Propuesta De Mejoramiento De Procesos

2.1 Pasos para llegar a obtener un proceso optimizado

Los pasos para tener como producto final los procesos optimizados son los siguientes:

a. Definición de procesos

b. Documentación de la información

c. Corrida de prueba

d. Aprobación de procesos

e. Implementación de procesos

f. Análisis de valor agregado y carga de trabajo

g. Propuesta de mejoramiento

Finalmente luego de concluir con los pasos indicados, se convierte en un ciclo de Deming o Mejoramiento continuo (Planificar, hacer, verificar y actuar) lo cual toma un tiempo determinado para establecer puntos de mejora, definir actividades que no agregan valor, carga de trabajo por ejecutores (Técnicos, Directores, Analistas, Supervisores) y costos del proceso, en último lugar se pone en ejecución para un nuevo análisis de mejora.

2.2 Levantamiento de los procesos de control de selección

En el trabajo realizado por la Dirección de Planificación y la Directora Encargada de Control de Selección (hasta inicios de agosto del 2012) se presenta la siguiente documentación:

a. Manual del Subproceso de Control de Selección.- El mismo que contiene la descripción de los procesos a tres niveles, nivel 1: Subproceso, nivel 2: Procedimiento y nivel 3: Instructivos, cada uno de estos manuales indican el objetivo, alcance, responsables, diagrama de flujo, sin embargo el nivel 3 indica a detalle tipo operativo para que una persona que no conoce del proceso lo pueda realizar siguiendo las instrucciones ahí descritas. Así mismo para que se mantenga un criterio estándar que permitirá hacer un seguimiento y optimización de los procesos de forma frecuente el mismo que se encuentra en implementación. (Anexo 1)

b. Formatos de registros y documentos para controlar la ruta de los procesos de selección desde su ingreso por la recepción hasta la entrega del informe final por parte del Técnico de Control de Selección.

2.3 Análisis del proceso de control de selección

Los procesos de Control de Selección han tenido varias versiones levantadas desde la Dirección de Planificación:

a. Levantamiento desde la óptica operativa de la revisión de los procesos de selección.

b. Desde la óptica de Planificación en coordinación con la Dirección de Control de Selección Encargada, en el mes de julio de 2012.

c. Una tercera versión desde la óptica solo de la Directora de Control de Selección, Encargada a inicios del mes de agosto del 2012.

De las tres ópticas indicadas, la Dirección de Planificación participó en la segunda la cual se ha tomado como definitiva para que sea implementada en la Dirección de Control de Selección y Evaluación del Desempeño.

Una vez definido el proceso de acuerdo al Anexo 2, se inició la toma de tiempos de acuerdo al proceso número dos que es por etapas, en base a lo indicado en la normativa 2012 teniendo los siguientes resultados (Tabla 1):

TABLA 1: Tiempos por etapas de la validación técnica del proceso

No. ACTIVIDAD FASE MÁX MÍN PROMEDIO

1 Realizar revisión de etapa de preparación Preparación del proceso de reclutamiento 00:12:30 00:06:50 00:09:28

2 Revisar convocatoria Convocatoria 00:08:15 00:02:45 00:05:37

3 Realizar evaluación y selección respecto al mérito Evaluación y Selección 00:04:00 00:02:50 00:03:53

4 Realizar evaluación y selección respecto al mérito – Evaluaciones Evaluación y Selección 00:37:05 00:18:00 00:24:52

5 Realizar evaluación y selección respecto a oposición Oposición 00:01:30 00:00:45 00:01:05

6 Emitir informe de validación técnica Oposición 00:18:00 00:10:00 00:14:20

TOTAL 01:21:20 00:41:10 00:59:15

Fuente: Información levantada en la Dirección de Control de Selección – Agosto 2012

Se ha eliminando los tiempos máximos y tiempos mínimos para determinar los tiempos estándares que deberán ser controlados y monitoreados con una frecuencia mensual a fin de proponer mejoras a procesos y procedimientos.

De acuerdo a la Tabla 1, en la columna de tiempos promedios se recomienda definir como tiempos estándares en cada etapa lo cual permitirá que la validación técnica de los procesos internos se pueda ir optimizando y manteniendo un control permanente del proceso.

A esta información se realizaron ajustes que permitirían mejorar el proceso, teniendo los siguientes escenarios considerando la especialización por etapas. (Tabla 2)

TABLA 2: Toma de tiempos por especialización

Fuente: Toma de tiempos en la Dirección de Control de Selección por revisión de carpeta completa y por etapas – agosto 2012.

El grupo 1 que se encuentra en los procesos del 1 al 4 (revisión completa de la carpeta), con un tiempo promedio de 01:05:42 y el grupo 2 (revisión por etapas) tomó un tiempo de 01:11:38, sin embargo excluyendo lo máximos y mínimos se tiene el siguiente resultado (Tabla 3):

• Tiempo grupo 1 (revisión carpeta completa): 00:59:11

• Tiempo grupo 2 (revisión por etapas): 01:08:11

• Diferencia: 00:08:59

TABLA 3: Toma de tiempos por carpeta y por etapa

Fuente: Toma de tiempos en la Dirección de Control de Selección por revisión de carpeta completa y por etapas – agosto 2012.

Por lo que finalmente se define que el proceso por especialización solo sería óptimo si las personas son expertas. Es importante indicar que las toma de tiempos de los procesos fueron realizados con concursos anteriormente analizados.

Seguidamente se realizó un Análisis de Valor Agregado con la información de tiempos del proceso de control de selección como se indica en el Anexo 3 con el siguiente resumen en la Tablas 4, 5 y gráfico 1:

TABLA 4: Resumen Análisis de Valor Agregado

Fuente: Información: Dirección de Control de Selección – Procesamiento: Dirección de Planificación agosto 2012.

La tabla 4, describe el cálculo tomando como referencia la cantidad de actividades que agregan valor al cliente y a la institución, así como las actividades que no agregan valor junto con el tiempo unitario y mensual que toma el proceso analizado expresado en números y porcentajes, es así que de 40 actividades, el 33,48% no agrega valor ni al cliente ni a la institución, se toma un tiempo de 4,34 horas para la revisión de una carpeta en concursos internos y el mayor tiempo de actividades que no agregan valor es durante el control, transformándose en reprocesos.

TABLA 5: Costo del proceso y carga de trabajo

Fuente: Información:

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