Logistica Y Suply Chain

El grupo empresarial Super Pappa con sede en Suiza, tiene una deuda muy grande, que puede ser renovada o refinanciada hacia finales de año, dependiendo de su flujo de caja y como es lógico sus resultados financieros en términos de utilidades (EBITDA) para cubrir la deuda. De ahí empezó la preocupación de Mini Pappa – una filial del grupo con sede en Colombia – ya que su capital de trabajo es muy alto.

El inventario de repuestos como factor preponderante del capital de trabajo se ha convertido en un dolor de cabeza para Mini Pappa, debido a que su consumo es menor a la compra de los mismos.

El sistema de aprovisionamiento carece de un control específico para asignación de las compras. El departamento de compras se limita a efectuar la compra por lo que la planta requiera mediante una solicitud de los materiales/repuestos, realizada por los ingenieros – planners de cada una de las plantas. Estos últimos hacen las solicitudes como parte del programa de mantenimiento que incluye paradas programadas de mantenimiento preventivo. Sin embargo, en algunas ocasiones los ingenieros hacen programas de mantenimiento bastante robustos, que en ocasiones deben recortar y no cancelan las solicitudes de materiales que han generado para toda su programación.

El ERP no permite que los compradores se enteren que el planner ha cancelado una solicitud de pedido. Así, el comprador continua con el seguimiento del pedido, presionando al proveedor en un esfuerzo por cumplir con el tiempo de entrega en planta, sin saber que el material ya no se necesita.

CASO

Después de la hora de almuerzo, mientras compartían un café, Matilde y Teresa, llegaron al tema motivo de preocupación generalizada en toda la planta:

-”Hola Maty, qué milagro tenerte por estos lados otra vez. ¿En qué es que has estado trabajando que te veo de un lado para otro y llena de reuniones?”.

-”Si, lo que pasa es que le pedí a Rodrigo que me incluyera en el comité de inventarios, porque desde que se descubrió el problema, me he interesado muchísimo en él”.

-”¿Y cuál es el comité de inventarios? – ¿De qué problema me estás hablando? – Todos acá hablan de inventarios, pero Yo no he entendido muy bien”.

-“Bueno, Yo tampoco sabía mucho, pero hace una semana, en la reunión de seguimiento a las importaciones del proyecto de la planta #3, pude hablar con el contralor divisional y él me contó en detalle qué es lo que está sucediendo”.

-”Maty por favor cuéntame, ¿acaso está muy difícil la situación de Mini Pappa? ¿nos podremos quedar sin trabajo?

-”No, según lo que he entendido no es tan difícil, pues la empresa sigue generando utilidad, lo que pasa es que hay un problema con el capital de trabajo y eso es lo que está ocasionando toda la tensión y los rumores que hemos venido escuchando. No sé si te acuerdas que en una de las reuniones de seguimiento de los viernes, Rodrigo nos dijo que teníamos que empezar a ampliar los términos de pago con los proveedores, que necesitábamos conseguir descuentos en todo y que además debíamos evaluar muy bien las opciones para conseguir las mejores tarifas en fletes”.

-”Creo que ahora recuerdo. Ese día también mencionó algo del grupo Súper Pappa”.

-”Así es, después nos explicó que Súper Pappa en Europa tiene una deuda bastante grande que se vence a finales de este año, pero puede ser renovada o refinanciada dependiendo de su flujo de caja y como es lógico sus resultados financieros en términos de utilidades (EBITDA) para cubrir la deuda. Esetema se maneja desde Europa, pero afecta a todo el grupo. De ahí que acá en Mini Pappa haya surgido la preocupación por aumentar el flujo de caja, y por revisar los componentes que tenemos en Capital de Trabajo, pues éste último está muy alto”.

-”Un momento, ¿qué es eso del flujo de caja y el EBITDA y el capital de trabajo? ¿Eso que tiene que ver con lo que nos dijo Rodrigo?”

-”Calma Tere, calma que ya mismo te explico. Quiero empezar diciéndote que el flujo de caja es algo muy parecido a el dinero que uno tiene disponible en el bolsillo para pagar los gastos inmediatos, pues de nada sirve tener buenos ingresos si uno tiene una deuda muy grande que lo va a dejar sin un peso cada que le paguen. Ahora, el Capital de trabajo es el dinero que la empresa tiene para su operación, de ahí su nombre. Por último, el EBITDA significa Utilidades antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones. Este indicador nos dice de cuánto disponemos para pagar a todos los que pusieron dinero para financiar la operación, sean bancos, acreedores o accionistas. Pero también te puedo mostrar algunas formulas y otras cosas que te ayuden a entender la relación con lo que nos dijo Rodrigo”.

-”Si, va a tocar porque no tengo muy claro ese concepto”.

-”Déjame abro el archivo y te muestro de una vez: (ver Anexo No.1- capital de Trabajo).

-Como puedes ver, el capital de trabajo se compone básicamente de la suma de: Cartera, y los Inventarios menos las Cuentas por pagar. En el caso de Mini Pappa, el inventario de repuestos es un factor preponderante del capital de trabajo, y se ha convertido en un dolor de cabeza, pues no está claro como disminuir este rubro en la medida en que se necesita. El valor de nuestro inventario está alrededor de los USD $ 11.389.116, lo que ha preocupado a la administración de Súper Pappa en Europa, quienes han objetado la realización de los proyectos locales, cuestionando obviamente la gestión de inventarios. Adicionalmente, es evidente una comparación con la planta de Mexi Pappa, quienes tienen una operación muy similar a la nuestra, y su inventario es si acaso la cuarta parte del nuestro. Por último, te puedo contar que los reportes de almacén han empezado a mostrar que el consumo de repuestos es menor a la compra de los mismos, y aquí es donde empieza nuestro roll.

-“Maty, y ¿cómo se relaciona esto con el procedimiento de compras?”

-“Eso te lo puedo explicar mientras le damos una mirada al diagrama de flujo que describe el procedimiento de una compra importada (ver Anexo No.2 – Procedimiento de Compras Importadas). La gestión de compra empieza cuando el planeador de mantenimiento hace la

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