Políticas De Comunicación De Proyecto

Objetivo General:

Divulgar y socializar oportuna y eficazmente la información y demás decisiones para garantizar su seguimiento y/o aplicación por parte de los involucrados y ofrecer al cliente (interno o externo) la información necesaria para el desarrollo de sus actividades del proyecto a realizar,

Objetivo Específico:

• Facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se transmiten entre los integrantes del proyecto, o entre la empresa y sus usuarios externos.

• Brindar a las partes interesadas información actual, veraz y oportuna.

• Optimizar el clima organizacional, unificando criterios de información y asignando responsabilidades en cuanto a la comunicación.

LA COMUNICACIÓN INTERNA

Tiene que ver con la información que se genera dentro del proyecto, en donde emisor y receptor interactúan constantemente.

Esta clase de comunicación es direccionada a partir de varios niveles:

• Comunicación descendente:

Los mensajes que circulan desde el comité hacia el personal.

• Comunicación ascendente:

Desde el personal hacia sus superiores: feedback, sugerencias, preguntas.

• Comunicación horizontal:

Es la comunicación entre iguales (resolución de problemas, coordinación).

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

CAOs SISTEMA VERIFICACIÓN Y MONITOREO DE PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Folio / clave: 2013•08•12/0900/JeF/ PCom

Área: JeF Involucrados: Involucrados e interesados Fase: Planeación

Fecha: 12.08.2013

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Políticas:

• Seguir la línea de mando (FORMATO LÍNEA DE MANDO 2013•08•12/0900/JeF/ LMnd) para establecer las comunicaciones.

• La comunicación se realizará por los siguientes medios, respetando el orden en que aparecen:

1) Correo electrónico institucional.

2) Correo electrónico personal.

3) Zoho project

4) Skype

5) Teléfono (móvil /fijo)

6) Oficios impresos

7) Redes sociales (Twitter y Facebook)

• Siempre que se tome nota de alguna reunión y se llegue a acuerdos, se enviará copia mediante correo electrónico marcando copia al superior directo y a los interesados el mismo día de la elaboración. Así como subirlo a la plataforma Zoho Project,

• Solo las comunicaciones urgentes se realizarán por teléfono o vía Skype.

• Se respetará la imagen institucional siempre conservando la propiedad y utilizando firma con datos personales y logotipo de la empresa, ejemplo:

CAOs Consultoría

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional

C. cervantes.a@caos.mx M. (55) 8580• 7929

T. 5600 • 7700 Ext. 504

Skp. andycg28 Twt. cervantesandrea

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

CAOs SISTEMA VERIFICACIÓN Y MONITOREO DE PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Folio / clave: 2013•08•12/0900/JeF/ PCom

Área: JeF Involucrados: Involucrados e interesados Fase: Planeación

Fecha: 12.08.2013

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Políticas:

• Emitir los mensajes de manera coloquial, utilizando tecnicismos solo si fuera necesario.

• Todos los acuerdos deben contener las firmas de los presentes.

• Todos los formatos deberán estar llenados de manera completa y legible.

• Cada minuta debe ser leída por quién la elabora antes de ser firmada.

• Se establece los días lunes como “LUNES DE SEGUIMIENTO” en el que se reunirán a primera hora el gerente del Proyecto con las Jefaturas para comunicar los avances y las observaciones registradas en los “VIERNES DE SEGUIMIENTO”.

• Todos los formatos utilizados deben ser subidos de manera electrónica en la plataforma Zoho Project a más tardar al día siguiente de su emisión, con el fin de llevar un registro actualizado de la comunicación durante todo el proyecto.

• Se tratará de realizar la comunicación de manera electrónica, evitando el uso del papel (impresiones) solo en caso de requerir evidencia de acuerdos, reuniones y entregas, así como la carpeta final del proyecto.

• La memoranda urgente debe ser dada a conocer de manera impresa a todos los interesados, firmando a su recepción.

• No se dará por entendido algo que no haya sido comunicado y que exista evidencia de lo mismo.

• Toda comunicación deberá apegarse al Reglamento general de comportamiento del personal.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

CAOs SISTEMA VERIFICACIÓN Y MONITOREO DE PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Folio / clave: 2013•08•12/0900/JeF/ PCom

Área: JeF Involucrados: Involucrados e interesados Fase: Planeación

Fecha: 12.08.2013

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Niveles de comunicación:

• Al ingresar al proyecto se le asignará a cada interesado el usuario y la clave de comunicación del proyecto en el que se define su nivel de acceso y permisos para la plataforma Zoho Project.

• Se dará un curso de inducción a todo el equipo de trabajo la primera semana de inicio de proyecto.

• Las minutas y demás formatos de acuerdos se regirán por clave de acceso en el sombreado del título del documento de acuerdo a los siguientes colores, p.ejemplo:

MINUTA Rojo Confidencial

HOJA DE INCIDENTES Amarillo Divulgar solo entre los involucrados

POLÍTICAS Azul Información de libre acceso

LA COMUNICACIÓN EXTERNA

• La comunicación con medios, clientes y partes interesadas se realiza a través de los siguientes espacios, siempre y cuando sea autorizada por el Gerente y el Comité del proyecto:

1) Boletín, aviso o comunicado de

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