SISTEMA CONTABLE "CENTRALIZADOR"

INTRODUCCIÓN

La información a continuación nos ayudara para tener una orientación de los aspectos más sobresalientes para un mejor entendimiento de los temas a estudiar como los sistemas contables y los precios de referencia

SISTEMA CENTRALIZADOR

El sistema estudiado hasta este momento: Sistema Jornalizador, tenía como característica básica, que todas las operaciones se asentaban día a día, en el Libro Diario; vale decir que éste era el libro, no sólo más importante, sino fundamental en la Contabilidad de la Empresa ya que en él se encontraba el detalle de todas las operaciones registradas cronológicamente.

Este sistema de Contabilidad, en el cual cada operación da lugar a un asiento de Diario y a su correspondiente traspaso al Mayor, debido al gran número de operaciones que encierra, resulta en la práctica muy engorroso cuando se trata de sistemas de Contabilidad manual; no así en sistemas mecanizados, en los cuales las operaciones se registran en un comprobante "voucher" que, en sí, constituye un asiento de Diario, contabilizarían que automáticamente, a su vez, queda registrada en el Libro Mayor.

Para solucionar el problema que se presenta en los sistemas manuales y simplificar el aspecto contable, permitiendo que intervengan en el desarrollo de él, en forma simultánea, varias personas se usa el sistema denominado "Sistema Centralizador", cuya característica básica es la de asentar las operaciones cronológicamente en Libros Auxiliares, los que, al final del mes, se resumen y centralizan en un asiento de Diario.

Con este procedimiento, la información básica que debe proporcionar la Contabilidad se encuentra en los Libros Auxiliares, en los cuales van los detalles y pormenores de las operaciones, en tanto que el Libro Diario se reduce a un resumen mensual de las operaciones realizadas en ese período de tiempo.

Los Libros Auxiliares que se utilizan en este sistema, varían según la naturaleza de la Empresa, debiéndose llevar un libro por cada una de las principales operaciones a realizar. Así, por ejemplo, en una Empresa se llevaré un Libro Caja, para registrar el movimiento de fondos de la Empresa; un Libro Compras para registrar las diferentes compras que se efectúen; un Libro Ventas, para elmovimiento de mercaderías vendidas, etc.

El buen funcionamiento de este sistema, depende en gran parte, del diseño que tengan los Libros Auxiliares, de su facilidad de uso y adaptación a las necesidades de información de la Empresa y, en forma fundamental, depende de la correcta sincronización y coordinación de los diferentes auxiliares entre sí. Ambos factores deben ser cuidadosamente considerados al implantar este sistema, de tal modo que los auxiliares programados abarquen todas las principales actividades y operaciones que la Empresa realice y que su diseño, permita una correcta relación y complementación entre ellos.

Los traspasos al Libro Mayor se efectúan una vez al mes. Para ubicar el detalle o algún aspecto de la operación, debe buscarse en el Libro Auxiliar la partida correspondiente.

El uso legal de los Libros Auxiliares, se encuentra autorizado en el Código de Comercio y los libros establecidos por éste en el Art. 25, son los básicos que debe llevar un comerciante, sin perjuicio que, si las exigencias de información y control, así lo requieren, se lleven otros libros que tienen el carácter de auxiliares, para detallar y analizar las operaciones registradas en los libros principales.

La primera disposición legal que hace referencia a los Libros Auxiliares se encuentra en el Art. 28 del Código de Comercio, que dice: "Llevándose Libro Caja y de Facturas, puede omitirse en el

Diario, el asiento detallado, tanto de las cantidades que entraren, como las compras, ventas y remesas de mercadería que el comerciante hiciere".

Posteriormente, el Código Tributario, no solo permite el uso de estos Libros Auxiliares, sino que establece la posibilidad, de que algunos de ellos tengan el carácter de obligatorios y en el Art. 17, dice: "sin perjuicio de los Libros de Contabilidad exigidos por la ley, los comerciantes deberán llevar los libros adicionales o auxiliares que exija la Dirección General de Impuestos Internos, de acuerdo con las normas que dicte para el mejor cumplimiento o fiscalización de las obligaciones tributarias".

Los Libros Auxiliares que actualmente tienen el carácter legal, son los siguientes: LIBRO CAJA.

De uso establecido en el Art. 28 del Código de Comercio, para registrar, en cualquiera de sus diseños, los ingresos y egresos de fondos de la Empresa.

LIBRO VENTAS.

Establecido en el Art. 40 de la Ley 12.120 (Ley de Compraventas), con la finalidad de registrar las ventas que efectúa la Empresa, separadas de acuerdo a la tasa de impuestos a las compraventas a que se encuentran afectas.

LIBRO COMPRAS.

Establecido en la Circular N°35, de fecha 15 de Abril de 1957, de la Dirección General de

Impuestos Internos, como una aplicación del Art. 25 del Decreto Reglamentario 6964, que reglamenta la ley 12.120 y con la misma finalidad indicada en el Libro de Ventas.

LIBRO DE REMUNERACIONES.

Establecido por el Art. 98 de la Ley 16.840 de fecha 24 de Mayo de 1968 y Reglamentado por

Decreto fecha 5.9.69. Su objetivo es controlar la parte impositiva de las remuneraciones del personal de la Empresa y deben registrarse en el los sueldos, salarios y otros sistemas de remuneración que la Empresa tenga con su personal.

Fuera de los libros que son obligatorios legalmente y con una finalidad de control tributario, la

Empresa puede llevar todos los Libros Auxiliares que considere necesarios para su correcta y oportuna información debiendo previamente cumplir con las disposiciones legales ya indicadas en lo referente a la Ley de Timbres, Estampillas y Papel Sellado.

En la práctica las Empresas procuran coordinar el uso de los diferentes Libros Auxiliares, de modo que, un mismo libro pueda simultáneamente proporcionar la información contable que la Empresa requiera y cumplir con las obligaciones tributarias para cuya fiscalización fue establecido.

De lo anteriormente expuesto se deduce, que los Libros Auxiliares que llevan las Empresas, se pueden dividir en tres grupos, en cuanto a su objetivo:

AUXILIARES CONTABLES.

Son aquellos Libros Auxiliares que la Empresa lleva por considerarlos necesarios para su correcta y oportuna información y control (Libro Ventas-Kardex Existencias, etc.)

Pueden ser Auxiliares del Libro Diario y en ese caso se centralizan en éste mensualmente; o bien

Auxiliares del Libro Mayor y en ese caso constituyen un análisis de algunas cuentas de éste, sin ser centralizados

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