Organizacion Administrativa

Departamentalización:

Después de dividir las tareas mediante la especialización, hay que agruparlas de modo que se puedan coordinar aquellas que sean comunes. La base para agrupar las tareas se llama departamentalización.

Una de las formas más populares para agrupar las actividades se lleva acabo por medio de las funciones realizadas .Por ejemplo, un gerente de manufactura podría organizar su planta situando en departamentos comunes a los especialistas de ingeniería, contabilidad, manufactura, personal y abastecimiento. La departamentalización por funciones sirve en toda suerte de organizaciones y sólo cambian las funciones de acuerdo con los objetivos y las actividades. Con la departamentalización por funciones se trata de alcanzar economías de escala al situar en unidades comunes a personas con habilidades e inclinaciones semejantes.

Las tareas también pueden dividirse en departamentos por el producto de la organización. La principal ventaja de esta forma de agrupamiento es la mayor responsabilidad por el desempeño del producto, puesto que todas las actividades relacionadas están regidas por el mismo gerente.

Otra forma de dividir en departamentos toma como base la geografía o el territorio. Esta forma de departamentalización resulta conveniente en caso en el caso de que los clientes de una organización estén dispersos en una región extensa y tengan necesidades similares por su localización.Tambie se tiene la departamentalización por procesos, en el cual el departamento se especializa en en una etapa de la producción.

La departamentalización por procesos sirve tanto para los clientes como para los productos.

La última categoría de departamentalización remitente al tipo de cliente al que la organización trata de llegar. La premisa de esta forma de departamentalización es que los clientes de cada departamento tienen en común varios problemas y necesidades que se satisfacen mejor con especialistas de cada área.

Las organizaciones grandes pueden emplear todas las formas de departamentalización que hemos descrito.

Bases para una estructura de la organización:

Organizar es un proceso que requiere se consideren varios elementos fundamentales. En primer lugar, la estructura debe reflejar objetivos y planes porque las actividades se derivan de ellos . En segundo lugar, reflejar la autoridad disponible para la gerencia de la empresa .La autoridad en una organización dada es un derecho socialmente determinado de ejercer discreción ; como tal, está sujeta a cambios.

En tercer lugar, la estructura de una organización, como cualquier plan, debe reflejar el ambiente que la rodea. Así como las premisas de un plan pueden ser económicas, tecnológicas, políticas, sociales o éticas , también pueden serlo las de la estructura de la organización. Debe estar diseñada para funcionar, permitir contribuciones de los miembros de un grupo y ayudar a las personas a alcanzar los objetivos con eficiencia en un futuro cambiante. En este sentido, una estructura de organización que funcione nunca puede ser estática. No hay sola estructura de organización que funcione mejor en todo tipo de situaciones: Una estructura de organización efectiva depende de la situación.

En cuarto lugar, dado que la organización está dotada de personal, el agrupamiento de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura de organización deben tener en cuenta las limitaciones y costumbres de las personas. Esto no quiere decir que la estructura deba diseñarse alrededor de los individuos y no alrededor de las metas y las actividades que las acompañan. Pero una consideración importante es el tipo de personas con las cuales dotarlas.

Sistemas abiertos y cerrados

Un adelanto importante en el estudio de las organizaciones fue la diferencia entre los sistemas abiertos y cerrados.

Un sistema cerrado sería aquel que no depende de su entorno; que es autónomo, cerrado y aislado en relación con el mundo externo. Los primeros conceptos administrativos, como la administración científica, el estilo de liderazgo y la ingeniería industrial, se basaban en que la organización podía ser más efectiva gracias al diseño interno. La administración de un sistema cerrado sería muy fácil. El entorno sería estable y predecible, y no intervendría para causar problemas. El principal problema administrativo sería lograr que todos los asuntos funcionaran de manera efectiva.

Un sistema abierto por el contrario debe actuar con el entorno para sobrevivir; éste consume recursos de la misma manera que los exporta al entorno. La organización tiene que buscar y obtener los recursos necesarios, interpretar y actuar conforme a los cambios de su entorno, deshacerse de los productos, y controlar y coordinar las actividades internas para hacer frente a los trastornos e incertidumbre del entorno. Todo sistema que debe interactuar con el entorno para sobrevivir es un sistema abierto. El ser humano es un sistema abierto.

Subsistemas organizacionales

Un sistema está compuesto de varios subsistemas. Estos subsistemas desarrollan funciones específicas que requiere la supervivencia organizacional, como la producción, la interconexión de fronteras, el mantenimiento, la adaptación y la dirección. El subsistema de producción gerera productos y servicios de la organización. Los subsistemas de fronteras son responsables del los intercambios con el entorno. Incluyen actividades como la compra de provisiones o la comercialización de productos. El subsistema de mantenimiento mantiene libre de los problemas a la operación y conserva los elementos organizacionales humanos y físicos. Los subsistemas de adaptación son responsables del cambio y la adaptación organizacionales. La dirección es un subsistema distinto, responsable de coordinar y dirigir a los demás subsistemas de la organización.

Dimensiones del diseño organizacional

La visión de los sistemas pertenece a las actividades dinámicas y existentes en el interior de las organizaciones. El siguiente paso para entender a las organizaciones es observar las dimensiones y describir las características específicas del diseño organizacional. Estas dimensiones describen a las organizaciones de la misma forma en que los rasgos físicos y de la personalidad describen a la gente.

Las dimensiones organizacionales se pueden dividir en dos tipos: estructural y contextual. Las dimensiones estructurales proporcionan las etiquetas para describir las características internas de una organización. Crean una base para medir y comparar organizaciones. Las dimensiones contextuales describen las características de la organización global, como su tamaño, tecnología,

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