Planeacion

1º PROCESO

En el ejercicio de la preparación de un proceso de delegación un líder deberá practicar los movimientos más importantes del liderazgo: capacidad de análisis, visión, definir objetivo, conocimiento de colaboradores, planificar, gestionar los tiempos, motivar, comunicar para influir, escucha. Con el objetivo de lograr ganar tiempo rentabilidad y desarrollo del colaborador.

Estos movimientos del líder llevara a los pasos del proceso de delegación que son los siguientes:

1. Definir la tarea. Para ello es bueno seleccionar primero una lista de tareas que son necesarias para ser delegadas. Posteriormente elegir entre ellas la que se considera más conveniente en función de criterios como facilidad de ser delegada, riesgo y responsabilidad, tiempo que me ocupa y grado de desarrollo que aporta al colaborador.

2. Seleccionar el colaborador responsable para poder delegar las actividades correspondientes. Esto quiere decir que una vez que se tiene la tarea hemos de buscar una persona en la cual delegar. Es importante no tener “favoritos” para la delegación. Una vez escogido deberemos valorar su grado de madurez frente a la tarea: analizar su preparación, habilidades, predisposición e interés. Es útil evaluar el nivel del colaborador de forma objetiva, usar herramientas y metodologías profesionales de seguimiento.

3. Diseñar el plan de delegación. Una vez seleccionada la persona, se establece un plan de delegación. Primero se debe definir el objetivo: qué se piensas conseguir, en cuánto tiempo, cómo se verificará los resultados y como se concreta el objetivo planteado desde un principio.

4. Definir las actividades que nos llevarán a lograr el plan. Es importante ordenar actividades desde la más simple a la más compleja. Se pueden clasificar de la siguiente manera: tareas que aportan conocimiento, habilidad y confianza. Otros aspectos necesarios son los recursos para llevar a cabo estas actividades: tiempo, materiales y formación.

5. Diseñar el primer encuentro. En este paso es preparar un primer encuentro con la persona. Planear cómo transmitir la propuesta de delegación, planificar los tiempos en la entrevista y programar técnicas para escuchar la visión y predisposición. Así como tener la capacidad de tolerancia para comprender las inquietudes e inseguridad que puedan presentar. Finalmente, se lograra un acuerdo de plan de trabajo.

6. Preparar el seguimiento. Prever un seguimiento objetivo y motivante es importante. El principal fin de las entrevistas de seguimiento es la orientación y es fundamental que dichas entrevistas sean útiles para el logro de la meta de la delegación. Por ello, el verdadero líder, prepara y cuida el máximo estos momentos.

Una vez terminado el proceso y que el directivo ha realizado todos los movimientos se deberán repetir , revisar, asesorar y entrenar, hasta que esté completamente seguro que cada posición es la correcta: les como la actitud mental, mensajes claros, comunicación no verbal. Todos estos aspectos deben ser orientados hacia el objetivo, lograr así una delegación correcta y eficaz.

Cuadro de los movimientos de delegación

Pasos Habilidades que se entrenan

Definir la tarea

Hacer lista de tareas delegables. Capacidad de análisis

Elegir de una tarea. Síntesis, definir objetivo.

Seleccionar el colaborador

Seleccionar una persona. Conocimiento del colaborador.

Evaluar el grado de madurez Conocimiento del colaborador, objetividad.

Diseña el plan de delegación.

Definir el objetivo Análisis, motivación al logro, auto

Establecer las actividades Planificación, gestión del tiempo, administración

Planificar en el feedback. Planificación, motivación, comunicación

Diseña el primer encuentro.

Preparar el encuentro con la persona, Liderazgo, escucha activa, motivación, comunicación.

Preparar el acuerdo de plan de trabajo. Negociación, persuasión,

Prepárate para el seguimiento.

Prever un seguimiento objetivo y motivante. Motivación, persuasión, comunicación

El proceso para delegar autoridad, según Koontz, Weihrich y Cannice (2008), implica los siguientes pasos :

1. La determinación de los resultados del puesto

2. La asignación de tareas del puesto

3. La delegación de la autoridad para cumplir las tareas

4. La responsabilidad de la persona que ocupa el puesto

Bajo el esquema el director solamente tiene que trabajar directamente con 7 personas: Controlador, administrador del personal, administrador de la división norte, administrador de la división central, administrador de la división del sur, administrador de adquisiciones y administrador de relaciones públicas. Cada una de estas personas tienes alrededor de 100 personas,

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