Las técnicas de control interno

TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.

Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:

Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;

Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;

Balanceo, transacción por transacción, en un sistema en línea;

Verificación y validación (v.g., verificación a teclado o dígitos de verificación ) de los datos entrados en un sistema de computadora;

Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;

Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y

Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:

Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;

Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;

Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;

Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo maestro;

Auditoría interna;

Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;

En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;

Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y

Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.

Caso de Aplicación:

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:

Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra

Pago de adquisiciones

Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones típicas de compras

Selección de proveedor

Solicitar compras

Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:

Recepción

Crédito y Cobranzas

Caja-Pagaduría

Contabilidad

Financiero

Contraloría

Compras

La función de Compras tiene como objetivos:

Reducir el nivel de inventario

Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes

Implantar control de calidad en las compras

Establecer políticas de adquisición y licitación

Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior

Total de compras/Número de compras

Porcentaje de compras rechazadas

Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima

Inventario/Ventas

Costo promedio de Orden de compra

Tiempo promedio de entrega de pedidos

Número de orden por mes en comparación con el año anterior

PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas

BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.

Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:

Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.

Ubicación, control de calidad y custodia de los productos

Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.

BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.

BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.

BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.

CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.

CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.

CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.

COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.

COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable

COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.

COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento.

COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.

COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.

DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.

GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:

Correspondencia del bien a la orden de compra

Optima calidad de los bienes entregados

Mercadería libre de todo dominio Legal

Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra

INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.

El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.

MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobreexceso.

MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor

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