Procedimiento Para Hacer Procedimientos

INTRODUCCIÓN

Se refiere a la explicación sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él.

Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará los procedimientos y actualizaciones, así como la autorización del titular de la organización. Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento así mismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el párrafo anterior.

El manual de procedimientos es un instrumento de información sobre los métodos de trabajo que emplean las dependencias, organismos auxiliares y organizaciones privadas para la generación de los bienes o servicios que demandan sus usuarios internos o externos.

Los manuales de procedimientos son fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, además sirven de apoyo para la capacitación del personal, ya que facilitan al interior de cada área, la integración de las distintas unidades administrativas a través del flujo de información, asimismo, permiten a cualquier usuario interno y externo, el conocimiento preciso de las operaciones, trámites y servicios que realizan.

El contenido de la guía comprende el objetivo, la base legal y las políticas para elaboración del manual, así como la metodología para desarrollar cada uno de sus apartados y los lineamientos para su actualización, presentación y aprobación.

OBJETIVO

Ampliar los conocimientos técnicos de los funcionarios de la organización para la Elaboración y actualización de manuales de procedimientos, mediante el establecimiento y divulgación de la metodología básica para la integración de estos instrumentos administrativos y los contenidos sean uniformes en la organización bajo el uso de formatos, así como optimizar la vinculación con los principios de una estructura documental normalizada.

Elementos del Manual

Portada: Llevara una portada con el nombre de la organización, logo, título del procedimiento y área al que pertenece.

Índice: Se enumeraran las páginas que integran el manual para facilitar la localización de los procedimientos.

Objetivo: Se dará a conocer el objetivo del procedimiento de que se trate.

Introducción: Se explicara el contenido del manual, su función y el propósito para el cual fue hecho.

Alcance: La organización en general, así como las personas que participen indirectamente en los procedimientos.

Marco jurídico: Fundamento legal que faculta a la organización para establecer procedimientos para la constitución del manual.

Procedimiento: Escrito en forma de guion y secuencial explicando cada uno de los pasos del procedimiento y quien es el responsable de dicho paso y procedimiento.

Flujogramas: Representaciones gráficas de la sucesión de las operaciones en donde se muestra la intervención de la organización y/o puesto; permiten identificar los pasos del procedimiento e identificar fallas como malas interpretaciones. Para la elaboración de los diagramas de flujo se tiene lo siguiente:

1.- Identificar el área responsable del procedimiento.

2.- Se determinan los símbolos que deben utilizarse en el diseño del diagrama. El punto de partida de todo diagrama se simboliza con una elipse, anotando en el espacio en blanco la palabra “INICIO”.

3.- Las siguientes etapas son diagramadas conforme a lo descrito anteriormente.

4.- Cuando se presentan dos alternativas, deberán representarse inmediatamente después de la actividad el símbolo de toma de decisión, el cual es un rombo. En el caso de que el producto esperado no satisfaga los requerimientos establecidos se simbolizará con un “NO”, si contempla la posibilidad afirmativa “si procede”, deberá de señalarse con un “SI” la instrucción correspondiente.

5.- La conclusión del procedimiento debe simbolizarse mediante una línea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anotará la frase “FIN” ó “TÉRMINO”.

SIGNOS UTILIZADOS

INICIO/FIN

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