidad del inventario y las reglas a seguir, conviene nombrar a algunos jefes de grupo, los cuales tendrán la función de seleccionar el personal y capacitarlo.

 Preparar el almacén o la bodega: Consiste en organizar la mercancía de forma racional, para contarla más rápidamente, hay que marcar los productos vendidos pero que no han salido del almacén y las mercancías recibidas que aún no ha sido registradas, arreglar las unidades de cargas abiertas, etc.

 Programar las fechas de trabajo, una vez programada la fecha de inicio de la operación, se comunicará al personal del almacén, de la oficina comercial, las demás secciones y también a los clientes.

 Preparar impresos y formularios necesarios: Estos serán los soportes donde anotaremos las cantidades inspeccionadas, el formato de estos documentos deben permitir: Relacionar los objetos inventarios por grupos o categorías, con la descripción de sus características físicas, indicar la referencia o código de cada bien, la cantidad, su descripción y la unidad de medida que se utiliza para cada artículos (kilos, litros, metros, etc.) y anotar la valoración de los objetos inventariados.