Objetivos y procedimientos

COMPRAS NACIONALES

Sector privado

Sector privado.

Objetivos y procedimientos.

1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de producción que indican qué es lo que se necesita, cuántas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles éstos artículos para la producción y quién hace la requisición.

2. El segundo paso es el análisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que estén calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por medio de ofertas, la compañía enviará una solicitud para cotización de precios a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes también se piden informes con relación a descuentos y fechas de embarque y de entrega.

3. El tercer paso es el análisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en términos de precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Además también se consideran la solvencia de el proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores.

4. El cuarto paso es la colocación de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendrá cuidado de ver que sea exacta toda la información que figure en la orden. La orden de compra debe contener descripciones de los artículos que se piden, precios unitarios, extensiones de éstos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha de el pedido, fecha de entrega, número de orden de compra y la firma de el agente de compras.

5. El quinto paso implica el seguimiento de el pedido. Tratándose de órdenes importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si se está obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones para ver si la orden esta siendo transportada de acuerdo con el programa.

6. El sexto paso es el recibo de los artículos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artículos son revisados por muchos detalles, como se trató con anterioridad.

7. El paso final implica la terminación de los registros. Los artículos son registrados en el inventario, la operación de la compra ase registra como terminada y se envía el pago al proveedor.

Políticas de operación.

Son una guía que nos lleva a nuestro objetivo. Sirven para proporcionar una guía para el personal de departamento, fijar normas para disminuir el número de desviaciones y dejar establecida la autoridad y responsabilidad de la función de el departamento, de compras. La política de compra es un enunciado de los principios y reglas que definen la actitud de la empresa en materia de abastecimiento. Dicha política podría formularse de la siguiente manera:

La responsabilidad de las compras se confía al departamento de abastecimientos, único autorizado para comprometer a la compañía con un proveedor.

este departamento debe recurrir sistemáticamente a la competencia entre los proveedores.

Asegura que los proveedores respeten íntegramente las condiciones en las cuales se han comprometido.

Sector público

Sector público.

Objetivos y procedimientos.

a) Objetivos y procedimientos. La adquisición de bienes o contratación de servicios por parte del municipio debe, en principio, realizarse bajo concurso en el que tendrán prioridad los fabricantes y proveedores radicados en el municipio, se observarán las bases, reglas, procedimientos y requisitos que establezcan las diversas disposiciones que normen sus ejercicio.

Esta actividad se realiza en forma centralizada; es decir, una sola dependencia se encarga de todas las adquisiciones de materiales y suministros de las contrataciones de servicios y en general se denomina a esa dependencia Proveeduría Municipal, Oficina de Compras o Departamento de Adquisiciones.

En base a prioridades y conforme al calendario de requerimientos de materiales, suministros y servicios, las dependencias someten sus requisiciones a la Proveeduría Municipal durante los primeros días de cada mes que concentra todas las de la administración, las analiza y luego verifica existencias. Si las hay y se justifica a la requisición, procede a proveerlas.

Si la proveeduría no cuenta con existencias y las requisiciones son mayores a una cantidad determinada, entonces podrá remitírseles a comisión de adquisiciones, en cuyo seno los funcionarios que la integran decidirán sobre su procedencia y en su caso autorización. Esta comisión puede ser presidida por el primer regidor y estar integrada por el tesorero municipal, al regidor comisionado de hacienda y otros miembros del ayuntamiento. Si no existe tal comisión, la requisiciones pueden someterse a la consideración del C. Presidente Municipal o al H. Cabildo en Pleno.

Una vez autorizada la requisición por la Comisión de Adquisiciones o por quien corresponda se envía a la Tesorera Municipal que verifica la solicitud de compra o de servicio, según se trate y certifica la disponibilidad de fondos autorizados. Si existen fondos, la requisición se envía de nuevo a ala Proveeduría.

La Proveeduría recibe solicitud

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