PROCEDIMIENTO DE PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

INDICE

1. OBJETIVO

1. ALCANCE

1. DEFINICIONES

1. DIAGRAMA DE FLUJO

1. ARCHIVO DE REGISTROS

1. ANEXOS

1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO

Definir la metodología para llevar a cabo el control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente con el fin de asegurar que estos cumplen con las expectativas de EMERGAS.

1. ALCANCE

Aplica a todos los pedidos realizados para la adquisición de procesos, productos y servicios suministrados externamente necesarios para el desarrollo de las actividades de EMERGAS.

1. DEFINICIONES

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. Suministro de productos, equipos materiales e insumos

Actividad 1:

El Encargado de Bodega establece como información de entrada los requerimientos de suministro de materiales, insumos y activos en general necesarios para la realización de los Servicios de Instalación y Montaje de Plantas de Gas Licuado y Gas Natural Licuado, por medio de la elaboración del Formato de Adquisición Interna (Anexo N°1) con el detalle del requerimiento. El Requerimiento es considerando a los proveedores del Listado de Proveedores Aprobados.

Una vez que la Solicitud de Adquisición Interna está debidamente completada por el Encargado de Bodega, en aquellos casos en que el total del Requerimiento de Adquisición supere los $200.000 hace entrega de esta al Gerente General para su V°B°. Caso contrario es entregado al SCD y/o JO para su revisión y aprobación.

En caso de existir alguna modificación u observación (especificada en el mismo formato) esta es devuelta al Encargado de Bodega para elaborar nuevamente el requerimiento.

Actividad 2:

Si el requerimiento de adquisición no considera un proveedor del Listado de Proveedores Aprobados, se realiza la selección por medio de las actividades del Item 4.4 de este Procedimiento. En el caso el Gerente General o el Jefe de Administración y Finanzas es quien determina si es necesario cotizar nuevamente.

Seleccionado el Proveedor, el Encargado de Bodega, Genera la Orden de Compra (anexo N°2). Solamente si la Adquisición supera los $200.000. El Jefe de Operaciones, Jefa de Administración y/o Gerente General otorga su V°B° firmando la orden de Adquisición.

En el caso de que otra parte interesada interna realice la adquisición con autorización del GG, se debe informar al encargado de bodega para que este genere la solicitud de adquisición interna.

Si se requiere de manera urgente con autorización telefónica del GG porque no se encuentra en stock de bodega suficiente, se procederá directamente a realizar la Adquisición.
Luego El encargado de bodega debe emitir la solicitud de adquisiciones interna como evidencia de la trazabilidad de esta acción.

Actividad 3:

1. Recepción de la Adquisición en EMERGAS

El Encargado de Bodega, una vez recepcionado los materiales o insumos, deberá proceder a realizar una inspección verificando calidad, cantidad y requerimientos específicos, mediante la comparación de lo físicamente recepcionado con la Orden de Adquisición, Solicitud de Adquisicion Interna. En el caso de ser necesario el Encargado de Bodega necesite apoyo para la verificación (de carácter técnico) solicita apoyo a el técnico disponible para ejecutar esta actividad.

En aquellos casos en que el suministro considere para su uso la utilización de:

• Energía
• Lecturas de mediciones
• Movimientos mecánicos e hidráulicos
• Otros…

se procede a realizar una prueba funcionamiento por un técnico disponible para otorgar conformidad.

Si la recepción de la Adquisición es conforme, el Encargado de Bodega aplica un Timbre en señal de conformidad en la Orden de Compra, Solicitud de Adquisición Interna o Factura:

[pic 2]

Posteriormente se realiza el ingreso a Bodega según el Procedimiento de Bodega y mantención de activos.

b.) Adquisición en Instalaciones del Proveedor

Para este caso el Encargado de Bodega se dirige a las instalaciones del proveedor con el detalle de la Adquisición especificado en la Solicitud de Adquisición Interna para proceder a realizar una inspección verificando calidad, cantidad y requerimientos específicos, mediante la comparación de lo físicamente que recepciona con la Orden de Compra o Solicitud de Adquisición Interna.

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