Seguimiento del Progreso de un Programa sin Recursos

2.1 Nivel 2 – Seguimiento del Progreso de un Programa sin Recursos

2.1.1 Estableciendo el Programa Base / Base de Proyecto

El Plan o Programa Optimizado y aprobado se utiliza como referencia para medir el progreso y dar un seguimiento a los cambios. El software puede registrar las fechas de referencia de cada actividad para la comparación contra el progreso real durante la vida del proyecto.

2.1.2 Seguimiento del Progreso

El programa debe ser Actualizado (reflejando su progreso) regularmente y los avances registrados en ese momento. La fecha en la cual se notifica el progreso es conocida por una serie de términos distintos como la Fecha de Datos, Fecha de Actualización, Fecha Actual, y Fecha de Estado. La Fecha Actual de Datos es el campo que Primavera utiliza para guardar esta fecha. La Fecha de Datos NO es la fecha en la cual se imprime el informe, sino más bien la fecha que refleja el momento en que se reunió la información de actualización.

Cualquiera que sea la frecuencia elegida para la actualización, usted tendrá que recoger la información siguiente de las actividades con el fin de actualizar un programa:

• Actividades Finalizadas

• Fecha de inicio real
• Fecha de finalización real

• Actividades en Curso

• Fecha de inicio real
• Porcentaje de avance
• Duración o Fecha de finalización planificada de la actividad

• Trabajos sin comenzar

• Las revisiones de las actividades que no han comenzado
• Las nuevas actividades que representan cambios en el alcance
• Revisiones a la lógica que representan cambios en el programa

2.1.3 Medidas Correctivas

En este momento, a fin de optimizar y actualizar más el programa, puede que sea necesario discutir el programa con los miembros apropiados del equipo de proyectos. Las opciones posibles son:

• Reducir los tiempos contingentes.
• Asignar un desfase negativo en las relaciones de Final a Inicio, que le permite a una actividad sucesora comenzar antes de que una predecesora haya terminado.
• Cambiar las relaciones de las actividades para que se ejecuten en paralelo.
• Reducir la duración de las actividades. En un programa con recursos, esto podría lograrse aumentando el número de recursos asignados a una actividad.
• Trabajar más horas por día o días a la semana mediante la edición de los calendarios,
• Reducir el alcance y eliminar actividades.

2.2 Nivel 3 - Planificación con Recursos, Roles y Presupuestos

2.2.1 Presupuestando o Planificando para el Control

En el nivel 3, el software puede utilizarse en dos modos.

• Presupuestando. En este modo, el objetivo es crear un programa con los costos que se utilizan sólo como un presupuesto. Este programa no será actualizado. Las actividades pueden tener muchos recursos asignados para desarrollar un cálculo exacto de los costos estimados e incluir muchos elementos que nunca se actualizarán en el proceso de actualización de un programa.

• Planificación para el Control. En este modo, la intención es la de asignar unidades (horas) y costos reales a los recursos, y a continuación, calcular los costos de las unidades hasta su finalización, y, posiblemente, realizar un análisis del Valor Devengado. En esta situación, es importante garantizar que el número mínimo de recursos se asigna a las actividades, y preferiblemente sólo un recurso asignado a cada actividad. El proceso de actualización de un programa se convierte en extremadamente difícil y consumidor de tiempo cuando este tiene muchos recursos por actividad. El planificador cae bajo la amenaza de convertirse en un controlador de tiempo y puede perder de vista otras funciones importantes, tales como el cálculo previsto para terminar y la fecha de finalización del proyecto.

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