NEGOCIACIÓN

Modelo Organizacional de la Empresa Audiovisual y de

Publicidad, y aspectos de control y gestión en la Producción

Documento elaborado por Felipe Herreros año 1999 (www.chileimagen.com)

Prólogo

A través de todos estos años de estudio y más de seis años en directo contacto con el área de la producción en distintos campos, me he dado cuenta que las empresas emergentes audiovisuales chilenas (o llamémosla mejor las PYMES Audiovisuales, que nos son pocas) tienen grandes falencias en el control interno y de gestión en la producción misma.. Los motivos son muchos. Uno de ellos es el de abaratar los costos en la película Este recurso tan utilizado cuando se trata de mantener flujos positivos dentro de las empresas o pequeñas organizaciones, muy justo por lo demás, en estos complicados tiempos económicos. Pero el riesgo inminente que puede provocar a largo plazo es justamente en la administración de esta pequeña empresa, como también el recurso humano de la misma. Es decir la empresa por falta de organización clara puede ir al fracaso en menos de un año. Los administrativos de las agencias o productoras (PYMES) muchas veces hacen caso omiso a exigencias que comprometen la estabilidad económica del negocio.

En esta tesis propongo herramientas útiles para el desarrollo de la gestión, administración y producción de cualquier empresa audiovisual que quiera permanecer en el mercado por un largo periodo. Realizando exámenes y controles a cada una de las áreas comprometidas en la empresa audiovisual. Propongo controles internos para mantener la empresa en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, y poder así minimizar las sorpresas en el camino. El optimo desempeño y el buen funcionamiento de una productora, cualquiera sea, puede estar en riesgo a causa de factores internos o externos. Esos factores, a su turno, pueden afectar tanto los objetivos establecidos como los implícitos. Los riesgos se incrementan en la medida en que los objetivos difieren crecientemente del desempeño pasado. La idea principal de esta tesis en discernir cuales son los posibles o principales factores de riesgo y encontrar el camino más factible para la solución de estos.

Junto con proponer controles en distintas áreas, dejo claramente establecido cada una de las labores de los profesionales que comprometen el organigrama de la empresa. La función de cada persona debe estar claramente establecida, para posteriormente no tener ningún tipo de errores de ejecución dentro de la producción.

La Agencia

Partamos diciendo que una Agencia de Publicidad o una "productora" es una empresa y para cualquier empresa productiva la problemática general es satisfacer las necesidades de un mercado, es decir producir un servicio o elemento que el mercado necesita. Para la agencia el problema central o la tarea que debe asumir, es que esas personas compren el producto. Esta labor la realiza creando estrategias y generando piezas que conduzcan al logro de los objetivos, que pueden ser: aumentar las ventas, mantener un producto, etc. Cuando hablo de producto me refiero a la materialización de la idea o concepto llevada a cabo.

Una productora audiovisual es una empresa que se dedica, como su nombre lo dice, a realizar piezas audiovisuales que contemplan videos, filmes, documentales, comerciales, institucionales, diaporamas y cientos de otras posibilidades y soluciones audiovisuales para empresas.

Toda agencia de publicidad, independientemente de variables como: su tamaño, si es local o internacional, cuenta con cuatro áreas básicas de funciones:

I. Área de Cuentas.

II. Área Creativa y de Producción.

III. Área de Medios.

IV. Área de administración y Contabilidad.

Además existe dentro de cada área mencionada un grupo de personas especializadas que cumplen funciones especificas dentro de la empresa. A este grupo de personas se denomina “equipo de producción.”

Dentro de las agencias un Organigrama u Estructura organizacional bien formada es la base para una buena organización, ya que proporciona la estructura conceptual mediante el cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los objetivos globales. Las actividades pueden relacionarse con lo que a veces se denomina cadena de valor: actividades de acceso al interior, operaciones o producción, el producto final, mercadeo, ventas y servicios. Pueden existir funciones de apoyo a una determinada producción, otras relacionadas con la administración, recursos humanos o desarrollo de tecnologías.

Ahora veamos que responsabilidades cabe dentro de cada área y quienes son sus principales responsables.

I. AREA DE CUENTAS

Antes de describir las funciones, digamos que en esta área trabajan los ejecutivos de cuentas, y cuando hablamos de cuentas, nos estamos refiriendo a los contactos o clientes que la empresa posee. En una agencia el área de cuentas tienen una determinada organización con distintos niveles y jerarquías que van en el siguiente orden: Director General de Cuentas, Supervisor de Cuentas, Ejecutivo de Cuentas y el Asistente de Ejecutivo de Cuentas.

Ahora veamos cual es la función que realiza esta área y cual son sus principales responsabilidades.

Las funciones que cumple el área de cuentas son principalmente tres. Una de ellas es,

La captación de nuevos clientes para la empresa y averiguar que es lo que realmente necesitan.

En manera simple y didáctica podemos decir que se encarga de averiguar que es lo que el cliente necesita. En la practica esto es un poco más difícil, ya que presenta el gran problema de que existe una diferencia fundamental entre lo que los clientes desean y lo que realmente necesitan. Se da frecuentemente que éstos al momento de acudir a la agencia, no tienen claro lo que quieren y no logran expresar lo que realmente quieren. Por lo que esta área se encargará de apoyarlos y guiarlos para lograr los objetivos del cliente.

Debe evaluar las ideas que se sugieran, independiente de donde vengan.

En algún momento cada uno de nosotros ha tenido una buena idea, y esas ideas son necesarias darlas a conocer. No importa de donde vengan, ni tampoco si servirá en ese momento. Pero si la podemos archivar para mas adelante llevando siempre un registro de ideas. El área de cuentas por su parte evaluará las proposiciones generadas tanto por uno mismo, el área creativa, el cliente

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