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USO DE SOFTWARES PARA LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Actualmente, el uso de herramientas de software para la planificación de proyectos es de suma importancia para las empresas, ya que, gracias a estas se pueden controlar elementos de costo, tiempo y alcance de los proyectos. Dentro de ellas se pueden administrar los recursos asignados a cada actividad, el costo de esa actividad y verificar que los recursos no sean sobre asignados, es decir, que no se involucren en actividades simultaneas.

En su forma más simple un proyecto es un producto exclusivo, original y único. Se produce una vez, y los sistemas y las herramientas que se utilizaron para producirlo se vuelven a utilizar para algo más, en muchos casos, para llevar a cabo otros proyectos. La mayoría de los productos se producen mediante algún sistema de producción. Un sistema de producción toma ciertas unidades no integradas y las monta o combina para integrarlas y crear un producto final. Las unidades no integradas podrían ser materias primas, como agua, harina y azúcar en el caso de hornear una torta, o podrían ser componentes pre montados, como motores y cajas de cambios en el caso del montaje de automóviles en una línea de producción. (William, 2014)

La administración de proyectos reconoce en el alcance, el costo y el tiempo de un proyecto a tres grandes oportunidades de obtener una ventaja para el éxito de los proyectos. Una parte central de la administración de proyectos es el conocimiento del alcance del proyecto, este debe satisfacer las expectativas de los propietarios del proyecto y ser ampliamente conocido por todos los desarrolladores del mismo, donde los administradores de proyectos desempeñan una labor más que destacable.

Los proyectos requieren de un adecuado tratamiento a lo largo de su ciclo de vida, por personal experto en cada etapa y con el conocimiento apropiado para afrontar situaciones adversas o imprevistas. No basta con que la administración de proyectos organice bajo una misma perspectiva un alcance definido, con un costo óptimo y un tiempo de desarrollo inmejorable. Se requiere conocimiento de los diferentes procesos que ocurren dentro y fuera de los proyectos. Se definen diferentes procesos que incluyen a la calidad, los recursos humanos, la comunicación, el riesgo y el abastecimiento. (Torres & Martínez, 2014)

Como se menciona, los proyectos requieren un adecuado tratamiento, esto ha sido llevado al pie de la letra por parte de la empresa donde realizo mis labores. También se ha incluido el uso de la herramienta de software que ofrece Microsoft: MS Project. Gracias a esto, se han podido llevar a cabo varios proyectos de software de manera simultánea, ya que se pueden crear calendarizaciones de rutas críticas, es decir, los calendarios pueden llevar una secuencia para saber la disponibilidad de los recursos.

Microsoft (2017) indica que MS Project ayuda a empezar rápidamente y a ejecutar proyectos fácilmente porque ayudan a los jefes de proyecto a monitorear el desarrollo del proyecto.

Dentro de las ventajas que nos ofrece MS Project se tienen:

• Plantillas Integradas: utilizan procedimientos para ayudar a empezar proyectos de forma correcta y no tener que configurar todo desde cero.
• Planeación de Proyectos: al incluir diagramas de Gantt permite simplificar el proceso de planeación de proyectos.
• Informes: permite compartir informes en la empresa para mantener informado al personal encargado del proyecto ya que incluyen gráficos.

El año anterior, surgieron 3 proyectos en la empresa, uno fuera del país, otro en la ciudad de Tegucigalpa y otro en la ciudad de San Pedro Sula. El más importante de los 3 era el que se realizó fuera del país debido a la complejidad del mismo. Utilizando MS Project se distribuyó al personal necesario en los 3 proyectos basados en la disponibilidad de los recursos y sus capacidades para sacar adelante el proyecto en el que estaba asignado.

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