PLANEACIÓN

III. Planificación y organización

La planificación es pensar por anticipado las acciones a desarrollar por la organización en materia de relaciones públicas satisfaciendo los objetivos fijados anteriormente por la misma.

Para fijar las acciones a desarrollar es necesario:

• Establecer prioridades y mantener un balance entre los objetivos específicos de relaciones publicas. Esta posición de justicia es la que toma la gerencia moderna, la cual es administradora de bienes por un lado y coordinadora de esfuerzos por el otro. Un ejemplo típico es el despido de un número de empleados cuando las finanzas no permiten mantenerlos y esto originaría el declive de la organización.

• Anticipar los obstáculos y dificultades que se irán encontrando en las Relaciones Públicas de la organización, las cuales requerirán de una gran persistencia y de medidas para superarlos. En este punto es indispensable la visión, que permitirá prever los problemas futuros. Entonces para el profesional el adelantarse a los hechos con suficiente tiempo le servirá para disponer de campañas preventivas.

• Fijar las metas, estrategias y tácticas, con programas de corto o largo alcance.

• Estableciendo un orden cronológico y dando importancia al presupuesto y a la calendarización de actividades.

• Programar altos niveles de rendimiento para uno mismo y para sus colaboradores. Para esto se determina la dirección por objetivos o por resultados, detallando que es lo que se espera de cada ejecutivo o empleado y dando la libertad para que lo realice a su manera.

• Expresar las políticas de forma clara y obtener la adhesión a ellas de todo el personal.

• Para ello se utiliza un procedimiento que es útil y reconocido, aunque solo lo realicen algunos dirigentes, el cual se basa en el reunirse periódicamente (preferible una vez por semana o cada 15 días) para analizar con sus subordinados los planes y realizaciones.

• Se fijan los programas de relaciones públicas, que incluyen la calendarización de cada actividad separada. Es decir, separar cada tarea en las cuales se fijen niveles de rendimiento que se irán evaluando continuamente para ver si estos se desarrollan o presentan alguna dificultad. Entonces uno de los componentes del planeamiento se refiere a la determinación del alcance en las actividades, denominado “horizonte de planeamiento”.

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