¿Qué es ‘organización’ desde el punto de vista administrativo?

Introducción

La organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar  para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sociológicas y sociales.

En la mayor parte  de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una  estructura de organización. De ahí, se generan estudios a lo largo de la historia que permitan determinar la manera en que una entidad debe estar organizada para funcionar.

En primer lugar, se ha dicho que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho incluso  que es conveniente mantener cierto grado de impresión en la organización, pues de esta manera la gente  se ve obligada  a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir  y la forma en que sus funciones  se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar  determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma, se eliminan las dificultades que ocasionan la impresión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación  y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

Desarrollo

¿Qué es ‘organización’ desde el punto de vista administrativo?

Significa el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución, y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno. Organizar consiste en:

• Determinar las actividades específicas necesarias para el logro de los objetivos planeados (especialización).
• Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización).
• Asignar las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y tareas).

Dentro del campo administrativo, existen diferentes tipos de organización para una entidad, siendo las más comunes:

• Organización Funcional
• Organización Tipo Línea – Staff
• Organización por Comités
• Organización Lineal o Militar

A continuación, profundizaremos sobre el último tipo de organización mencionada.

Organización Lineal o Militar

La organización de tipo lineal constituye la forma estructural más simple y más antigua. Tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales.

La denominación ‘lineal’ se debe al hecho de que, entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área.

Es típicamente una forma de organización encontrada en las pequeñas empresas o en los estados iniciales de las organizaciones, pues las funciones básicas o primarias de las organizaciones generalmente aparecen en primer lugar y pasan a constituir el fundamento de la organización.

Características de la organización lineal

La organización lineal presenta las siguientes características:

1. Autoridad lineal o única. Es la principal característica de este tipo de organización, en donde esta autoridad única y absoluta del superior sobre sus subordinados es una consecuencia del principio de unidad de mando, característica típica de las organizaciones militares antiguas. Es una autoridad basada en el nivel jerárquico y restringido a los subordinados. Así, cada subordinado se reporta única y exclusivamente a su superior y tiene un solo jefe.

1. Líneas formales de comunicación. Las comunicaciones entre los órganos o cargos existentes en la organización son efectuadas únicamente a través de las líneas existentes en el organigrama. Todo órgano o cargo (excepto los situados en la cúspide y base del organigrama) posee dos terminales de comunicación: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior, y otro orientado hacia abajo que lo une exclusivamente a los cargos directamente subordinados.

1. Centralización de las decisiones. Sucede que la autoridad lineal que comanda toda la entidad se centraliza en la cima del organigrama y los canales de responsabilidad son conducidos a través de los niveles jerárquicos de forma convergente hasta allí. Sólo existe una autoridad máxima que centraliza todas las decisiones y el control de las organizaciones.

1. Aspecto piramidal. A medida que se sube en la escala jerárquica disminuye el número de cargos u órganos. En cierta manera, el resultado es que, a medida que aumenta el nivel jerárquico, más aumenta la generalización y la centralización, y a medida que disminuye el nivel jerárquico más aumenta la especialización y la delimitación de las responsabilidades.

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Ventajas de la organización lineal

Las principales ventajas que se derivan de implementar este tipo de organización son:

1. Estructura simple y de fácil compresión. Debido al número relativamente pequeño de órganos o cargos, la cúspide presenta apenas un órgano o cargo centralizador, y el subordinado sólo se relaciona formalmente con su superior. Las opciones de comunicación y de relaciones formales son mínimas, por lo tanto, son restringidas, simples y elementales.

1. Nítida y clara delimitación de las responsabilidades de los órganos o involucrados y consecuentemente, una notable precisión de la jurisdicción. Ningún órgano o cargo interviene en el área aledaña, de tal forma que las atribuciones y responsabilidades son claramente definidas y delimitadas.

1. Facilidad de implantación. Al incrementar la unidad de mando, ofrece colateralmente facilidad en el establecimiento del funcionamiento, en el control y en la disciplina. El pequeño número de relaciones formales, la estructura simple y la clara delimitación de las responsabilidades permiten eliminar cualquier dificultado al hacer funcionar este tipo de organización.

1. Es bastante estable, permitiendo un tranquilo mantenimiento del funcionamiento de la organización, gracias a la centralización del control y de las decisiones por un lado, y gracias a la rígida disciplina garantizada por la unidad de mando, por otro lado.

1. Es el tipo de organización más indicado para pequeñas empresas, tanto por su fácil manejo, como por la economía que su estructura simple puede proporcionar.

Desventajas de la organización lineal

La organización lineal presenta también ciertas limitaciones y desventajas pueden poner en jaque los beneficios mencionados. Entre tales están:

1. La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden llevar a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización, dificultando la innovación y la adaptación de la organización a nuevas situaciones o condiciones externas. Este tipo de organización no responde adecuadamente a las modificaciones rápidas y constantes de la sociedad moderna.

1. La autoridad lineal basada en el mando único y directo puede volverse autocrática, dificultando la cooperación y la iniciativa de las personas.

1. La organización lineal enfatiza y exagera la función de jefatura y de mando, suponiendo la existencia de jefes capaces de hacer todo y saber todo. Los jefes se vuelven generalistas, portadores de todas las decisiones y órdenes que vienen de la cima de la organización y transmisores de toda la información que venga de la base de la organización dentro de su área de actuación.

1. La unidad de mando hace del jefe un generalista que no se puede especializar en ninguna. Es decir, acumula a todos los jefes en todos los asuntos posibles dentro de la organización, enfrentándose cada uno a una multiplicidad de obligaciones.

1. A medida que la empresa crece, la organización lineal conduce inevitablemente a la congestión de las líneas formales de comunicación, principalmente en los niveles altos de la organización, que centralizan fuertemente las decisiones y el control, ya que no utilizan asesoría auxiliar.

1. Las comunicaciones, por ser lineales, se vuelven indirectas, demoradas, sujetas a intermediarios y distorsiones.

Campo de aplicación de la organización lineal

La organización lineal es aplicable específicamente en los siguientes casos:

• Cuando la organización es pequeña y no requiere de ejecutivos especialistas en las tareas altamente técnicas.
• Cuando la organización está en las etapas iniciales de su historia.
• Cuando las tareas desarrolladas por la organización son estandarizadas, rutinarias y con raras alteraciones o modificaciones, permitiendo plena concentración en las actividades principales de la organización, ya que la estructura es estable y permanente.
• Cuando la organización tiene corta vida y la rapidez en la ejecución del trabajo se hace más importante que la calidad del trabajo.
• Cuando la organización juzga más interesante invertir en consultoría externa u obtener servicios externos que en establecer órganos internos de asesoría.

Conclusiones

Las empresas necesitan organizarse internamente para poder coordinar sus recursos y capitales de trabajo y de esta manera alcanzar sus objetivos como entidad. Una de las maneras para organizarse, es la llamada lineal o militar. Este tipo de organización resulta perfecto para una entidad pequeña o que se encuentra en sus primeras etapas de desarrollo, debido a que centraliza la toma de decisiones y establece canales formales de comunicación bastante rígidos, pero claros.

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